档案规范化管理工作探讨

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　　【摘要】随着经济全球化和文化多元化发展，各行各业都在不断谋求转型和发展，档案信息管理备受关注。在当今时代背景下，对档案管理而言，大数据分析至关重要，领导者的科学决策都离不开严谨精密的数据分析。本文通过明确档案管理规范化的意义所在，分析单位档案规范化管理建设的各个模块，提出有利于单位内档案管理工作规范化建设发展的合理性策略。
　　【关键词】档案管理  规范化  标准
　　一、档案实现规范化管理的内容
　　（一）收集档案材料的规范化
　　目前，各单位组织收集档案的渠道比较单一，通常是各部门收集统一、个人收集等方式来完成档案收集工作，要实现档案材料规范化，收集完整必要的材料，是档案管理的第一步，一定程度上而言，档案材料的收集工作进度直接影响整个档案管理的规范化水平。
　　（二）档案材料整理的规范化
　　档案材料的整合分析就是将收集到的各类文件材料等，按照科类等进行分类组合、并且重新编制等，使得档案材料更加有条理。依据档案管理规范，将管理材料按照序列、种类、重要性等进行排序，并筛选有效信息，才能够确保档案开发利用工作有序开展。一旦档案整合归纳工作不到位，就无法客观反映真实需要的信息，影响后续的档案信息开发利用。
　　（三）档案分类的规范化
　　档案管理是具有一定时限性的，随着单位不断发展，每年创新研发进度、奖励成就、科学数据、照片、图像等各方面的档案内容也是需要每年不断更新存档的;而对于过期的档案信息内容进行筛选，并予以销毁，这样才能保证档案管理的意义，实现档案管理数据的有效性。尤其在如今社会，大数据时代，信息量巨大，如果不能对档案进行合理的鉴别和甄选，将会使得真正有效的信息被掩埋。
　　（四）档案保管的规范化
　　一份储存良好的档案材料，能够在组织后续的工作中发挥至关重要的作用，保管工作的水平直接决定着档案的后期使用价值。档案材料保管条件越好，存储时间较长，档案的利用价值也越大。档案保管需要按照国家档案馆印发的相关文件配备档案室、档案柜等硬件设施，对档案室按照要求进行“防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫”等八防工作来进行档案科学保管，时代发展档案保管电子化是未来档案发展的大趋势，在引进电子系统以后，更方便后期查询档案内容，一定程度上缩减了查询、筛选成本;也对纸质档案的保护更加有利，而对于纸质档案、特殊载体、档案电子档案等要注意选取合适的保管地点和保管方式，保证保管档案的完整性;实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理跨越。
　　二、单位档案规范化管理的意义
　　（一）助推单位的持续健康发展
　　单位的档案管理不仅涉及到职工的相关人员信息和产品发展创新进程及科学数据记录，还作为单位未来发展和领导科学决策的数据信息依据。组织的决策科学性和档案管理规范性息息相关，因此，单位的中高层管理者重视档案建设，开展好档案资源管理、开发、利用工作，构建现代化的档案管理理念，才可以将档案管理规范化建设落到实处。
　　（二）为单位的经营管理长远开展提供数据依据
　　档案材料不仅记录了单位的发展历程，还对单位的研究成果等有一个系统的概述和分析。完整规范的档案材料对于单位的持续发展而言，能够提供十分可观的参考价值，可以为各项经营管理活动的顺利开展提供依据和支持。
　　三、档案管理现状及问题分析
　　（一）对于档案管理工作意识不足
　　由于很多单位的档案科室等从业人员大多工作年限较长，学习能力和对于新鲜事物思想的接受能力受到限制，加上單位管理人员档案工作意识不够，觉得档案的信息化建设较繁琐，认为档案管理工作就是日常事务性工作，忽略了对档案的严格管理及加快档案信息化的建设，因此档案管理从业人员没有专业素质和信息操作基础，档案信息化管理系统构建缓慢。
　　（二）不具备专业的档案建设团队
　　很多单位档案管理团队是基建部门中临近退休人员，由于年龄和精力原因，大多认为档案管理是一个闲职，没有了学习和更新管理模式的激情和热忱。单位内档案管理人员信息化管理水平低，不足以应对复杂多变的社会发展环境，不利于现代化建设进程。出现一些新的政策和制度，没有一定严谨的执行力，这也是导致档案规范化管理滞后的情况。
　　四、关于档案完善及整改措施
　　（一）提高单位内全员对于档案管理的重视程度
　　单位的中高层管理者要明确档案管理规范化对单位未来持续发展的重要性，能借助信息时代特色来落实规范化的档建工作，开设档案科，提供充足的经费和信息技术支持;在日常工作中，鼓励突破传统信息纸质登记备案方式，引进先进的信息管理平台，借助管理信息系统实现档案管理工作的自动化水平。每年定期组织人员外出培训，能够去档案管理信息化比较健全的单位进行学习和经验交流，高薪优待聘请专业管理人才，能够提高档案管理现代化进程。
　　（二）设定严格规范的建档系统和标准
　　单位应当结合现状制定有特色的归档规章制度，保证档案管理规范化的强制执行力。依据《档案管理法》中明确规定档案管理工作的收集方式、信息存储渠道、整合分析规范等，形成档案规范化管理模式。设定规范的归档系统和归档标准是单位可持续发展的重要依据，规范化的档案管理能使单位自身持有自身的文化瑰宝和技术特色，进而在如今日益激烈的市场竞争中占据有效的位置。
　　（三）完善人才强队建设
　　提高组织内档案管理信息化建设的人才梯队建设程度，招聘从事专职档案人员，可以通过针对学历、经验、年龄等多项指标进行选拔，提高入职门槛，进而提升单位内档案管理人员的专业素质;进行相互交流，组织开展培训等管理技能提升模式，提高在职档案人员的业务能力;设定科学的考核指标，采取绩效考核的方式，促进档案工作人员进行合理竞争，带动全员的工作积极性;作为单位的档案工作人员，应该不断提升自身素质，以为单位服务为宗旨，提高档案管理工作意识。
　　针对各类单位而言，能够充分借助大数据优势，运用软件，云空间等形式，构建一套针对性强、极具细节性、时效性高、规范统一的档案构建系统，能够为我国现代化建设进程进行详实记录，实现信息资源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存储和应用。
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