基于SAP系统自动付款流程内部控制的研究
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作者:高滋棠
摘 要：在企业经营管理过程中，顺畅的资金流是企业生存的首要条件。随着现代信息技术和社会经济的更新换代，付款业务在实际工作中不断出现技术性的新问题，同时带来内部控制体系建设的新问题，因此，如何加强企业的付款业务流程的内部控制成为提高企业经营绩效的重要控制因素。基于此，以企业付款流程中的内控管理需求为出发点，在详细介绍SAP自动付款流程基础上，分析SAP自动付款流程的内控点，同时提出优化付款业务内控管理的方案，希望为应用SAP系统的公司加强付款业务内控提供借鉴。
关键词：SAP;自动付款;内部控制
中图分类号：F275;F270.7 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2020）32-0103-02
在经济竞争日趋激烈的今天，企业的发展必须要依靠科学的管理体制，而合理的内部控制则是保障管理有效运行的重要手段。付款业务是企业经营过程中的一个重要的环节，付款业务不仅关系到企业的业务来往，还与企业的资金流有着十分密切的关联。因此，如何保障企业在付款业务中的资金安全一直是企业关注的重点。随着企业对信息技术的依赖程度越来越高，SAP系统在企业中广泛应用，关于如何加强完善SAP系统自动付款流程中的内部控制必然成为企业重点关注的内容。
一、公司付款流程中的内控管理需求
（一）付款流程的审批过程过于简单
目前，大部分公司对付款业务的处理采取一种较为简单的方法，即当付款业务形成后，经过主管会计、财务总监分别审核签字后，便可由出纳直接进行付款。此方法对于付款业务中的内部控制显得较为薄弱了，因此，公司应该建立一个更加严格的付款审批过程来加强企业对付款流程的管理。
（二）付款流程業务量过大
大部分集团公司的付款种类繁多、数量庞大，包括对原材料供应商付款、对设备供应商付款、对低值易耗品供应商付款、内部员工报销等等。这种环境下，付款作为一个比较敏感的流程，如若不建立一个较为合理的方法来增强对于付款流程的内部控制，将会给公司带来极大的风险。通过建立一个快捷高效的自动付款流程，能有效提高公司付款的效率。
（三）付款流程业务需求较复杂
集团公司作为全球性的企业，与世界上众多银行有着业务往来关系，如汇丰银行、中国银行、民生银行等;且集团公司的支付方式多样，如支票、汇票、银行承兑汇票等。因此，对于其较为复杂的业务需求，内部控制的作用就显得尤为重要。通过SAP系统自动付款流程来设置和维护好开户行和支付方式等重要信息，将对公司付款业务中的资金安全问题带来极大的保障。
二、SAP自动付款流程介绍
应付账款模块是SAP财务会计的核心子模块，除了对相关业务进行记录、核算、分析外，更突出了管理的职能。而对于一个企业来说，顺畅的资金流是生存的首要条件，然后才是利润。应付账款模块监控着资金的流出，对于管理企业的资金流转是至关重要的。自动付款功能是应付账款模块中的一个基本功能，具体流程包括如下几个步骤。
首先，在执行自动付款流程时，应付账会计输入选择条件，比如供应商、日期、付款方式、会计职员等，系统根据选择条件从供应商主数据中获取以上的付款信息，同时自动匹配符合条件的供应商未清发票，将供应商发票和供应商主数据中的付款信息进行匹配核对，自动生成一条付款建议。付款建议中包含所有与付款有关的信息，包括供应商、付款方式、开户银行、收款方开户行、金额等。
其次，应付账会计根据企业的实际情况考虑各种因素，检查付款建议和是否需要修改。检查或修改无误后便可进一步进行自动付款程序。
最后，系统执行付款。一方面，产生付款凭证并清账，更新总账及供应商明细账;另一方面，付款数据被传入付款媒介程序，进行实际支付。常见的支付方式主要有以下几种：（1）打印付款单据，如套打电汇通知单或支票。（2）打印付款清单，由出纳人员直接填写付款单据。（3）通过接口将付款指令发给电子银行客户端，客户端收到指令后连接到银行的主机进行付款。
三、SAP系统下自动付款流程的内部控制点分析
企业的付款流程是企业资金向外支付的一个过程，与企业的资金流密切相关，相对于其他业务而言是一个十分敏感的流程，因此，只有不断完善与加强此部分的风险控制，才能更好保障企业资金安全。
（一）对支付凭证的控制
在企业日常的经营过程中，为了加强内部控制，汇票、支票等支付凭证一般是由专人单独管理的。而在SAP系统下的自动付款流程中则需要稍微改变一下这一步骤的内部控制方法，因为在自动付款流程结束后付款的单据是通过套打来完成的，为了加强企业对支付凭证控制，负责此类打印的打印机应该放在一个独立的房间里，而当相关的支付凭证打印完毕后，还须经过负责人审批签字才能真正完成对此项业务的支付。
（二）对付款清单的审核批准
当企业在运用SAP系统进行自动付款流程处理时，还应对付款清单的审核批准这一步骤设置一个内部控制点。因此，当负责此项付款业务的会计在SAP系统中编辑完付款建议后，是不能直接进行打印处理的，必须要经过负责人员对付款建议进行审核批准，才能进行下一步的业务处理。系统以此来保障此环节内部控制的有效性。
（三）对操作权限的合理控制
虽然前两个内部控制点的设置较为普遍，但从实际来看，对于一些付款业务种类较多、数量庞大的企业来说，每次运行自动付款流程后生成的付款建议可能都会包含大量的自动付款业务，此时仅靠上述两个内部控制点无法对付款业务进行有效的风险控制。比如，当负责此项付款业务的会计同时负责供应商主数据的维护和发票的输入，他便能轻易地创建一个不存在的供应商，输入发票，为其付款。由于接下来的流程都是自动化的，企业在巨大的付款业务中很可能毫无察觉。 因此，企业除了设立以上两个控制点，还应该新增一个抵抗风险的内部控制点，将风险控制点提前，把维护供应商主记录的权限与输入供应商发票的权限分开，进行合理的财务分工，有效防止此类情况的发生。
（四）对敏感字段的控制
从企业经营的实际情况来看，还应考虑一种特殊情况。比如，当维护供应商主记录的人员出于私心，擅自修改了与供应商相关的一些关键数据，如供应商的开户银行、开户账户等，那么本应该支付给供应商的款项就很有可能因为这一步骤的内控不足而被支付到其他账户中。由此看来，除了以上三点，从企业的实际情况来看，对于企业付款业务的内部控制点的设置还应该再进一步提前。
对这个风险的内部控制点，SAP系统有一项专门的配置来实现这一功能，被称为“敏感字段的控制”。企业供应商主数据的一些重要信息，比如供应商的账号、开户银行等，被称为“敏感性字段”。这些敏感性信息若被修改，必须经过相关业务负责人的审核确认才有效;如果未确认通过，则无法在系统中对这类供应商进行支付。对于“敏感性字段”选择，企业可以根据自己业务的实际情况在SAP系统的后台中进行设置。
通过以上分析可以看出，SAP系统自动付款流程及其内部控制点的设置不仅能充分提高付款效率，还能有效控制付款风险。
四、结论
SAP系统作为世界500强背后的大师，其先进的管理技术以及高效的管理办法已被国外众多企业广泛应用，而国内使用该软件的各类企业也在逐渐增多，因此，企业通过应用SAP系统来管理企业已经成为主流趋势。当一个企业的信息化管理到达一定水平且其付款业务的业务量较大时，通过使用SAP系统环境下的自动付款功能来高效处理企业应付账款有着重要意义。它不仅能规范付款流程、加速业务处理，还能通过对现金流的有效管理，提高企业对供应商服务管理的质量和有效性，改善企业与供应商之间的关系。除此之外，自动付款还能准确处理发票，排除人为处理发票可能导致的错误，还能充分高效地利用各类付款条件来处理企业的应付账款。当然，企业在享受自动付款流程带来的便捷的同时，还应更加关注对自动付款流程中各内部控制点的控制。
相信国内各类企业通过对自动付款流程的部署與实施，定能充分实现对其应付账款的高效管理。除此之外，若企业能有效地把握SAP系统环境下自动付款流程的内部控制，则SAP系统将为企业在付款过程中的资金安全提供更加有效地保障，从而帮助企业进一步提升经济效益，实现企业价值最大化。
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