基于新媒介视角的高校人事档案管理新思考
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作者: 李长茂
摘要：高校人事档案管理是新形势下建设和谐校园，理顺校园管理程序的重要一环。基于新媒介视角的高校人事档案管理新思考，主要依托多媒体数字化有效开发的重要前提；同时对高校人事档案管理具体策略框架的探索和挖掘，则是有效提升新形势下人事档案资料管理效率和效果的一种尝试。
关键词：人事档案管理；高校；人才；新媒介视角；策略建议
中图分类号：C93 文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）22-0184-02
在当前的高校人才信息管理系统里面，高校人事档案管理工作无疑具有决定整体全局性问题瓶颈顺利解决的关键意义。这件工作关系到当代中国高校合理配置人才资源，并且有效地、有针对性地进行人才资源开发的系统策略工程的开展和深入。与此同时，科学、有效、全面、客观的人事档案信息管理还可以为高校人才自身的学历、技术职称以及社会关系等领域的科学监督与管理提供第一手的原始资料和依据。基于新媒介视角的高校人事档案管理新思考，就是要从当前中国高校档案管理的紧迫现实出发，积极利用先进的多媒体数字技术和交互系统开发等手段来加快档案管理的多媒体数字化进程，从而有效地改变现有情境下高校人事档案管理的旧有瓶颈和障碍。笔者认为，要想在档案管理的多媒体数字化和交互系统开发领域有效贯彻和落实，需要重点解决以下几个方面的关键问题。
一、高校人事档案多媒体数字化有效开发的重要基础
在某种程度上来说，当前中国高校人事档案管理工作由于长期以来积累了较广泛的多层面的顽固病症，那种时而重视又时而忽视的现象还是比较普遍的，再加之高校人事档案管理工作并非高校中的主要业务环节，长期以来不被摆上关键的议事日程，也就不足为奇它在高校中所处的如此境遇。
1.有效明确和提高对高校人事档案管理工作重要性的认识是必备基础之一。由于高校中今日主要的竞争还是在科研和人才培养，争夺各级科研项目和经费投入等方面的你争我抢，就使得本来不被过多关注的高校人事档案管理至今未被给予过多的重视。其实究其各个高校之间的激烈争夺和竞争，根本的还是人才资源的比拼和最大化开发利用。鉴于目前中国大多数高校还是采取传统的管理模式，就不能有效及时地跟上今日高校人才流动较为频繁的业务实际，这就出现了多数的“档随人走”、“人走档留”等等重大事件的不断出现。实践已经证明，紧迫的高校人事档案管理现实已经向各单位的主管领导和档案管理人员提出了严峻的挑战和冲击。这其中笔者认为最应该解决的棘手问题就是高校人事档案管理的多媒体信息化开发和普遍应用。这是当务之急，更是影响长远的发展大计。
2.完善高校人事档案管理制度，借助网络化、资源化平台达成共享模式。由于中国高校人事档案管理存在着虽单纯开发资源库和信息库，但是整体上相互之间未达成共享的信息平台和快速便捷的交流沟通渠道，这就使得高校人才的人事、档案、劳资信息等等不能集中在一个数据库管理平台下来进行综合资源开发。当高校人才趋于稳定和相对饱和的情境下，如何借助网络化、资源化的平台来有针对性地反映出人才的详细优势和劣势情况，从而做到人尽其才，人尽其用，这显得尤为迫切和必要。笔者认为，这也是有效避免过度而且重复填写各种人事档案表格和归档不同时期档案时重复设立和取消的冗余工作。在此基础上，节省了人事档案管理工作的人力投入和物力投入，能够节约出更多的时间来做提升管理水平和层次的其他领域的工作。
3.树立为高校教职工提供优质档案管理服务的坚定信念是必备的基础之三。高校人事档案管理工作紧贴高校教职工的生活实际和工作实践，这也就为其带上了关乎构建和谐校园，有效发挥人才积极性和主观能动性的特殊工作符号。作为高校的档案管理工作人员，要认真贯彻和落实自身参与管理工作的使命感和责任感，树立高校人事档案工作至为重要的职业高尚信念，应该积极调研，从而更加有针对性地满足高校各项工作的需要和期待，将档案信息的收集和整理日常化、常态化和规范化；注重档案的鉴别和整理、归档。结合高新技术和数字多媒体技术发展的实际，积极创建和开发人事档案管理的信息资源网络化、数字化以及数据库管理的现代化、规范化。这是基于为高校教职工热情、周到、细致服务的有效举措和切实选择路径。
4.积极吸引高校人才广泛参与新媒介技术情境下的档案管理工作程序是必备基础之四。一定程度上，将高校档案管理工作由原来的传统的高校人才被动提供档案相关资料逐步提升到高校教职工的“主动”参与、收集和整理提供资料的新发展思路上来。要借助一切可能的宣传手段和渠道来向教职工明确人事档案管理工作关乎每个高校人才的切身实际利益，不断提升教职工对人事档案工作的理解、认识和大力支持程度。笔者建议，借助更加便捷的新媒介技术来拓宽档案信息整理和传送领域的渠道和平台区域，这不是应时之举，而是长久之计、明智之策。
如何有效、全面、系统地将分散在高校各个职能部门工作人员手中的相关档案信息整合化和集约化，并严格按照学校的相关归档要求来将大多数具有保存价值的文献资料收集齐备，并向档案管理中心移交存档，绝不能离开高校教职工的自身积极参与和热情支持。在此工作程序链条中，切记要及时做好档案的事先整理和分类，否则就会给后期的档案中心管理人员带来相当大的工作量和劳动成本付出。这其实正如前文所述，如何将档案相关知识有效合理地普及和推广是走在各项整理工作前面的系统工程。可见，人事档案管理工作不能过于盲目追求新技术、新思维和新观念，那种步步为营、稳扎稳打的工作态度和处事原则也是先进技术条件下管理人员自身的综合素质的有效展现。
二、新媒介视角下高校人事档案管理主要策略框架建议
紧贴当前中国高校高等教育和人事管理体制改革的实际，我们已经明确了今后高校人事档案管理的新目标和新要求。那种传统的、旧有的管理模式已经不能够为当前蓬勃发展的管理实践提供更加完善的解决方案，于是，究竟应该如何更加有效地改革和完善人事档案管理模式，更加人性化地为高校教职工服务就成为不得不面对和着力解决的重要课题。
笔者认为，当前从新媒介视角来思考高校人事档案管理工作应当重点实施下述几个方面策略工程：
1.信息化、网络资源数据库化是新媒介技术条件下的切实有效之选。单纯就某一个高校的人事档案管理工作量来计算的话，虽然受到各种现有条件的制约和限制，但是认真系统地规划和实践是能够解决的。若是更大规模的档案信息整理，传统的工作模式和流程显然不能满足现有的工作需求，信息化、网络资源数据库化就成为必备的应对策略之一。在具体实施策略工程框架时，千万不要被冗长和海量的信息所吓倒，应该合理有效地借助解决方案来建立人事档案管理数据库，从而进一步提升短时间内提供全方位服务的水平和层次。同时，构建网络资源数据库更能使得部门之间的信息文件等等实现互联和互通共享，在提供档案信息服务的时效性和便捷性上取得历史性的突破。当前，网络信息化资源数据库应该着力结合3G技术来提升人事档案资料收集与整理的新手段和新途径，尤其是在资料拍摄的纸媒向数字图片的转移程序中，大量地借助新媒介技术，不仅有效地减少劳动工作量，又使得枯燥的工作趋于娱乐化和趣味化，高校人事档案管理人员不妨一试。
2.依托校园局域网的点播访问系统订单化服务策略开发。高校人才人事档案管理基于高校人才个性化管理的需求，可以考虑在依据校园网络背景下的点播定制服务策略的开发和逐步推广实施，这既是对高校教职工个人化、人性化管理的有效满足，更是为特殊高层次人才提供信息服务的新选择和新尝试，这也是应付日益激烈和常态化的高校人才流动新机制的有效应对策略。此种点播订单制个性化服务不能脱离网络数字资源信息库而单独发挥效用，这也提醒我们的高校人事档案管理工作人员要将自己应用网络资源的能力和水平提升到一个较高的层次，否则就是一句望洋兴叹的空话罢了。源自于为特定高校教职工的个人发展和职业生涯服务的需要，笔者认为，在基本具备能够提供全体教职工的综合服务基础上，更加有效而便利地为特殊高层次人才提供多维服务也是新形势下的有效选择策略。
3.校园办公自动化系统框架下人事档案管理的电子公务模式建构。如今，高校数字化管理系统已经成为许多高校正在普遍使用的一种信息化管理平台。但是，我们发现目前许多高校由于技术平台本身的局限和人事档案管理工作的特殊性质，还没有在高校数字化管理系统框架下切实着手建设相关入口来为档案管理工作设计切实可行的接入平台。这似乎是一个较为敏感的领域，但是基于社会化服务部分的档案信息管理也有被纳入到数字化管理系统的可能和空间。在今日高校电子校务环境中，适合高校实际工作的档案管理系统的开发和构建，借助最新信息技术，将校园电子公务的范围扩大到身份核对、人事、学生、教学、科研以及相关其他管理领域是今后发展的主要方向和重点指向。可以说业务系统的整合和无缝对接是此种新媒介条件下发展相关构建策略的关键环节，也是档案管理现代化的必经阶段。
目前需要亟待解决的问题是：现有档案的数字化以及计算机辅助编研和档案保管设备的运用等等也对档案管理工作提出了更加严峻的挑战。加之由于统计业务及功能比较原始以及多数高校档案管理未能完全接入互联网等等，使得用户没有顺利实现通过系统来进行信息交流与数据交换。
三、结语
从新媒介视角来观看当前高校人事档案管理工作的具体实际，是建构和谐校园，进而努力营造良性档案管理工作情境的有效路径选择之一。如果只有策略框架上的建议和思考还不足以解决紧迫的现实问题。笔者认为，相关后续工作仍然需要我们付出更多的努力和投入，诸如如何进行档案数据的统一描述和跨系统范围之内的数据资源共享，点播访问和订单化信息检索的权限如何控制以及如何进行数据库安全加密等等都是需要进一步解决的现实问题和关键症结所在。
参考文献：
[1]邱佩芳，等.高校电子校务环境中的档案管理系统[J].中国索引，2006，(4).
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[4]张雅琴，王桂华.试谈高校档案数字化[J].兰台内外，2011，(1).[责任编辑 安世友]
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