时间管理技术的重大创新
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作者: 李静瑜 赵玲玲 张满意 王 红
时间管理,与资源管理、组织管理、技术管理和信息管理共同属于管理科学的五大核心要素之一,在各种管理技术中,与时间相关的管理技术都必然是关键管理技术。在项目管理、经济管理、生产管理、人力资源管理和其他等等管理行为中,时间管理都具有决定性的地位。时间管理技术的应用不仅明显影响到管理的过程和结果,而且直接导致管理的成败。
良好的时间管理,同样应该具备CPMO体系的四化标准:
1.标准化
2.模块化
3.程序化
4.数量化
从标准化角度来说,目前的历法完全不符合要求,因此造成了管理时间区域的混乱,在工作管理中会导致很大的问题和负面影响。现在很多科研单位和生产企业,都是直接采用周模式进行管理和控制。这种管理模式比较精确和紧密,但是不能满足按月计算的时间。而目前还有很多管理模式是采用的月度管理模式,例如考勤、薪酬、结算、销售和其他很多管理工作。目前全世界所通用的历法,其每个月天数不一样,且不是周的整倍数的情况使得月和周的匹配根本无法实现。这些问题造成了大量的计算和协调负担,导致了很多时间、资源和效益上的浪费。
以上的这些问题,只有通过一种标准化的周月匹配工作历法才可以解决。中项技体系从项目管理的四化标准的角度出发,设计了一套新的工作历法,简称为CPMO工作历,可以达到周月匹配的标准化程度。
CPMO工作历的设计其实很简单,就是把每年的12个月制都清除掉,全部的日期都打散,保留周的计算方式,重新排序组合。在新的设计中,采用每月4周,每周7天的模式,这样得出每年是13个月零1天。在CPMO工作历中,每个月都是28天,都分为4周,完全达到了标准化、模块化、程序化和数量化的四化标准。
该工作历是在2008年提出构想,2009年形成初步设计,并且进行了小范围的试验,2010年推广到一些单位和项目进行实际试验。经过两年的实验,取得了不错的效果。现将效果和成果总结如下:
1.规范了时间管理。每个月的时间都统一和标准化后,分割和统计变得非常简单,保证了时间管理的规范性,省掉了不同月份的天数不同、奇偶不同而导致的调整和补时。
2.简化了绩效考核。每个工作月都是28天,分为4周,工作日正好是20个,所以,每周的标准绩效就等同于25%,每个工作日的标准绩效就等于5%。直接使用单日绩效、成果绩效和累计绩效的套餐模式来核算个人工作绩效,非常简便和快速。简化了绩效考核的另一个明显的成果就是直接减少了大部分有关工作进度的劳动纠纷和矛盾。
3.保证了项目进度。清晰、整齐的时间标准使得项目的工作时间可以被很好、很直接地识别和控制,因此项目的进度可以被很好地保证。在很多项目上,甚至还加快了进度,节约了时间。
4.提高了工作效率。实行工作历后,每个月的工作还是在每个月完成。原先31天的事情,也是在4周内完成。出乎实验人员意料的是,员工的意见并不是很大。所以,等于每年的工作都可以在12个月内完成,平均效率提高了8.3%。
5.提高了工作业绩。工作效率的提高,带来的不仅仅是团队和个人工作业绩的提高,还有业务和项目的成功率的提高。销售团队可以获得远超过8.3%的更多订单,科研团队可以实现数倍于8.3%的成果效益。
6.增加员工收入。员工的收入也获得了大幅度的增长。在提高效率、增加业绩的情况下,成本不变甚至减少,必然会导致效益增加。在复合制薪酬体系下,工资和补贴不变,而奖金和奖励大幅增加。
7.保证和增加了假期。由于工作效率提高,项目时间获得了保证,各项工作都可以及时完成,因此假期也就可以得到了充分的保证。在一些单位,不仅年假可以得到保证,而且每年的休假时间增加了5～10天。还有几个单位在试验中,直接将一个月的时间拿出来作为年假,提前达到了年度休假的福利保障。有些单位在试验中,连员工的生日、结婚纪念日、父母生日、六一儿童节、重阳节都作为假期提供给了员工,得到了员工的好评和感谢。
8.简化计算和统计。实行工作历后,财务部、人力资源部、项目部、行政部和其他各个部门在处理内部工作的时候,都大大简化了有关时间的计算和统计。一个突出的表现就是,半数以上的部门和工位在安排工作和协调进度的时候,都不用查看日历。日期除以7 的余数就是当周日序列数。
9.减少协调和会议时间。应用工作历的项目和工作,在协调工作时,关于时间的讨论和耗费都少一些,会议内容也少了很多。尤其明显的是,有一些小会议和内部碰头会,本来就是协调、讨论和确定时间进度的,在实行工作历后,很多这样的小会都直接消失了。
10.减少合同违约。项目时间得到了保证、工作效率得到了提高、简化了计算和统计,最后的效果就是很多项目和业务的合同违约明显减少。除了时间违约的减少之外,还有一部分间接的质量违约减少,以及一部分的成本亏损的减少。
由于是一个新的历法,CPMO工作历在使用中,也出现了以下问题,主要是:
1.需要经常换算。就像夏令时一样,在使用CPMO工作历的时候,只要是涉及对外的事务,就必须立即进行换算和比对。这一点耗费了相当一部分时间。例如个人休假、与外单位的时间约定,都需要换算和比对。甚至有时候发生过内部的日期直接提供给外部,造成了误解和误会。另外,我国的黄金周、法定节假日的换算相对更为麻烦一些。
2.部分单位人员淘汰加快。工作效率的提高,使得偷懒和消极怠工的现象无法隐藏,因此,很多单位中的人员都因为无法适应,而被淘汰。客观上造成了中等、低等能力人员的紧缺和流失,人力资源部门的工作加重。
在这两年的CPMO工作历推广实验中,有两个机遇和优势是意外获得的:
1.2010年的1、2、3月的12周上班时间,非常巧合的与工作历的1、2、3月完全重合,因此,2010年的1、2、3月的实验基本没有换算的干扰问题。
2.2008年实行《劳动合同法》以后,考勤管理、薪酬管理、休假管理都更加严格和准确,因此这几类劳动管理的强化需求,正好顺带就带动了工作历的实验实施。
从两年的实验中看来,CPMO工作历并不是在所有单位都能得到很好的效果,尤其是对于一些内部进程管理并不严格,主要依赖对外工作的单位来说更为明显。例如某餐厅,基本就没有什么正面效果,反而出现了一系列的问题,实验过程仅持续了两周就被开发单位主动停止。还有家电连锁的销售单位、生活服务提供商、旅游机构等,也不适合工作历的实验。但是在内部工作比例较多、工作技术水平较高、内部组织系统复杂和独立性较强的单位,CPMO工作历明显具有优势。在基本上所有的独立项目和内部项目中,CPMO工作历能够立即凸显出其不可比拟的优势和价值,尤其是科研开发项目、建设项目、设计项目和生产制造项目中。
从总体上来说,CPMO工作历的价值是利远远大于弊。经过一段时间的调研和访谈,开发单位还发现,从更广阔的角度来说,CPMO工作历还有可能在以下方面尝试和应用:
1.规范绩效核算。《劳动合同法》实施将近三年了,但是在具体的劳动管理的实施上没有取得太大进展。绩效核算的矛盾和冲突经常出现,而且其核算过程过于复杂和混乱。很多情况下,一方面根本无法保障弱势劳动人员的权益,另一方面又给遵纪守法的用人单位造成了大量的工作负担。CPMO工作历的核算办法极为简单,就算是不会写字的民工和农民,也能很快的理解和学会。一些小型、微型的用人单位用使用CPMO工作历进行考勤和绩效的统计和计算后,大大减轻了工作负担和压力。因此,可以探讨在《劳动合同法》的实施过程中,尝试引入CPMO工作历的标准化绩效核算模式。这样不仅可以减轻劳动双方的负担和压力,同时也能减少劳动仲裁部门的工作负担,加快劳动仲裁和处理速度。
2.调整黄金周和年度休假。如果可以实现年度休假一个月,黄金周其实是不需要再设立的。根据CPMO的实验,这样的安排是完全可以实现的。既可以保证单位的工作进度,保证社会的GDP不会被减少,还可以保证个人的工作时间得到减少,休假时间增加到一个月。因此,也可以探讨,逐步实行CPMO工作历,以实现劳动者的月度年假福利,以替代统一的黄金周,避免蜂拥出动的劳民伤财的休假行为。
3.提高劳动者收入。CPMO工作历是13个月,所以,劳动者可以获得13个月的月薪,这样可以进一步的提高劳动者的收入,尤其是中低层劳动者的收入,配合国家的收入分配改革。而由于工作效率的提高,企业和用人单位的业绩得到了最少8%以上的大幅度的提高。在绝大部分单位中,劳动者的薪酬总比例最多也就是20%,全体员工的单月薪资占单位总收入的比例最大不会超过2%,一般都在0.1%～0.5%之间。因此,这样的模式是一个双赢的模式,完全不给劳动双方添加任何负担。同时,国家的GDP、社保缴费都会得到增加。
综合来说,CPMO工作历是一个通过标准化、模块化、程序化和数量化的四化标准来实现的时间管理系统,其功能和价值就在于工作效率的提高,从而可以促进和加快其他各方面的管理水平的提高和成果业绩的实现,可以真正实现“向管理要效益”。
(作者系清华大学老科协项目管理委员会调研员、调研助理)
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