电子档案管理模式在档案管理中的作用
来源:用户上传
作者:
摘 要：随着信息时代的来临，整个世界发生了巨大的变化，人们的生活、工作和思维方式也得到了很大的改变。大数据时代的到来对档案管理工作产生的冲击和影响也是显而易见的。本文从电子档案管理模式的发展背景进行分析，针对电子档案管理区别于传统档案管理的特点予以阐述，指出在大数据时代，电子档案管理模式更有利于档案数据的存取和使用。最后，详细分析了电子档案管理模式在档案管理中发挥的积极作用。
关键词：电子档案 档案管理模式 大数据时代
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）09（c）-0186-02
科技在发展，社会在不断进步，人们的生产和生活也日益丰富，随之产生的和需求的信息量也在不断增加，大量的信息需要整理和保存，这就对档案管理工作提出了严峻的挑战。档案管理部门积极创新档案管理方法，开拓档案管理的各项功能已迫在眉睫。大数据时代的到来，为档案管理的信息化处理提供了可能。新时代要求我们用发展的眼光去认识档案的价值，用创新的思维方式来拓展档案的功能领域，使用先进的科学技术来提升对档案的管理能力，使档案的价值得以充分发挥。
1 电子档案管理模式的发展背景
第一，大数据时代的到来带来了巨量的数据资源。大到国家治理、社会生产，小到个人生活，无时无处不和大数据有着种种联系。随着新技术和新应用的不断推陈出新，国家、社会、企业、个人每天都在产生着大量的数据，大量的信息需要存储和处理，这给传统的档案管理模式带来巨大的压力。
第二，大数据时代的到来改变了人们的生活和工作方式，也大大影响了档案的服务功能。巨量的信息充斥着人们的工作和生活，必须对这些复杂而繁多的数据信息进行高效的管理才能保障人們正常生活秩序的井然有序。人们已开始认识到对这些与自身休戚相关的大量数据进行有效管理和使用的必要性和重要性。传统的纸质档案存储量小，传递和查找速度慢且易出错性已经不能满足人们日益快节奏的生活和工作需求。档案作为信息的承载者，有着传承古老文明和智慧的双重使命，做好档案的收集和管理意义重大。档案管理随着科技时代的演变也发生了很大的变化，已不单单只是对纸质文字的收集归档和查阅，档案管理肩负的使命在不断变化着，它需要满足不同地域人们的个性化、多样化和高效化需求，这就要求档案管理从实体管理过渡到虚拟管理，从纸质管理步入电子管理。在此背景下，电子档案管理模式应运而生。它不但方便人们快速准确查阅信息，而且满足异地人们的档案信息共享，越来越成为辅助或替代纸质档案管理的有效管理模式。
2 电子档案管理模式的特点分析
与传统的档案管理相比，电子档案管理模式主要是对电子化文件进行管理，这些电子文件不具备纸质文件的直接可读性，而是将实体档案信息以字节、比特的方式存储在介质如磁盘、磁带或光盘上，借助计算机等现代办公设备来阅读利用。其主要特点为：信息的查询和检索可以脱离人工操作，可以用更小的空间存储更大量的信息，信息内容可以与承载体进行分离，信息内容可以同时在不同媒体共享查阅，必须依靠系统来实现管理。这些特点决定了电子档案存储模式相比于传统档案存储方式具有更加节约存储空间，存储量更大，处理与传递信息的效率更快以及更加节省人力的优势，但由于其材质的限制，电子文件存档对于环境温湿度和电磁干扰等要求很高。在当前的云计算时代，电子档案大部分采用的是云存储方式，这样，电子档案文件除了存储在磁盘、光盘等介质中之外，还可以存储在云端的网络空间，不仅大大拓展了存储空间而且使得数据更加方便存储和随时读取。
传统的档案管理，主要是对档案进行分门别类，由各个部门分别对本部门的档案进行管理，这种管理相对封闭，虽然一定程度上保护了档案的机密和安全性，但是却限制了档案信息的即时传递和共享，无法良好地发挥档案在生产管理过程中的积极作用，因而，无法满足现代管理的要求。传统的纸质档案存储，由于内容多，信息量大，翻阅查找信息难度很大，浪费时间和人力，而使用电子存档可以快速对有价值的信息进行检索，节约了时间，提高了工作效率。
3 电子档案管理模式在档案管理中发挥的作用
利用计算机的数字编码技术将传统记录模式的文字、声像等信息形成数字记录的电子文件，存储起来更加方便和快捷。电子文件的管理依靠计算机网络很好地实现了信息的传递和共享，因此，电子档案管理模式在档案管理中越来越发挥着主导作用。
第一，档案文化资源的收集范围被扩大了，使得更多文化资源被保存，确保了资料的完整性。档案资源承载着人类的智慧和文明，记录着社会变迁与繁荣，完整地收集和保护档案资源对国家和社会组织的发展以及个人的成长都具有重要意义。在以前科技不发达，技术处理落后的年代，档案资源的收集和分类都受到了很大的限制，致使许多有价值的资料无法收集或存档而流失，造成巨大的损失。大数据时代的到来给人们带来了新的希望，它的“全数据”概念一下子刷新了人们的思维方式，信息来源渠道更加广泛，一切信息都可以收集起来进行存储，人们不再困惑于信息无处可放，无法查找和使用，各种类型的信息都可归档查询，完整的数据档案信息大大方便了人们的工作和学习。
第二，优化档案业务流程，提升档案业务管理能力。传统的档案管理工作各环节中主要靠人工来完成，档案的收集主要靠“索要”;档案的存储和检索靠人工整理和查找，不仅效率很低，而且查询误差率很高，费时费力不出结果;档案的利用服务也是被动型的，有需要时才去查找档案。大数据时代，云计算、云存储、微服务、远程服务、大数据采集和分析等技术，以及档案网络管理系统和应用平台的出现，实现了档案数据的全流程自动采集、存储控制、查找和传递全智能服务等，有效降低了档案工作者的工作负担，计算机在快速完成加工工作的同时，使档案的时效性得以保障，从而提高了档案管理工作的效率。
第三，挖掘档案增值服务功能，创造社会、经济双重效益。档案的存储是为了再利用，档案的价值在于其服务社会，服务人类发展。但是在当前大量的档案资源中，处于使用和再利用的仅仅很少，大部分的档案资源都躺在档案室里，处于闲置状态，等待我们去发掘它们的价值。利用大数据技术和网络共享功能有助于档案信息在广泛传播的同时，让更多的人们挖掘分析档案的民族价值、文化价值、民生价值、社会价值以及经济价值，以供全社会共同享用，造福人类。
第四，档案管理机构的职能更加丰富，档案管理体系变得更加科学。信息时代的到来，大量数据的产生，人们工作节奏的加快等等都冲击着传统的档案管理模式，电子档案存储管理模式大大增加了档案信息资源的存量和人们查阅获得信息的时效及准确率，更加有助于档案部门与其他部门之间的协作关系融洽，更有利于实现档案管理与办公自动化系统的资源共享，同时使人力、物力和财力都得到缩减，为构建科学的现代化档案管理模式创造了可能。
4 结语
随着大数据时代的来临，科学技术的进步以及档案信息需求的多样性，电子档案管理模式逐渐进入人们的视野，并以其独特的优势迅速得以普及应用。电子档案管理能够有效的节省人力和物力，扩大档案资源的收集范围和存储空间，方便档案的动态存储和全面快速服务功能地实现，很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求以及社会发展的需求，已经成为档案数据存储管理的主要方式，在档案的存储管理中发挥着重要作用。
参考文献
[1] 任晓云.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务，2012（1）：47-48.
[2] 刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭大学，2015.
[3] 苏杭.档案管理工作的现状与创新研究[J].中国管理信息化，2018，21（2）：144-145.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-15118680.htm
