基于SAP系统的月末结账流程优化实践探索
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作者:何秋宝
[摘 要]月末结账是会计实务工作中非常重要的一环，CL公司是一家全国性的大型人寿保险公司，月末结账工作中存在管理层级多、工作量繁重、数据计算量大、程序运行用时过长、数据质量不高等问题。本文结合工作实践，以CL公司为例，介绍了CL公司在月末结账流程优化方面进行的有益探索。
[关键词]SAP系统;月末结账;流程優化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.08.039
[中图分类号]F272 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2020）08-00-02
0 引 言
伴随着外部监管及内部管理对会计信息的要求越来越高，会计工作不仅要提供正常的会计报表披露数据，还要为公司管理层提供考核、分析等管理会计数据以及监管机构监管口径的报送数据，月末结账工作的步骤越来越多，操作也越来越复杂，对SAP财务信息系统处理流程的数据开发利用能力要求越来越高。为有效提升月末结账的效率和质量，CL公司借助财务信息系统，在优化会计月末结账流程工作方面进行了一系列卓有成效的探索。
1 CL公司会计月末结账工作中面临的问题
CL公司为一家大型人寿保险公司，在全国共有40个省级分公司（以下简称“省公司”），省公司设置财务管理中心，负责全省的会计核算工作，出具会计报表并上报总公司。总公司对各省公司上报的会计报表进行审核，审核无误后处理总公司与省公司间报表调整事项，出具全国汇总会计报表。由于CL公司省公司众多、会计人员专业能力参差不齐，数据计算量大，月末结账操作用时过长，严重影响了总公司最终出具会计报表的时效和质量，主要表现在以下几个方面。
1.1 月末结账操作步骤多、程序运行耗时过长、月末结账效率不高
CL公司的月末结账操作步骤主要包括：按监管和分析口径的业务收支汇总;定价费用定价佣金的计算;管理费用和其他收支的分摊;标准保费的计算;保险准备金的计算和记账;保险保障基金监管费计算和记账;递延收益计算和记账等，操作步骤共有44步。其中，准备金程序的计算最复杂，涉及未到期准备金、未决赔款准备金、寿险准备金、长期健康险准备金、赠送保险准备金等，每个准备金又包含多个小类，每个准备金细类均需要抽取基础数据并计算、记账，整个流程需要操作30多步。CL公司作为一家全国性的大型人寿保险公司，数据体量较大，程序运行耗时很长，特别是准备金计算和分摊计算程序，单个操作步骤都在1个小时以上。整个财务月末结账操作，在最顺利的情况下，也需要2～3天。由于不同操作步骤之间存在数据的前后关联，如果发现操作失误或数据问题，就需要重新执行多个甚至所有的结账操作，所耗时间更长。
1.2 月末结账中，报表校验发现问题较多
CL公司是一家在纽约、香港、上海3地上市的大型保险公司，要求披露的会计数据较多，需要编制的月度会计报表多达100张以上，涉及主表、附表、校验类报表等。各省公司完成月末结账操作后，编制和出具会计报表并上报总公司，总公司将省公司上报的报表导入报表校验系统，进行数据一致性及准确性校验，校验发现的错误层出不穷，主要包括以下几类：①数据质量问题，如过渡科目的余额没有调整为0，险种适用不当等;②不同会计报表中的数据存在勾稽关系不一致;③因操作疏漏或不当，导致数据缺失。如执行未到期准备金计算前未执行保险保障基金监管费计算，导致未到期准备金计算结果不准确。一旦报表校验发现错误，往往需要进行账务调整并重新出具会计报表，导致需要再次执行部分甚至全部月末结账操作，大大降低了月末结账的时效。
1.3 总公司无法对省公司月末结账的工作进度进行有效监控
CL公司的月末结账工作中，总公司主要负责报表的审核与汇总，省公司会计人员负责具体的结账操作。由于各省公司完成业务数据准备的时间有早有晚，正式开始月末结账操作的时间也就不一致，月末结账操作进度差异较大，总公司层面很难了解到各家省公司的具体操作进度，无法对全国月末结账工作进行有效监控和分析。
2 CL借助财务信息系统优化月末结账工作的具体举措
2.1 重新构建月末结账程序
2.1.1 优化数据源和处理模型，提升程序运行效率
以准备金计算和记账程序为例，CL公司在以下两个方面进行了改进。一是利用SAP财务系统的特殊目的分类账构建了新的数据源，日常会计记账时会实时生成分机构、分险种、分渠道、分科目的本月发生额汇总数据。之前的准备金计算程序需要取明细的会计凭证以汇总出分险种的保费收入等，由于CL公司会计凭证数据量巨大，读取明细凭证数据消耗了大量的程序运行时间。数据源优化后，可以直接取汇总的分险种保费收入等数据，程序运行时间大大缩短。二是精简不必要的会计记账凭证颗粒度，减少了会计凭证行数，极大地缩短了程序生成会计凭证消耗的时间。CL公司的准备金数据需要满足会计报表、预算考核、监管报送3种用途，分别需要明细核算到险种、成本中心、销售渠道等。险种、成本中心、销售渠道等字段需求均通过会计记账凭证实现，导致单个准备金类型的会计记账凭证行数超过万行，生成凭证耗时相当长。优化后，计算仍按最明细的颗粒度生成和保存，预算考核、监管报送的数据改为直接从准备金计算表获取，会计记账凭证不再明细到成本中心、销售渠道，记账凭证行数大大减少。单个准备金类型的运行时间由40分钟缩短至1分钟以内。
2.1.2 整合月末结账的操作步骤
程序运行效率实现大幅提升之后，对月末结账程序的操作步骤进行了大幅整合，月末结账操作由44步降为7步，极大减少了用户操作。之前保险准备金需要操作30多步，逻辑优化和整合后仅为短期险准备金计算和记账、长期险准备金计算和记账操作。收支汇总、定价费用计算、定价佣金、标准保费计算等多个操作也均合并为一步操作。 2.2 在对报表及会计错误数据进行分析和归类的基础上，创建试算校验功能
2.2.1 错误问题
CL公司对现有的报表校验逻辑及月末结账中发现的错误进行了梳理，共梳理出错误200多条，在此基础上归纳为以下4个大类。①会计科目与险种不匹配。此类问题是会计报表校验中出现问题最多的一类，达到一半以上。包括退保金等用于核算长期险业务的会计科目下出现了短险;保单红利等用于核算分红险业务的会计科目下出现了非分红险;保护投资款等用于核算投资类险种业务的会计科目下出现了非分红险等。②会计科目余额错误。主要表现为：部分过渡科目的余额不为0;资产类科目出现负数余额;负债类科目出现正数余额等。③会计科目发生额之间存在一致性。包括：本期计提准备金的损益科目与负债科目发生额不一致;计提工会经费、职工教育经费、党建工作经费与职工工资本期数的比例关系不符合规定的计提比例关系等。④其他类型的错误。包括：使用了停用的会计科目、险种;现金流量字段的输入错误;前端系统及财务系统的逻辑缺陷导致的错误数据;未正确操作结账操作步骤导致的计算错误等。
2.2.2 优化措施
针对以上4类错误，CL公司采取了以下优化措施。①在记账数据产生环节设置校验规则。此方式主要用于控制会计科目下的险种、现金流量代码等错误输入。对于从核心业务系统流转并自动记账的数据，在流转记账数据环节增加校验并给出错误提示。业务系统流转数据错误如因系统缺陷导致，往往需要时间进行解决，为兼顾月末结账时效性和准确性的要求，财务系统可设置为仅作错误提示但允许记账，并通过调整凭证临时解决。对于手工出现的会计凭证数据，在凭证出现和保存时增加校验，错误输入不允许保存。②开发试算校验程序。只有在运行试算校验程序过程中检查当月数据不存在任何错误时，才能执行月末结账的后续操作。校验的事项包括：接口相关校验;保险准备金校验;与科目不匹配的险种校验;科目余额校验;科目发生额校验;其他校验。用户可针对单个或部分事项进行校验检查，也可一次执行全部事项的检查。其中，科目不匹配的险种、科目余额、科目发生额的校验规则均可配置，总公司统一配置了适用于全国的通用校验规则，各省公司也可结合自身需求配置专属的个性化校验规则。③完善和优化有关程序，提升数据质量。如，费用分摊程序经常出现部分机构的个别险种因收入为0或负数导致的结果异常，在对分摊规则进行了调整后，避免了异常数据产生。
2.3 构建月末结账操作平台
2.3.1 提供月末结账任务的发布和操作功能
优化后的月末结账操作共有7项，总公司统一配置月末结账任务清单，并在SAP财务信息系统中发布。省公司会计用户进入系统中可以清楚地看到所有月末结账操作步骤及各个步骤的状态，状态包括：未执行、执行成功、执行失败等。同时还附有详细的说明文档，包括：任务的操作方法、执行前提、什么情况下需要重新执行、重新执行后将影响的其他步骤、程序的主要处理逻辑等，方便用户清楚了解月末结账任务。用户可以灵活选择以下方式执行月末结账操作任务：①对于没有先后关系的任务，用户可以同时选择多项任务，一次提交执行;②用户可以提交任务立刻执行，也可以设定计划时间在未来某个时点运行;③前步操作任务完成后，系统可自动提交其后续操作任务。
2.3.2 提供有效的流程控制功能
月末结账任务清单中，对于存在先后关联的任务配置了以下的流程控制：①前一步任务未执行，不允许执行后续相关操作;②前一步任务重新执行，后续相关任务状态自动改变，需要重新执行;③前一步任务执行成功后，后续相关任务可由系统自动提交执行。通过上述流程控制，大大减少了用户误操作或未操作的可能性，确保了月末结账操作的准确性。用户也可以通过模板中设置的先后关系及操作说明，清楚地了解各个任务之前的关联性。
2.3.3 提供了详细的日志功能
月末结账平台中，详细地展示了各操作任务执行的有关信息，包括：开始执行时间、结束时间、运行时长，成功记账的会计凭证号，报错的具体原因等。通过分析这些日志信息，可以一目了然地掌握任务执行的结果，对程序运行的效率和性能进行评价和分析，总公司也可以实时监控省公司月末结账的操作进度。
3 CL公司月末结账优化工作取得的成效
通過对月末结账工作中的问题进行梳理，CL公司借助财务信息系统对月末结账操作进行了大幅优化，数据质量和效率得到了极大提高。通过将校验逻辑从报表环节前置到账务环节，报表基本实现了一次性校验通过，重复执行月末结账操作的情形大大减少。通过优化数据源和整合月末结账程序，将管理需求和会计需求进行适当分离，大幅减少了月末结账操作步骤，月末结账程序的运行效率大幅提升，优化后的月末结账操作时间已缩短至之前的1/4。
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