大数据时代的企业档案信息化建设

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　　【摘要】互联网技术在社会的不断发展下逐渐完善，在多媒体设备、数据信息处理平台等普及的作用下，企业档案管理已经逐渐从原来的纸质资料转变成电子资料。企业传统档案管理中存在的弊端也逐渐凸显出来，不能满足大数据时代的需求。本文将探究在大数据时代下，企业档案信息管理工作中存在的问题，并提出针对性的解决措施，旨在为相关工作人员提供一定的参考。
　　【关键词】大数据时代  企业档案管理  信息化建设
　　 我国社会主义市场正在快速发展，这种环境下，企业信息开发及利用效率就具有十分重要的意义。企业档案中包括企业发展过程中重要的信息资源，对企业的进一步发展具有指导参考的作用。所以，对于企业的现代化档案管理，相关人员需要重视起来，提升管理水平，完善现有的档案管理模式，利用大数据指导理念，促进企业档案信息化管理建设，提升档案资料利用率。
　　一、大数据时代企业档案管理信息化建设存在的問题
　　 （一）信息化档案管理成本较高
　　 若是想要在企业档案管理中实现信息化管理，就需要在建设之前购买数量众多的电子设备，招聘符合信息化档案管理的专业人才。重点是，企业需要根据自身发展实际情况为档案信息化建设基础，开发出符合企业长远发展的档案信息化管理系统，并在系统开发之后，以最快的速度将企业现有的纸质版档案资料存储到系统中，转变成数字档案，形成风格多样化的电子档案。在整体的档案信息化建设中，需要企业投入众多的人力、财力、物力等，对于实力不强的企业而言是十分沉重的负担。
　　 （二）缺少信息化建设标准
　　 尽管目前已经有很多企业参与到档案信息化建设之中，但是此项工作起步较晚，发展速度快，并没有形成与之相匹配的信息化建设标准，导致目前的信息化建设中经常出现电子文件编号、收集、查找等格式不一的情况，对于企业使用信息化电子档案管理效率造成了影响。如，有些企业为了避免程序爱你文件接受部门擅自修改电子文件，就会将文件转变成CAJ格式或者PDF格式，这两种格式文件需要有与之相配的软件才能打开，进行内容的浏览，也就是在接收到CAJ格式文件或者PDF格式文件时，需要下载相应的软件进行信息的获取。
　　 （三）发展不平衡，档案数据异构
　　 企业档案信息化建设出现发展不平衡现象，主要是由于经济、环境等因素的影响，对于档案部门统筹指导、档案管理部门规模、档案信息化管理意识、人员配置等与企业信息化档案建设规模具有直接的联系，让企业信息化档案建设产生了极大的影响。并且，档案部门接受档案信息并不仅来源于同一部门，不同部门之间文件材料存在数据异构特点，主要是内部结构复杂、来源不同、属性多样、处理方式存在差异，这对档案管理人员的工作带来了新的挑战，并且，虚拟电子档案信息对于信息技术依赖性娇俏，档案元数据需要依附文件信息，如若不然就不能将电子元件回复原貌。
　　二、大数据时代企业档案管理信息化建设应用措施
　　 （一）转变落后的思想观念
　　 目前，企业档案管理主要还在于信息的收集保留，对于企业档案信息管理并不重视，没有正确认识到企业档案信息管理的重要性。在大数据背景下，不论是企业管理人员还是企业员工，都需要转变现有的档案管理理念，企业权能部门需要就现有的档案信息化发展整理出档案管理制度，提高档案信息的利用率。并使用大数据信息处理技术，让企业能够从各个角度进行数据分析，引导企业走向正确的发展道路，提高企业档案的信息化管理水平。
　　 （二）完善档案信息化标准
　　 统一档案信息化管理标准对于信息化档案建设既有重要的意义，能够提高电子档案的实用性与客观性，主要从以下几方面开展：
　　 其一，统一电子文件格式、存储平台、传输途径。上文中已经描述了档案管理具有异构特点，因此，需要企业进行统一规定档案的格式、存储平台及传输途径，减少档案管理人员的工作量。
　　 其二，统一电子文件编号。电子文件经常会在各个部门之间王老，为了让档案管理人员能够在查找档案是更加快捷，就需要记录电子文件的收发，及各部门电子文件往来记录，能够在查找使用电子文件时及时准确的进行定位。
　　 其三，统一文件收发制度流程。在发送文件时常常不能确定接收文件部门是否将文件准确接收，不得以打电话或其他方式进行确认，若是统一文件流程，就能有效避免出现这一问题。
　　 其四，利用云计算技术，处理档案管理信息。云计算是新型的虚拟技术，能够将数据更深层次的进行处理，实施动态管理，保证档案信息管理的有效性，并在收集信息时将无效信息剔除，只留下有用的信息，保证数据的真实性。
　　 （三）加大资金投入，培养专业人才
　　 企业档案信息化建设不可避免的需要投入一定的资金，企业可以积极参与到当地信息化建设的专项规划中，得到多方面的财政支持，以推动档案信息化建设。并且，需要加强档案管理人才的培养，对于大数据时代档案管理人才需要具有档案管理知识、超前的信息意识、基础计算机应用能力、英语阅读能力、现代管理能力等，对于人才培养这一方面，企业可以与高校联合，吸收具有外语、计算机、管理能力的人才，并定期进行现代化应用培训，若是经验不足的管理人员可以选择定期轮岗的管理模式，了解档案管理的各个信息，“因岗制宜”发挥创新优势。
　　 （四）增强电子档案信息安全性
　　 档案信息化管理安全性也十分重要：首先，需要宣传教育，让管理人员了解档案信息安全的重要性，主动参与档案保密工作;其次，设置动态档案收发密码，如将档案输送到管理平台中，若是有其他部门需要查看档案，需要向管理人员申请动态密码;最后，则是机密文件进行备份，除动态密码外再设置专门的打开面，防止档案丢失泄露。
　　三、总结
　　 总之，在大数据时代中，企业推动档案信息化管理是未来发展的趋势，档案信息化管理属于动态的系统性工程，需要企业整体工作人员共同努力，与企业实际发展需求相结合，通过领导的支持，建设具有高素质、专业强的档案管理队伍，加大资金投入，提供技术支撑，推动整体企业档案信息化管理建设，从而促进企业的可持续发展。
　　参考文献：
　　[1]方爱明.大数据时代企业档案信息化建设初探[J].中国管理信息化， 2017，（18）.
　　作者简介：兰兰（1975-），重庆涪陵人，女，汉族，本科，档案馆员，重庆市涪陵城市建设投资集团有限公司。
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