关于加强行政事业单位固定资产管理的思考
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摘要：作为我国国有资产的重要组成部分，行政事业单位固定资产是公共事务运行和社会公共服务的物质基础，也是行政事业运行效率提高的基本保障。近年来，行政事业单位的固定资产管理水平不断提高，在一定程度上保障了国有资产的保值增值。我国《政府会计制度》自2019年1月1日已经正式实施与执行，《政府会计制度》对行政事业单位固定资产管理提出了更高的标准和要求。文章旨在从我国行政事业单位固定资产管理的基本特点、重要内容以及现实意义等三个方面出发，结合行政事业单位固定资产管理的实际情况，从行政事业单位的管理意识、内控制度体系、内部审计、信息技术水平以及人员素质角度等五个方面，分析现阶段行政事业单位固定资产管理中存在的主要问题，并针对上述问题提出有针对性的对策建议，以供我国行政事业单位参考借鉴，不断提高行政事业单位的资产管理水平，保护国有资产的安全以及有效发挥财政资金的经济效益。
关键词：行政事业单位;固定资产;资产管理
一、行政事业单位固定资产管理概述
（一）行政事业单位固定资产管理的内涵
行政事业单位固定资产是公共事务运行和社会公共服务的物质基础，更是行政事业运行效率提高的基本保障。近年来，随着国家规范行政事业单位内部管理的各项政策、法规的颁布，行政事业单位的内部管理建设以及管理质量受到公众关注的程度越来越高，行政事业单位的各项管理相比以前规范化程度有所提高和改善。但是现行有关固定资产管理的规章制度中，针对企业的较多，针对行政事业单位的较少。行政事业单位固定资产管理能力有待加强与提高。
固定资产在行政事业单位资产构成中占有较大的比重，是我国国有资产的重要组成部分。行政事业单位的资产配置的资金渠道主要来源于财政拨款，且普遍存在着“重购买、轻管理”的现象，主要表现在固定资产的使用率较低，大多数行政事业单位固定资产的购、管、用脱节。
（二）行政事业单位固定资产管理的主要内容
行政事业单位固定资产是指单位价值在1000元以上（其中，专用设备单位价值在1500元以上）且使用年限超过一年，并且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。行政事业单位中有部分资产，虽然单位价值未达到规定标准，但使用时间预计在一年以上的大批同类物质，也作为固定资产进行管理。行政事业单位固定资产主要包括六类：房屋及构筑物;专用设备;通用设备;文物和陈列品;图书、档案;家具、用具、装具及动植物等。
（三）行政事业单位加强固定资产管理的现实意义
1. 有助于提高国有资产的使用效益
行政事业单位应该从固定资产的购置、使用、出租出借到处置等方面，对固定资产进行全过程、全方面地管控和监督，逐一排查固定资产管理的风险隐患。购置固定资产前，行政事业单位需对资产购置的必要性和可行性進行充分评估，并在此基础上制定切实可行的预算，避免重复购置、购买后闲置的现象发生。当行政事业单位对资产的购置、使用、保管及维护等四个方面能做到很好的监控管理时，就能实现对资产的实物管理和价值管理进行有效的控制，从而提高国有资产的使用效益和效能，最大化实现国有资产的价值。
2. 有助于建立健全行政事业单位的内控体系
从编制固定资产购置预算开始，行政事业单位建立专门的购置预算流程，部门提出固定资产购置需求，采购部门及内部管理小组评估预算的合理性、必要性，判断该固定资产是否属于必须购置的项目。通过单位内部充分评估后，编制固定资产采购预算项目，提交财务部门进行预算申报。待固定资产购置预算经财政部门评审后，单位采购人员经过授权批准后按照政府采购流程的要求进行资产购置;验收人员根据单位采购制度进行验收入库，使用部门或使用人履行相应手续后申领固定资产;资产管理人员根据资产使用情况定期对固定资产进行维护保养，追踪其使用情况;财务部门每月与资产管理部门进行对账，将实物管理与价值管理有效结合起来。由此可见，规范建立固定资产的管理制度，有助于建立健全行政事业单位的内控体系。
3. 有助于防范固定资产管理工作的舞弊和欺诈
行政事业单位通过强化固定资产管理的内部控制执行力度，定期让财务部门与资产管理部门对账，进行资产盘点、清查及汇总工作，动态跟踪固定资产的使用情况，结合固定资产管理的实际现状，建立和落实激励奖励机制，将固定资产的管理履行情况与相关人员的绩效工资相挂钩。通过定期或不定期对资产管理工作进行监督检查，保证管理过程的透明化，从而有效地预防舞弊和欺诈现象的发生。
二、现阶段行政事业单位固定资产管理中存在的问题
（一）行政事业单位对固定资产管理的重视程度不够
实际工作中，大多数行政事业单位的管理者及相关管理人员对固定资产的管理认识度不够强，思想上没有引起足够的重视，管理理念有待更新及提升。由于资产管理部门、财务部门以及资产使用部门之间缺乏有效的沟通和协调，导致部门之间、岗位之间的权责不够明晰，缺乏独立的管理固定资产部门的行政事业单位不计其数。行政事业单位固定资产种类繁多，放置地点变动可能性较大，而且有的行政事业单位未设置专门的固定资产管理员，一人多岗多职未做到不相容岗位相分离，造成管理职责不够明确。大多数行政事业单位的固定资产管理员对财务知识认识不够，财务素质偏低，没有足够的财务经验等情况，都会造成固定资产管理过程出现差错，比如登记固定资产台账不及时或者与财务部门的台账不相符、以及相关明细账紊乱等等。上述问题的存在后果就是相关管理人员对固定资产的管理缺乏主观能动性和严肃性，账务和管理产生脱节，从而形成财务舞弊行为。
（二）固定资产管理制度不健全
大多数行政事业单位已制定固定资产管理制度，但是尚存很多不完善之处，对固定资产管理制度没有更新优化，不符合现阶段资产管理的要求。管理者对单位固定资产管理没有明确的建设规划，导致单位固定资产管理没有合理的制度进行规范、约束，甚至没有主要负责人，更不可能深入到内部结构的建设，这一系列因素严重阻碍了固定资产的发展，“重购置、轻管理”的现象较为普遍。有关固定资产出租、出借的流程制度要么没有，要么执行起来不够严谨，实物与账务不相符的现象较为普遍。部分制度执行时流于形式，应付差事的嫌疑较大，比如固定资产定期盘查制度，大多数行政事业单位在实际执行中都没有定期盘点，哪怕能做到年底一次大规模全盘盘点的单位也为数不多。在固定资产处置上，未建立规范的处置流程，或者处置时比较随意，未按照财政部门的相关手续报批，自行处置。未建立明确的目标责任体系，使得管理者无法准确掌握本单位现有的资产情况。 （三）内部审计的监督管理不到位
大多数行政事业单位内部未设立单独的内部审计部门，同时单位管理者的监管意识薄弱。行政事业单位一直延续下来的通行做法是被动地接受来自上级单位的监督检查，而很少从制衡的角度来协调单位内部的固定资产管理工作。有的单位甚至出现固定资产的实物和账务表面上有分工，但实质上实物账和财务账均由同一人来进行管理的现象。行政事业单位每年至少会有一次外部审计，但是外部审计通常时间紧、任务重，很难对固定资产管理的各个方面从内部控制执行的角度逐一来进行审查。这一点与上市公司或大型企业比起来存在一定的差距，上市公司在年审时要求对公司的内部控制的执行情况出具相应的报告。行政事业单位因缺乏相应的内部审计监督，容易产生舞弊的行为，从而导致国有资产流失。
（四）固定资产管理信息系统利用效率不高
信息化大爆炸时代，信息技术很大程度上渗透到了行政事业单位的各个方面，显著地提高了行政事业单位的公共事务服务质量。然而，行政事业单位的固定资产管理系统利用效率并不高，由于使用不当并没有让该系统的职能和作用充分发挥。甚至存在仍然通过使用单机系统的方式来对固定资产进行管理，没有有效地借助网络化信息系统的管理优势，从而限制了固定资产的实时维护、管理和监督。而且经常由于信息不共享，固定资产管理人员及时维护资产管理系统的主观能动性偏低，导致固定资产管理的不透明和不及时。
（五）固定资产管理人员素质参差不齐
为了保证固定资产的管理质量水平，行政事业单位应对固定资产负责人和管理人进行层层挑选后进行合理的配置。但是，大多数行政事业单位对固定资产管理的重视程度不够且管理结构不完善，缺少合格称职的专业管理人员和技术人员。因为大多数行政事业单位的财务人员的财务素质偏低，更不用说固定资产管理人员的配备情况。固定资产的具体管理人多为兼职人员这种人员配备不当的情况较为普遍，当地财政部门应加强对行政事业单位固定资产管理的监督和指导工作。很多行政事业单位的固定资产负责人和管理人员没有财经专业背景，对固定资产管理的目的、方法和意义理解程度不到位，不能很好地与财务人员协调沟通。现阶段行政事业单位各项事务繁琐杂乱，对固定资产管理的专业性提出了更高的要求，兼职报账一人两岗，既要做好当前工作，还要兼顾报账工作，对报账人员要求非常高，而实际报账员专业能力差，更没有时间和精力去管好固定资产的台账。同时，受专业水平影响，这些人员对固定资产管理的重视程度也相应大打折扣，从而直接影响着该单位的固定资产管理水平。
三、提升行政事业单位固定资产管理质量的对策
（一）提高行政事业单位对固定资产管理的重视程度
传统的管理者对财务的重视程度都不高，行政事业单位也不例外。 行政事业单位的管理者应该充分认识到固定资产管理的必要性和重要性，明确资产的管理人员、使用人员和财务人员的责任，同时要加强对本单位固定资产的管理、指导和监督工作，通过在本单位内部不断加大对固定资产管理的宣传，来调动员工对固定资产管理的意识和责任心。定期组织培训，包括固定资产的购置、管理、使用、处置及财务处理方面，通过学习培训及时发现和解决固定资产管理中存在的問题，在学习培训中逐渐培养固定资产的管理意识。同时也要培养单位财务人员以及管理者，使之明确自己的责任与权利，从而具备提高固定资产管理水平的责任意识。
（二）建立健全行政事业单位固定资产管理制度
为了适应当前的发展情况，行政事业单位应该建立健全一套科学规范的固定资产管理制度，包括固定资产购置预算的编制制度、采购制度、管理制度、财务核算制度等方面。在编制固定资产购置预算时，应由提出固定资产购置需求的部门和人员对该项固定资产的类别、型号、价格等方面进行明确，固定资产的管理人员对其需求的真实性、必要性进行充分调研，确定该固定资产购置不可或缺时，提交单位管理层进行集体决策。决策通过后，由固定资产管理部门编制项目预算，提交财务部门进行预算申报。预算申报后，固定资产管理部门按照上级主管部门或本级财政的时间要求提交评审材料。待资金批复后，在购置行政事业单位的固定资产设备时，要严格按照固定资产项目已批复资金，合理地进行分配，避免铺张浪费。资产购置后，固定资产管理人员按照单位固定资产管理制度要求进行验收入库后，固定资产管理人员登记资产账，财务人员进行财务账务处理，务必保证两者的金额、时间及折旧信息保持一致。固定资产购置人员与财务人员应保证不相容岗位相分离，各部门互相监督，避免资产无故流失。
（三）行政事业单位应加强对固定资产的监督检查
行政事业单位为了提高对固定资产的管理水平，应加强对固定资产管理的监督检查，并将这项内容纳入到管理者的离任审计中。当行政事业单位的管理者调离现在单位或离职时，都应该对其任职期间的固定资产管理情况进行彻底的清产盘点并实施必要的审计程序，防止固定资产的管理漏洞产生。行政事业单位在制定符合本单位固定资产管理特点的会计核算体系的前提下，应对固定资产的会计核算等内容进行细化和监督，杜绝账外资产，保证资产的完整性。要保证会计账目能对本单位固定资产的实际情况进行真实、准确且有效的记录和反映。除了建立健全固定资产管理制度外，要积极发挥单位内外部的审计监督检查作用。
（四）实现行政事业单位固定资产管理的信息化
行政事业单位应打破传统的固定资产管理模式，通过采用智能化的信息管理模式，将资产管理信息系统与财务系统相对接，优化信息管理系统，从而实现资源共享。行政事业单位可以充分利用电子计算机及网络技术，建立资产管理平台的数据库，对固定资产预算、入库、领用、维修保养、盘点、报废等全流程的日常信息状态及时更新。利用先进的资产管理系统，对每项固定资产生成唯一的ID号，可以通过扫描该ID号实时了解该固定资产的状况，让该固定资产卡片真正地“动”起来。财务核算时也要充分利用财务软件的便利和准确性，正确地对固定资产进行财务核算，并保证财务核算的数据与资产管理系统的数据完全一致，不断提高固定资产管理效率与效果，让行政事业单位的固定资产管理的数据趋于科学化。
（五）提高行政事业单位固定资产管理相关人员的管理素质
一方面，适当加强固定资产管理人员的专业能力。招聘固定资产管理人员时，尽量选择有财务专业背景的人员，并对其进行岗前培训;或者通过各方面培训（如财务培训、固定资产管理制度培训、实际业务操作培训等）提高现有固定资产管理人员的能力和素质，尽可能地提升实际工作效率。另一方面，对单位财务人员的培训也必不可少，这样才有利于固定资产管理人员和财务人员之间的配合。总之要根据实际情况，制定符合本单位实际情况的无意识方案，目的在于及时解决当前存在的问题。与此同时，单位管理者要对培训学习工作予以高度重视，确保有效提升资产管理人员和财务人员的业务水平。
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（作者单位：北京学校）
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