浅谈企业采购与付款的内部控制制度建设

作者:未知

  [摘要]在竞争日趋激烈的市场环境下,一个企业想要在市场竞争中处于领先,不仅要不断改进提高研发、生产、销售等环节,同时要挖掘采购的潜力。通过采购与付款的内部控制制度建设与完善,来规避采购与付款中可能存在的风险,提升企业的综合竞争力,对企业良性发展非常重要。本文拟对企业采购与付款环节可能存在的问题进行分析,并提出应对之策。
  [关键词]采购;内部控制;供货商管理
  一、引言
  采购与付款工作在企业经营中有非常重要的作用,而企业的采购与付款工作会受到企业内外部因素的影响,由此给企业带来内外部的风险。采购与付款的内部风险主要是企业内部章程的风险、人员素质风险和采购的计划风险。采购与付款的外部风险主要指企业本身不能控制的环境风险和技术风险。因此,积极采取措施来避免企业采购与付款业务的风险对企业发展非常重要,而这就需要企业内部有一套完善的采購与付款内部控制制度。
  二、企业采购与付款内部控制制度可能存在的问题
  (一)采购计划管理不完善
  一个产品的采购计划的制定需要考虑多方面因素,不仅要考虑产品价格,还要考虑产品使用情况和库存因素,最后才能确定产品的采购计划。而在采购计划的目标大致确定后,企业在采购与付款过程中又可能出现企业产品过剩或者产品市场供应不足的情况,使采购计划的有效性受到阻碍,如果企业的采购与付款机构在制定采购计划方面不全面、灵活性较差,这将导致企业的产品紧缺,市场供应紧张,也使得采购与付款部门的采购成本加大,从而企业对产品采购计划方面的管理作用也将大大降低。
  (二)采购人员的岗位固定
  采购人员轮流更换岗位能帮助采购人员熟悉采购与付款业务,培养和提升采购人员的采购技能,并且可以防避免人员舞弊。但是很多企业在采购与付款的业务活动中没有让采购人员实行采购与付款部门岗位轮换制度,而是让采购人员各自在一个固定的岗位上,企业的物资采购人员只是一直从事固定的一件的采购产品物资的任务,而物资采购的人员又常常在外,与市场接触较多,在企业的时间是很少的,致使采购与付款业务的管理人员很难对采购人员进行监督制约,这就容易使产品采购环节出现徇私情形。
  (三)供应商的选择与管理不完善
  供应商的选择是采购与付款业务中非常重要的一个环节,也是容易出现舞弊现象的一个环节,供应商的选择会出现复杂的人情关系、利益关系,把这些关系看得重于物资质量,使得公司不正确的选择供应商,容易把不好的供应商选择在内,造成采购物资质次价高,影响采购质量,影响产成品的质量,从而影响企业利益。
  三、改善企业采购与付款内部控制制度的措施
  (一)及时建立采购业务内部控制制度
  企业建立内部控制制度的就是为了控制采购业务的风险以及采购人员的风险。因此企业建立内控制度也可以说是对企业的整个采购流程进行了一个全方位的监督。也就是对货物的审批问价、验证收入、物品的采集、招标控制、合同签订以及各种核定核算等相关环节的监督,这里面最重要的是对四个方面进行的控制,分别是:制定计划、合同确定、商品质量验收最后是付款结账,还必须保证没有弄虚作假的情况出现。与此同时,还需建立采购人员岗位轮换制度,避免采购人员岗位固定,减少徇私情形出现的可能性。
  (二)强化物资需求与采购计划的管理
  企业应加大物资需求和采购计划的管理来控制采购风险。
  1.需求预测方面
  企业应该建立内部采购的信息网络,将其和外部链接,以确保采购信息获得的及时性和多样性,企业可以依赖大量数据和信息进行分析和处理,从而做出正确的决策和各种采购的预测,使预测结果尽可能和实际的情况相符合,确保企业的采购物资在产品质量、产品价格和产品数量上都可以满足自己企业的需求。
  2.采购计划方面
  企业的采购和供应部门在采购之中不能只想着怎么将采购价格尽可能降低,也不可将节约资金作为企业采集物品的唯一目标。也就是说,在为企业节约采集资金的同时也应该尽可能保证采购的物资的质量合格,所以企业在采购物资时要考虑到物资的最少仓库保存量,尽量去避免缺货或积压给企业可能造成的经济损失,也就是应该把企业要采购的物资的质量和功效全部考虑在内。要做到这点就需要企业的采购人员编制物资采购计划时要有科学依据,确保企业的预期目标和实际达到的目标相一致,并且还应该对企业所需要采购的各类信息预先进行分析,并据此制订整套的采购计划。
  (三)加强对供货商的选择和管理
  企业应该加强自身对供货商的选择以及对供货商的管理,并且还要同时控制好采购的价格风险及采购的质量风险。企业在订立采购合同之前要将所有参加投标的供货商的资格进行审查,最好是建立一个供应商的信息中心,记录所有公司的供应商信息,并根据采购物资的质量等各方面的问题,对供应商进行筛选,保留好的供应商信息,替换掉不好的供应商的信息,以此确保公司的供应商是好的供应商,并且当供应商的信息有变动时,公司的相关记录人员应该及时调整记录,以确保公司的下次采购计划不受影响,这样可以很好的保证在选择供货商最开始的时候让企业在供货商方面的风险尽可能降到最低。
  四、结语
  采购与付款的内部管理是一种降低企业成本及风险的管理工作,也是企业内部控制工作的关键环节。因此企业需要加强对采购与付款内部控制的重视力度,并对现有的内部控制模式进行不断的优化与完善,这样才能够取得良好的采购效果,实现企业内部资金的优化配置,并进一步提升企业的经济效益以及市场竞争能力。
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