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大数据时代高职院校档案信息化建设思考

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  【摘要】科学技术不断进步和发展,信息化技术模式在当前社会广泛应用,在大数据背景下,高职院校档案信息化建设很重要,涉及到很多方面内容,需要在当前基础上发挥信息化管理的最大化作用,促进整体进步。
  【关键词】大数据时代;高职院校;档案信息化管理
  信息化技术和数字化技术的不断发展和进步,社会发展逐渐进入大数据时代,信息技术模式成为当前学习和生活的重要手段,高职院校作为重要的教育机构,要想获得理想的进步,需要充分利用现有的信息化技术武装自己,必要情况下,重视档案管理在校园文化建设中的重要性,确保数据得到有效的应用。
  一、当前高职院校档案信息化建设现状
  根据当前高职院校档案信息化建设的需求,在整个阶段需要明确基本建设要求,考虑到各项管理指标的内容和其他要求等,突出信息化建设的意义,提升可行性。但是可能存在很多问题,增加难度,以下对具体建设现状进行分析。
  (一)档案管理存在局限性。在新时代背景下,高职院校的管理以培养高素质人才作为主要目标,学校管理需要掌握各种资料,对学生的日常行为习惯以及心理状况等进行记录,档案管理内容比较繁琐。当前部分院校的档案信息化建设比较缓慢,档案管理停留在纸质阶段,在数字化管理的过程中,各项工作的落实以数据档案为核心,因此信息化建设成为教育事业发展的必然趋势。
  (二)管理基础比较薄弱。高职院校的经费管理是个全面的过程,在操作过程中将重心放在校园建设中,但同时可能存在设备无法及时更换的现象。此外系统陈旧,数据收集需要大量的时间,在管理过程中可能存在劣势,高职院校档案管理存在多样化和复杂性等特点,依靠传统的方式无法实现动态化管理,档案本身缺少真实性,对校园建设起不到理想的借鉴作用,导致整体管理失去了意义。
  (三)管理人员综合素质有待提升。在大数据时代背景下,档案管理的影响因素比较多,考虑到专业管理知识和其他方面内容等,在整个过程中需要工作人员提升自身综合素质,以信息化建设作为基础,合理进行管理。但是在当前实际管理中,忽视了计算机技术的开发和整体利用,导致自身管理体系和社会脱节,此外档案管理人员的水平不高,依赖计算机绘制图表,在数据分析中,很多软件得不到有效的应用,没有为管理人员提供学习和调研的机会,导致管理人员的服务水平降低,不能发挥档案信息的最大化作用。
  (四)制度上存在缺陷。在档案管理中应具备完善的制度,档案中涉及到收集、整理和归档管理等,电子档案管理包括数据交换、共享等方面内容,高职院校要想提升整体水平,要求结合自身具体情况制定科学有效的制度。但是在实施过程中存在重视度不足的现象,重点项目得不到落实,进展迟缓。
  二、如何做好高职院校档案信息化建设
  针对当前背景下高职院校档案信息管理的现状,必须明确具体管理要求,按照信息化建设流程和需求等落实。以下对具体措施进行分析。
  (一)构建完善的档案管理信息模式。结合当前社会大环境的需求和角度,在档案管理中,以纸质文件作为基础,和其他国家相比,档案管理处在初期阶段。针对管理实际内容和其他方面因素等,需要强化对信息技术的利用,为档案信息化建设提供机遇。在大数据理念下,设立独立的部门,强化对档案的集中化管理。学校可以建立信息系统模式,强化网络宣传,另外一方面做好学生信息的收集工作,对各种数据信息进行有效的应用,提升档案管理的整体服务水平。
  (二)制定科学有效的档案管理目标。管理目标的制定和落实也是关键,在具体管理中,需要对学生的具体情况进行评估。但是在当前实际管理中缺少有效的执行标准,导致档案管理内容缺少针对性和实用性。互联网作为当前应用广泛的媒介方式,在数据管理中确定统一的标准。档案管理内容直接反映出学生心理的变化,在院校档案管理中需要突破传统的管理方式,在现有基础上充分挖掘现有的资源,对管理体系进行扩充。档案的管理和落实等必须满足个性化发展需求,提升效果。
  (三)提升工作人员的综合素质。管理人员要想提升自身的综合管理能力,需要制定长远的发展计划,以专业知识学习作为基础,发挥现有激励机制的最大化作用,提供更多的进修和学习机会。管理人员提升自身安全管理意识,岗位工作人员严格按照现有的规定要求进行操作,保证档案管理得到充分的保证。在实践工作中,不断学习和进步,只有制定完善的发展目标,才能提升综合管理能力。在科学化管理的过程中,树立统一的标准。由于内容缺少真实性,可以进行文档调查和分析,在实践中总结经验,提升综合能力,促进进步。
  (四)强化制度的落实和管理。为了实现对档案管理工作的引导和积极落实,工作人员建立完善的管理制度,对岗位工作责任进行明确。此外年度考核也是关键,确保本部门和其他部门建立良好的合作,做好各个部门的交流工作,保证信息的真实性和有效性。学校在档案信息管理中提供必要的资金和技术支持,采购光盘,提升信息安全硬件以及磁带机的应用优势。在后续管理中,明确网络安全问题的影响因素,安装防病毒软件,对系统进行加密,实现内网和外网的分离处理。只有保证数据的安全,才能在当前基础上实现安全监控,将监控记录作为档案管理的基本,妥善落实。
  三、结束语
  在大数据时代背景下,高职院校的档案信息化管理是个全面的过程,兼顾到建设内容和其他方面的具体情况,要求凸显出信息化管理的優势,合理实施,促进进步。
  【参考文献】
  [1]吴晖.大数据时代高职院校档案信息化建设思考[J].办公室业务,2018(19):67+70.
  [2]吴发娟.大数据时代高职院校档案信息化建设的思考[J].才智,2018(26):52.
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