电子信息化管理模式在档案管理中的作用探究
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作者:郑亚琳
摘 要：电子信息化的发展为档案管理工作的创新和变革提供了空间和机遇，不仅提升了档案管理工作的效率，也降低了人为操作中的失误。该文主要对电子信息化管理模式在档案管理中的作用进行探究，希望为电子信息科学技术管理指明方向。
关键词：电子信息化管理 档案管理 创新和变革
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）08（c）-0073-02
1 电子信息化管理
电子信息化管理是随着时代和社会发展需求衍生出的一种新的高新技术产业，其能够将信息数据通过计算机网络进行处理和存储，提升信息管理水平。电子信息化管理主要是将企业的信息数据资料存储在硬盘、U盘或者计算机中，之后再通过专业软件的应用，将这些信息予以分类、汇总、转换和传输，从而提升数据资料的实时共享效率。电子信息化在档案管理中的应用优势有：促进了文字、图片、声音以及视频信息的分类处理;加快了资料数据的调取速度;增强了管理工作的便捷性和高效性;减少了纸张等资源的浪费，避免环境污染的产生，为我国可持续发展贡献力量。
2 电子信息化管理特点
计算机网络技术已经普遍应用在人们日常生活和工作中，其不仅为人们生活带来了便利，也为各领域发展提供了助力。企业档案管理作为企业发展中较为重要的数据支撑，将电子信息技术应用其中，能够更好地进行信息数据的收集、整理、分析和探索，在提高档案管理工作质量的基础上，增强档案存管的严密性和便利性，减少企业运营风险的发生。同时电子信息化在档案管理中的应用可以降低人力损耗，避免人工作业中产生失误，从而增大企业的经济效益。另外，电子信息化管理的应用完善了档案信息管理平台的建设，使得档案提取、存储、查找、翻阅的速度更快，进而为企业各项活动的开展提供了及时、准确的数据支持，保证工作质量。
3 电子信息化管理在档案管理中的作用
3.1 加强了管理流程体系的规范性
传统档案管理模式较为笨拙，对于人力需求量也较大，且在档案管理中由于操作失误导致的管理不当问题时有发生，影响了档案管理水平和质量。而电子信息化模式的应用降低了传统档案管理的复杂性，提升了资源数据的共享效率，加强了管理流程的规范性和完善性。电子信息化管理也将档案管理从原有的手动管理转化成了自动管理，避免人为因素带来的干扰，且通过系统程序的设定实现了信息数据的自动化分类存管和更新，保证了信息数据的质量和准确性。
3.2 加强档案管理的即时性
传统档案管理模式较为单一，需要耗费的时间和精力也较多，存在的偏差也较为明显，再加上工作人员自身素质等因素的影响，使得档案管理工作的效率不高，影响了档案数据真实作用的发挥。但是应用电子信息化模式后，能够更好地增强档案管理的即时性，提高档案资料的价值和使用效率，为企业发展提供助力。
3.3 增强档案管理工作的准确性
对于各行业来说，档案资料都是较为重要的内容，开展档案管理工作，除了能保证数据信息的准确性外，还能够实现数据资料的整合与汇总，为管理层人员相关决策的制定提供依据，从而促进企业自身的长远进步，提高企业竞争实力。档案管理包含的内容相对较多，如员工信息资料、不同阶段的发展规划、各阶段的发展目标及政策信息等，只有加强这些数据资料的完善性和安全性，才能为企业提供更多有利的帮助。电子信息技术主要以计算机网络、电脑为信息管理载体，应用电子机械化的方式，无论是准确性还是保密性，均比人工操作方式安全，为人员查找和储存信息提供了很大的方便，这也在一定程度上提升了档案管理的效率。
3.4 提升档案管理工作运行效率
电子信息化管理模式主要是应用计算机设备进行档案管理和信息存储的，这也就说明，很多信息数据可以直接通过硬件设施进行存储，不需要再对其实行整理，再加上其存储时间较长、不易破损的特点，能够更好地保证档案资料数据的质量。电子信息化管理模式应用将档案资料转化成数字化模式，减少了纸张等的应用，缩减了存储空间，强化了环保效果。同时也在此基础上降低人力、物力方面的消耗，加大了数据信息的查询力度，以此推动档案管理工作的可持续性发展。
3.5 资源共享
电子信息化管理是提升档案管理水平、实现办公自动化目标的重要保障，同时也是未来企业发展的必然趋势。只有提升办公自动化管控水平，才能更好地实现资源共享，确保档案归档和使用的同步落实。但是，在我国档案开发以及使用期间，还面临着诸多问题，需要相关人员加大电子信息化管理力度，充分利用档案信息资源，以此达到管理的目的。
4 电子信息化档案管理的要点
电子信息化档案管理的工作要点主要可以概括为以下几项。
4.1 收集
在信息收集过程中，企业需要先对单机的电子档案信息进行收集和整理，之后再通过计算机网络系统将这些信息数据以电子文本的形式保存在系统中，并应用到信息数据库的构建当中，保证档案数据的质量。
4.2 整理
在整理过程中，工作人员应对电子档案资料进行准确编号，并利用计算机对其实行分类管理，便于后续调取和应用。同时在档案管理中要生成相应的目录列表，简化资料查找流程。
4.3 鉴定
在利用计算机设备对电子档案实行管理时，需要定期对档案的存储情况予以鉴定，查看其是否存在病毒侵入、是否有不良介质的介入等，以此来维护信息数据的安全。面对鉴定难度较大的环节，相关人员必须加大重视力度，以免出现问题。
4.4 存储
在档案数据资料存储中，需先对资料的媒介选择进行明确掌握，在此基础上确定资料数据的存储位置，加强档案资料存储的安全性。同时在存储过程中，需对存储介质的温湿度予以掌控，以免影响档案的调取和使用。
4.5 统计
统计工作的开展可以借助计算机系统的自动化统计功能开展相关工作，从而降低工作人员的作业压力，提升工作效率，加强数据资料的准确性、完整性。
4.6 运行
运营作业的开展需要档案库的支持才能实现。为此，工作人员需要加大各种档案库的建设力度，选择合适的检索和阅读方式，提升信息数据的调取效率。
4.7 编排
档案编排需要在网络环境下进行，这样能够更好地改善编排工作的质量，促进各行业之间的有效交流，在维持企业稳定运行的基础上，加强与部门之间、其他企业之间的沟通和交流。
4.8 保密
随着网络的开放化，信息数据也变得更加公开和透明，但对于企业来说却存在着较大的信息风险。很多机密信息一旦被泄漏，就会导致企业相关工作受到阻碍，轻则造成一定的经济损失，重则影响企业的生产运营，造成倒闭的风险。所以有必要加强对电子信息数据的保管，设置合理的保护措施，如分级保存、权限设定等，来维护档案信息的安全，从而减少窃取、随意修改等问题的发生。在传输电子档案时，學校要制定完善的保护机制，采取硬件或者软件加密的方式保护数据，确保档案传输工作顺利开展。
5 结语
综上所述，电子信息化档案管理工作的开展实现了纸质资料的合理转化，提升了信息共享效率，进而解决了企业传统档案管理中的各项问题，彻底完善了档案管理模式，最终为企业发展提供诸多帮助，增大企业的整体经济效益。
参考文献
[1] 于朝波.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].科技经济导刊，2017（34）：24.
[2] 廖旭峰.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务，2018（17）：73.
[3] 吴雅琼.电子计算机在档案管理中的应用模式分析[J].机电兵船档案，2018（3）：71-72.
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