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新形势下加强保密意识提高机要文件管理水平的探究

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  【摘要】机要文件主要是指在其泄露后会为国家安全及利益带来严重损害的信息载体,因此必须要做好机要文件的管理工作,以此来提升机要文件的安全性。目前在新时期的背景下信息技术的快速发展使得文件管理工作也向着现代化、信息化、科技化的方向转变,同时在复杂的信息环境下也为机要文件的安全性带来了一定的威胁,针对此种情况在新形势下必须要不断的提升保密意识,并对机要文件管理措施进行完善,从而可以有效提高机要文件管理的水平。
  【关键词】保密意识 机要文件 管理措施
  一、新形势下加强机要文件管理的作用分析
  1、机要文件是重要的资源
  机要文件是党的路线、方针向企事业单位传达的通道,也是企事业知识水平和管理经验的积累,是企事业单位管理工作的基础和条件,是推动机关企事业单位向前发展的重要战略资源。企事业单位的经营管理、新产品的开发和认证、技术人员等都离不开机要文件档案保存和提供的准确数据信息,这些信息对于提升企事业的知识水平和管理水平有着重要的意义。
  2、机要文件是提升企业信用的核心力量
  在市场竞争十分激烈的今天,企业成败和企业信誉密切相关,机要文件档案将成为企业参与竞争的中流砥柱,成为推动企业经济发展的核心力量。因此。要加强企业机要文件档案的管理力度,提升企业信用度,提高企业的核心竞争力,从而推动企业经济效益的提高。
  二、新形势下机要文件管理工作中存有的不足分析
  1、机要文件保密意识不足
  目前在一些企事业单位中由于机要文件保密意识不足而使得管理工作开展存有许多的疏漏问题,此种保密意识的缺失导致机要文件泄漏的问题时有发生。并且管理人员保密意识不足使得其对相关的方针政策、法律法规掌握度不足,因此对机要件保密范围不够熟悉,因此在管理工作开展的过程中其实行的保密效果较差,对于新出现的问题和新形势下的保密工作不了解。
  2、机要文件有密难保的倾向
  现代科学技术飞速发展,信息化水平不断提升,网络“黑客”入侵导致的失泄密现象越来越严重,因此出现机要文件有密难保的倾向。网络“黑客”窃取机要文件信息主要运用高新科技手段,因此需要随时观察机要文件信息动态,严格执行保密制度和防范措施。
  3、机要文件机制不够健全
  现今在新形勢发展的背景下对机要文件管理工作所提出的要求不断增多,而在许多企事业单位发展的过程中仍然沿用以往的机要文件管理模式,此种情况使得管理工作的开展逐渐无法适应现今机要文件工作的需求,而这也增加了机要文件在实际管理中的安全风险。并且还需注意在现有的机要文件管理机制中其制度内容不够细化,这也影响了管理工作在实际中的落实效果,制度的不完善使得一些管理内容的实行效力较差,无法达到预期的管理效果。
  三、在新形势下加强保密意识提高机要文件管理水平的措施分析
  1、加强机要文件的保密工作,提高保密意识
  机要文件的保密工作,是关乎国家利益和企事业单位自身利益的事,要加强全员保密意识,提高思想觉悟,将保密意识落实到具体工作中去。对来文要进行登记。文件分发要准确,文件传阅要勤,文件借阅要严把借阅关,防止漏洞。
  2、完善机要文件管理制度建设
  完善机要文件管理制度,要建立机要文件登记制度,对机要文件走向要清楚,有据可查;要强化文件资料管理工作,逐步完善文件资料各项规章制度,做到职责分明,操作有序要强化督促检查制度,在日常工作中,要具体做到以下几点:定期或不定期检查机要人员出勤情况,随时了解机要文件动态;要定期检查文件的运转情况,并将检查结果作为年终考核评奖依据;要每季度检查文件的查漏情况。通过平时的查漏,及时发现问题并加以改正因此,完善机要文件管理制度建设,是确保机要文件保密安全的重要屏障。
  3、提高机要人员素质,增强职责意识
  机要文件是企事业单位的重要战略资源,要提高机要人员素质,增强职责意识,要牢记自己的工作职责和肩负的使命,要有强烈的责任感,把具有保存价值的各种文件、资料收集好,确保归档文件的整理质量。同时要学习有关党的政策、方针、制度,要洞察国内外形势,学习机要文件相关业务,做到懂政策、懂制度、业务精。要配备相关硬件设施,确保机要工作顺利进行。同时也要调动机要人员工作的积极性和创造性,根据新形势、新任务,完成机要工作,适应时代的要求。
  4、加强对机要文件管理工作的监督
  在机要文件管理工作中其会受到人为、环境、管理条件等因素的影响,因此为了在管理工作开展的过程中对其存有疏漏问题进行预防,则需要加强对管理工作的监督,这样才能够提升管理人员的工作效率及工作质量。在监督工作中需要定期对机要文件管理人员的岗位职责履行情况进行检查,并明确相关的奖惩机制,制定相应的考察机制,这样可以更好的对机要文件管理工作开展水平进行判断,从而针对其存有的不足来进行改进,达到提升机要文件管理工作保密水平的目的。
  5、加强机要文件管理的现代化水平
  目前在机要文件管理工作中信息化建设已经成为其主要的发展趋势,合理的对信息技术、网络技术、数字化技术等进行应用可以有效的提升管理工作的开展水平,并且在现代化技术的支持下还可以增强机要文件的保密性,为管理工作提供更多的管理措施及管理方法。在新形势下实现机要文件管理现代化建设需要加强机关企事业单位的基础设施建设工作,为管理工作的开展提供必备条件,并且还需科学的对机要文件管理中的安全防护技术、保密技术等进行应用,可以通过定期培训的方式来使管理人员对现代化办公技术进行掌握,这样可以使管理工作中的各项内容顺利展开,为机要文件保密提供可靠保障。
  四、结语
  从上文分析可以看出在新形势下需要对现有的机要文件管理工作进行改进及革新,以此来适应新形势的发展需求。并且在机要文件管理工作中需要基于保密意识来不断的对其制度、体系、模式等进行完善,从而使企业或单位可以形成更为完善的机要文件管理机制,降低机要文件在实际管理中的安全风险。同时还需对工作人员的业务素质、思想意识、管理技术等进行提升,使其可以更好的应对新形势对机要文件管理工作所提出的要求。
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