高校图书馆档案信息资料的收集管理和开发
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【摘要】作为高校管理中一部分，加强图书馆档案方面的资源管理和开发是非常重要的，可以促进图书馆的良好发展。本文从其资源开发的必要性出发，对当下高校在档案资源管理开发方面存在的问题进行了分析，并在此基础上提出相应的解决方法。
【关键词】高校图书馆 档案信息 资料收集 开发
引言
近年来，随着国家对于人才培养的重视，人们对于高校图书馆资源的开发也更加的关注，期望通过档案信息资源开发来充分发挥图书馆在育人方面的功能。但是在实际中，由于一些客观因素存在，使得这方面开发没有得到预想中效果，出现了许多问题，如对档案信息资源开发认识不足，缺乏有效的管理机制等。这些都给实际资源开发带来了很大阻碍，不利于图书馆发展。因此加强这方面管理是非常必要的。
一、档案信息资料收集管理与开发的重要性
对于档案信息资源开发和管理，对图书馆发展具有重要的意义，其主要表现有以下三个方面。首先，通过这方面工作开展，图书馆在未来发展过程中将有据可依。图书馆在进行战略发展和规章制度进行制定时，将可以参考这些档案资料，从而制定出科学合理的发展战略，避免一些错误决策的产生。其次，档案信息资源开发可以为图书馆发展提供丰富的信息源。因为档案信息里包含了很多信息和知识，这些都可以为图书馆发展带来帮助。最后，这些档案信息是文化教学传播的重要材料。通过有序良好的资源开发和管理，可以为学生带来更丰富阅读资源，同时也是宣传图书馆的重要资料。
二、当下高校图书馆档案管理现状
（一）档案认识不清晰。在当下档案管理过程中，很多高校没有充分认识档案信息资源开发和管理的重要性，不了解信息资源开发对于图书馆发展的作用。在平时工作中，他们往往会认为档案资料信息的存储属于档案馆的责任，只要保存一些要求的文档和信息就好了。对于业务档案和读者档案则没有太多的重视，没有采取相应的保存措施。这样就会导致一部分信息资源丢失，对于图书馆长期发展会带来负面的影响。
（二）缺乏完善管理制度。在对档案信息资源进行管理和开发时，需要确保操作的规范性，以及按照相应的指导进行资源的开发。但是在实际中，相关部门在这方面的管理制度存在一定的不足，无法形成一个统一的管理体系。这就使得管理人员在具体操作中，没有相应的参考依据，从而使得资源开发不具规范性，影响档案信息资源的管理。部分高校在业务档案方面也没有进行统一的管理，甚至还存在个人保存的情况。一旦出现人员调动情况，就很容易出现档案信息丢失。
（三）档案价值鉴定不足。在档案价值鉴定方面，现在很多高校还不具备相应的鉴别能力。很多高校在这方面缺乏专业的人员，不能对档案价值进行正确的鉴定，从而导致档案资料保存年限与实际时期存在出入，影响档案资料的正确保存。在这种情况下，档案的管理就会出现混乱性，使得档案价值出现鉴定错误。
（四）管理方式较落后。在对高校档案信息进行整理和归纳时，采用的管理方式较落后，无法实现管理效率的提升，而且在一些信息存档方面，有的还会出现漏存的现象。对于档案信息资料的归类，还是沿用传统的方式，即通过人工记录的方式，这样也使得档案存储出现很多错误，影响实际的信息管理。同时这种方式也使得资料检索遇到了许多困难，无法高效、及时完成相应检索要求。
三、高校图书馆档案信息资料良好管理和开发的方法
（一）培养人员的档案保存意识。为了保证这方面工作良好开展，有关部门应该提高管理人员在档案存储方面的意识，让其知道档案信息开发的重要性。在实际中可以通过宣传教育等方式来提高管理人员在这方面意识，同时建立集散管理制度，将档案进行正确的划分，然后针对不同类型的档案信息移交给不同的部门进行处理。比如对于日常事务性档案，可以将其交给办公室进行存储。对于业务档案，则交给其他各部门进行处理。在这过程中，需要制定定期提交的制度，这样不仅可以培养管理人员的保存意识，同时也能够明确各岗位之间的责任。
（二）拓宽档案信息资源搜集渠道。要拓宽档案信息资源搜集渠道，管理人员需要对档案信息资料的种类进行详细的了解，知道档案信息有日常管理和业务流程两种，同时对于这两者的具体内容，管理人员也需要熟记在心。在了解信息资源种类后，就需要充分调动各个业务部门的积极性，让其根据自身的工作来进行相应的资源搜集。在这过程中，管理人员可以采用集中与分散相结合的方式进行搜集。在搜集过程中，除了一些常见文书档案外，还需要对其他形式的档案信息资源进行搜集。
（三）创建档案资源渐进性共享制度。为了更好进行档案资源开发和利用，管理人员可以通过渐进性共享制度的创建来满足这方面要求。众所周知，档案资源中会涉及用户的个人信息，因此在进行这方面资源利用时，需要充分考虑这方面的问题，避免这些信息泄露。在当下网络信息快速发展的时代，管理人员更要注意这方面的问题，对档案资源信息进行有选择性的选取，对这些资源进行有效整理归纳后，将其传送到相关的平台，供广大读者进行阅读。同时对于这些信息还需定期的更新，确保信息资源利用最大化。
（四）做好档案信息资源的编研工作。管理人员还需对档案信息资源进行良好的编研。通过这方面工作开展，可以将一些分散的材料进行集中的归类和划分。在这过程中，需要这些资料进行分析，找到其中相似处，然后将其划分为同个种类进行编研。比如可以以学科或者课题编研为标准进行相应材料汇编。在编研工作开展的期间，管理人员需要认识到这是一个漫长的过程，需要对此保持一定的耐心，長期进行编研。
结论：综上所述，做好档案信息资源的管理和开发，会给高校图书馆发展带来积极的作用。在实际中，管理人员充分认识档案信息管理的重要性，培养管理人员的档案保存意识。同时充分调动各部门积极性，让其对不同的档案信息资源进行搜集，拓宽其中的搜集渠道，实现资源良好利用和开发。
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