基于新时期的高校档案信息开发与利用

来源:用户上传      作者: 白艳红

　　摘要:本文围绕做好高校档案信息的开发和利用这个主题，从强化档案意识、做好编研工作、加强基础设施建设、创新服务方式四个方面进行了简要的阐述，并提出了自己的观点和建议。
　　关键词:档案 信息 开发 利用
　　
　　随着信息时代的到来，世界信息化浪潮正席卷全球，信息资源开发与利用水平已成为一个国家强盛的重要标志之一。作为我国信息资源的重要组成部分，高校档案信息资源在新的形势下如何适应高校改革的需要，大力做好综合开发利用工作，为高校教学、科研、管理及区域经济服务是当前的一项重要任务。
　　
　　 一、强化档案意识，造就一支高素质的档案队伍是做好高校档案信息资源开发利用工作的保证
　　 高校档案的发展，迫切需要一支政治业务素质高、结构合理具有现代化意识和科学知识，创新能力与开发编研能力强的档案管理队伍。
　　 要实现这一目标，首先要加强档案队伍的专业知识和技能的培训。在加强专业队伍高学历进修学习的同时，通过经常性的、有针对性的短期培训、岗位培训和继续教育，不断学习新知识、掌握新理论、提高新技能。二是要进行相关知识和技能的培训。档案人员要不断拓宽知识领域，学习哲学、经济、法律、历史和现代科技等相关知识及反映当代世界政治、经济、文化新发展的各种新知识，同时要学会运用现代化工具和手段进行档案管理，提高工作效率和经济效益。三是加强校际交流与协作，鼓励档案人员不断进行理论研究和实践探索，提高档案人员的理论水平和管理素质。四是建立竞争与激励机制，调动档案人员增强自身素质的自觉性，随着高校人事制度改革的深化，竞争上岗、择优上岗的机制已逐步推开。要进一步完善人员素质与岗位、人事、工资挂钩的运行机制，使每个档案人员“想求职，先求知”，促进人员素质提高的良性循环，激励各类优秀档案专业人才脱颖而出。二是建立人才引进制度，要根据高校档案发展的需要，引进高学历档案人才，改善档案队伍的人才结构，提高档案队伍知识层次。总之，要通过广泛的学习和实践，使档案人员拥有宽厚的知识，具备研究和创新思维的能力，具有锲而不舍的韧劲和敢冒风险的闯劲，不断推动高校档案工作求新、出新、立新，以适应高校改革与发展
　　的新要求，不断开创档案工作的新局面。
　　
　　 二、做好编研工作，大力开发档案信息资源，不断丰富馆藏是做好高校档案信息资源开发利用工作的基础
　　 开发信息资源、开展编研工作成为高校档案工作的一项十分重要的任务。这项工作开展得如何，将直接影响到档案工作的管理水平和服务质量。首先，作为编研开发的基础，收集工作应当做到数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理，即要求高校档案部门采取切实措施，保证档案信息资源完整、准确、及时、高质量的收集进馆（室）。其次，按照系统化、科学化的要求，做好分类整理、分析研究工作。要充分利用检索工具，以案卷目录和卷内目录为依据、途径，在全宗目录上寻找利用者感兴趣的文件，编制出专题目录。第三，要根据高校教学、科研、管理和服务工作的特点以及高校档案重复用、经常用、综合用的“三用性”，确定档案的编研形式和内容。重复用是指在高校各项工作、决策中需要反复查阅利用的有关档案。
　　
　　三、加强基础设施建设，逐步实现档案管理的现代化是做好高校档案信息资源开发利用工作的关键
　　 档案馆（室）是开发利用档案信息资源的重要阵地。加强档案信息基础设施建设，实现档案信息工作现代化，是开发利用档案信息资源的客观要求和档案事业发展的必然趋势。随着社会各项事业的快速发展、档案资料的与日俱增、高新技术的不断利用，档案载体也从单一的纸质档案向多种档案转变。现行的手工操作速度慢、效率低，已经远远不能适应开发与利用档案信息资源的需要。另外，档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，是管理和利用档案的工具。
　　
　　四、创新服务方式，为阅档者提供方便快捷的服务是高校档案信息资源开发利用工作的最终目的
　　 为了更好地实现档案工作的目的，我们应根据高校档案需求发展的趋势，在不断优化传统服务方式的基础上，不断创新档案服务方式。一是创新档案信息加工服务方式。随着社会的发展，档案利用的凭证性需求已不再占据绝对的主导地位，各类主题性档案需求日益增长。高校档案部门可以根据利用者的不同需求，有目的地将各类档案资源予以归纳整理、组合，为利用者提供完备、充实的档案信息服务。二是创新档案咨询服务方式。高校档案部门建立的多种形式的“档案咨询服务中心”等都属于档案咨询服务的范畴。以网络化的技术手段支持档案咨询服务、提升档案咨询服务的水平将是未来的发展方向。三是创新现行文件阅览服务方式。现行文件阅览服务是档案部门最具时代气息的服务措施之一，是对传统档案部门工作范围的突破，也是今后一个时期档案部门克服档案信息滞后弱点，推动档案资源社会共享的有效途径之一。此外，诸如档案寄存服务、档案知识服务、档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务之类的服务方式正在不断涌现。档案服务方式的创新必将为高校档案信息资源的有效开发利用与社会共享提供积极有效的途径。
　　 总之，开发利用高校档案信息资源是一项复杂的系统工程，是对高校档案财富的升华和再创造。做好这项工作是高校又好又快发展的需要，更是高校档案部门义不容辞的职责。
　　作者单位：泰山学院
　　(编辑 雨露)
　　
　　参考文献：
　　[1]乐宏.论高校档案工作的作为与地位[J].兰台众议.2004(1):12-13.
　　[2]周红梅.谈高校档案工作的深化改革 [J].泰安师专学报.1996(3):20-21.

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