电子档案与传统档案管理的区别研究
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【摘要】在信息技术的改革下,档案管理工作也有了很大的变化,而电子档案和传统的档案管理的差距也慢慢呈现出扩大化的趋势。档案管理的原则是档案管理信息的一致性,电子档案与传统档案管理的区别有归档的方式、保管的方式、查询的方式等,从二者的管理的不同方式对档案管理工作进行相应的改进措施,从而提高档案管理工作的发展。但是,电子档案与传统档案又有着共性,相互互补,相互依存。
【关键词】电子档案;传统档案;区别研究
随着信息时代的到来,各行各业对信息技术的应用也越来越广泛了,档案管理的工作在信息技术的广泛应用下也发生了变革,电子档案的产生和应用尤其明显,但是,电子档案在档案管理工作中不仅是便利和快捷,同样也带来了新的挑战,对电子档案和传统档案的区别研究,这样可以使档案管理工作进一步的提高和发展。
一、什么是电子档案
电子档案是利用计算机、磁盘和光盘作为载体的文字材料,包括电子的文书、电子的信件、电子的报表和电子的图纸等,电子档案是通过编码和解码得到的信息利用,只要通過允许,可以随时调出所要查询的档案信息和资料,电子档案的特点有:(1)要借助办公的设备;(2)迅速处理和传递信息;(3)资料共享;(4)保存的条件对环境的温湿度和防磁性有高要求。
二、电子档案和传统档案管理的区别
(一)归档的方式不同
传统档案管理是手工进行归档,所有档案资料在办理完结之后,工作人员要进行统一的完整的收集,并合理进行归档保管,而电子档案归档是要根据信息技术,利用电子编码的形式对档案的信息进行分门别类的归档,电子档案的归档时间在规定的时间周期内随时进行归档,电子档案在归档时可以做到无痕迹编辑,这样可以保障其完整性,并且条理性清晰,于此同时,这样的无痕迹编辑也是有弊端的,那就是一些重要的信息被修改或者被删除是很难发现的,这样就难以保证电子档案的真实性,因此,档案管理的工作人员一定要注意数字签名和一些信息的认证,要做好加密,这样可以保护电子档案的信息被改动或者被删除。
(二)保管的方式不同
传统档案管理是纸质档案,纸质档案的保存存在很多的风险,比如受潮、虫蛀、年头长会有残缺或者破损等,纸质档案的管理还需要很多的空间还有人力和财力,这样对于档案管理的工作造成了很多的不便,而电子档案就解决了上述的问题,电子档案主要是利用信息技术,属于虚拟的形式保管档案资料,电子档案保管的条件也有要求,环境的温湿度要稳定,要避免磁场的干扰,电子档案主要是将信息进行分类,采用数字编码和储存,这样一来,档案管理的工作人员在工作时能很轻松便捷,也不会有保管方面的风险,当然了,凡事都有两面性,电子档案虽然可以避免很多保管风险,但是随着信息技术的发展迅速,电子档案中的流媒体和储存量也在不断的发展,档案的存储载体会老化,这样一来,电子档案在可读性上会受到很大的影响,要解决这一问题,就要在录入电子档案的同时,打印一张纸质档案留存,这样可以最大化的降低电子档案资源损失。
(三)查询的方式不同
在传统的档案查询时,通常是有卡片或者是书本作为检索工具,需要人工进行查找,费时费力,并且难度也非常大,对于原信件的查询会影响其他工作的进展,在录入电子档案之前要对档案信息编辑注册和登记,在电子档案进行查询时,只要在录入时生成一个编码或者是身份确认就可以查询,这样节约了档案查询时工作人员的时间,也提高了工作的效率,电子档案的查询不会造成原信息的载体损耗,而且电子档案的共享性很强,不会因为查询某个档案影响其他方面的工作进展。
三、电子档案和传统档案管理的共性
(一)档案信息完备性相同
电子档案和传统档案在档案信息的完备性上必须是相同的,不管是电子档案还是传统的纸质性档案管理,档案信息要具有完备性和真实性,要强调的是,电子档案是被动生成的,它的依托是传统的纸质档案的信息,通过纸质信息转变成网络档案,内容是相同的,在生成电子档案之后,还是需要纸质的档案进行印证,因此,档案工作人员在对档案进行电子档案录入和生成之后,纸质的传统档案的工作同样要进行跟进,要做好纸质档案的管理和保管。
(二)档案工作的原理是相同的
电子档案管理和传统的档案管理的工作原理是相同的,电子档案管理是在纸质档案管理的基础上生成的,只不过是方式不同,电子档案管理是利用信息技术和互联网,将纸质的档案进行虚拟化保存。
(三)电子档案是信息资源的拓展
在经济的快速发展下,信息资源呈现出的增长速度属于爆炸式的增长,这样的增长速度对各行各业都有不同幅度的冲击,档案管理工作同样受到这样的冲击,因此,传统的档案管理水平对于信息的增长应付不了,这就要利用信息技术对档案管理的工作进行开展,电子档案是时代的产物,也是档案工作的发展和进步所要求的。电子档案利用先进的技术,使得纸质信息载体受到的束缚被突破了,而且能够最大化的对信息资源进行扩展,电子档案利用互联网的快捷和高效,获得信息也更加便捷。电子档案和传统档案互补优势,使得档案管理工作的水平提升。
四、结束语
随着社会经济的快速发展,档案管理的工作也有了很大的完善,也也为档案管理工作带来很多的便捷,而电子档案是时代的产物,其服务手段、服务质量和信息化深度都有着巨大的优势,但是尽管如此,电子档案也不能完全的取代传统的纸质档案管理,电子档案和传统档案的管理有着不同,各有各自的管理方法,但是电子档案和传统档案的有着共性,使得电子档案和传统档案管理必然要互相依托、相互互补、扬长避短、相互借鉴,使二者有机的结合在一起,在实际工作中要最大化的对档案工作管理进行探索,要创造条件,利用先进的技术,这样才能使档案工作进行进一步的提升和拓展,能够在人力、物力和财力方面进行节省支出,电子档案和传统档案管理工作共同发展是现阶段的档案管理任务。
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