浅谈电子信息化管理模式在档案管理中的作用

作者:未知

  摘要:和以往的档案管理工作相比较而言,电子信息化管理模式的优点突出,能够高效管理信息化电子文件。但是,这种类型的电子文件缺少了纸质文件的直接阅读性,需要应用新型计算机技术读取文件内容,从而能有效提升传递以及处理的进程,同时,还不会受其他因素干扰,为人员储存、处理以及使用信息提供很大的方便。鉴于此,本文就电子信息化管理模式在档案管理中的作用展开探讨,以期为相关工作起到参考作用。
  关键词:电子信息化管理模式;档案管理;信息技术
  引言
  档案是政府单位和企业在发展中的重要参考,受传统档案管理类型的限制,档案管理在效率和内容上难以满足时代的需求,为了更好地发展档案管理,电子信息化下的档案管理模式是必不可少的;为了更好地实现档案的保存和利用,就必须对现有的档案进行电子信息化,弥补其不足,由此促进档案管理质量的提升,更好地服务于社会需求。
  1.档案管理电子信息化的必然性
  电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式,互联网时代有大量的办公软件被开发出来,被人们用于工作生活中。利用软件进行工作方便快捷,准确性高,利于查找也利于记录。电子信息化几乎改变了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为新时代信息管理的主要模式。随着企业的不断发展壮大,所监理的工程项目数量逐日增加,应存储的工程档案资料也越来越多。相比较于传统的档案管理模式,电子信息化管理模式,信息集中而且开放性强,既方便了管理人员记录和修改,也方便其他人员查阅;而传统档案管理模式信息分散且封闭,而且对档案室的空间要求也较大,虽然在一定时期发挥了重要的作用,但在互联网时代难以满足社会和企业发展的需要,只有运用高效率和高质量的电子信息化的档案管理模式,才可以满足新的时代需求。
  2.电子信息化管理模式在档案管理过程中的作用
  2.1有利于构建规范化的流程体系
  与传统档案管理模式相比,电子信息化管理模式能够解决以往模式存在的问题,在实现资源共享的基础上构建规范化的流程体系。目前,使用电子信息技术有利于使档案管理转换成自动化管理方式,并不受人为因素干预,只需要在前期阶段提前设置相关程序,计算机技术便可以根据实际运行情况储存和管理信息,确保信息的完整性。
  2.2提升档案管理工作的即时性
  基于传统单一的档案管理模式,档案管理人员需要花费较多时间和精力分析档案数据,并将其整合在一起,加以整理和储存。该环节的工作量大,再加上档案管理工作对于人员有极强的依赖性,人为因素经常对档案管理工作的效率以及质量产生不良的影响。但是,应用电子信息化档案管理模式,则能有效提升档案管理的即时性,使相关数据资料具备价值性。
  2.3提升档案管理工作的准确性
  无论是在企业还是事业单位的运行期间,档案管理工作都是不可缺少的一个环节,做好该项工作是很有必要的。在现有的学校档案中,包含了诸多内容,比如学校员工的信息档案、学校后期的發展信息等,对于档案管理工作提出了越来越高的要求,因此,学校必须确保档案管理工作的完善性和安全性。电子信息技术主要以计算机网络、电脑为信息管理载体,应用电子机械化的方式,无论是准确性还是保密性,均比人工操作方式要安全,可以为人员查找和储存信息提供很大的方便,从而能在一定程度上提升档案管理的效率和质量。
  2.4提升档案管理工作的运行效率
  电子信息化管理模式的主要档案管理工具是计算机设备,这也说明在管理档案和储存信息的过程中,只需应用计算机或者硬盘等设备,便可以储存相关信息并加以应用。从实际运行情况来看,该种类型的储存方式有重要的作用,不仅能减少纸质储存占据的空间,使信息储存更加环保,还能简化相关人员的操作手续,只需要简单操作计算机,就可以查询相关数据,从而能最大限度地节省人力、物力,推动档案管理工作实现可持续发展。
  2.5简化了管理流程,加大了信息存储能力
  档案管理工作是一项非常复杂的工作,涉及许多方面,传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案,这样的工作方式效率低下、误差多、时效性差,也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候,也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入,并且还有信息录入量太少,大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统,可以高效精准地查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便,即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库,纳入档案管理的系统当中。
  3.电子信息化档案管理优化措施
  3.1提高电子化档案管理的真实性和有效性
  目前随着社会经济的发展和科学技术的普及,越来越多的人能够熟练掌握甚至精通计算机信息技术,给企业档案电子化管理带来了一定的安全隐患。不法分子可以利用计算机技术侵入企业的网络系统,篡改企业的档案信息,严重影响到企业档案的真实性和有效性。如何保证企业电子档案的真实性和有效性是企业档案电子化管理中的重要问题,也是企业档案电子化管理中的难点问题,要做好这方面工作,首先需要企业加强对企业档案电子化管理的信息技术支持,以技术性策略来加强对电子档案的管理,建构完善的电子化档案管理机制。其次,还要求政府能够出台相关的政策,加强对计算机的保护,约束网络不法分子的行为。最后,要求企业能够实行双轨制档案管理,即企业在实现电子化档案管理的同时,也不能放松对纸质档案的管理。这样可以保证企业电子档案被篡改或者流失后能够及时采取有效措施来进行弥补,保证电子档案文件的真实性和有效性。
  3.2加大对企业电子化档案管理的投入
  加大技术投入。企业档案电子化管理是以信息技术为支撑的,要保证企业档案电子化管理的工作质量和效率,防止企业电子档案受到网络不法分子的侵袭,目前企业电子档案管理,档案光盘需要每5年换刻一次,录音带需要定期倒带,袋子备份需异地保存。在扫描过程中,工作人员应具备一定的规范性和专业性,所以需要对档案人员进行日常专业知识培训,规范操作实练。电子化档案管理需要科技投入,通过不断引进先进的科学技术来保证档案管理的工作质量。例如,企业需要引进国际上先进的防火墙技术和保密技术,加强对企业电子档案的安全保护。企业还需要适时更新档案管理的硬件和软件,防止因为技术设备过于落后给不法分子以可乘之机。加大人才投入,企业档案电子化管理必须要求企业加强对电子档案管理的人才队伍建设,培养更多的专业技术人才。
  3.3加强电子化档案信息的安全保密工作
  应用计算机管理电子档案必须有足够强的安全保密措施。第一,电子档案应同传统纸质档案一样设置不同的密级,并按密级的不同,分别存储到不同的数据库。第二,要建立不同级别的网络分段,对特定网络的服务采取访问控制手段,通常把内部用户设置在受限网段,内外分离以减少被外部攻击的机率。第三,对有密级的信息内容要进行加密处理,并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。第四,要不断完善管理制度,实行专机专用,专人管理,确保涉密计算机的唯一性。
  结语
  社会经济的不断发展以及科学技术的进步,为开展档案管理工作提供了良好的外部条件,而应用电子信息化管理模式是发展的必然趋势。现阶段,档案管理人员必须紧跟时代发展的步伐,提升自身工作能力,在健全电子信息化管理制度的基础上实现档案管理信息化。
  参考文献
  [1]王云霞.浅析电子信息化在图书档案管理工作中的应用[J].中国新通信,2018,20(17):98.
  [2]林青.大数据时代下电子信息化档案管理初探[J].理论观察,2018(07):162-164.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14849918.htm

服务推荐