高职院校人事档案管理信息化探析
来源:用户上传
作者: 李淑艳
摘要:随着高职院校跨越式的发展和人事制度改革的不断深化,对人事档案工作提出了更高的要求。管理信息化是高职院校人事档案管理的必由之路,是信息时代人事档案事业发展的必然趋势。为适应信息时代档案事业的发展和高职院校自身改革的需要,必须加快人事档案信息化建设的步伐。为此,应通过加强领导、规范管理、建立完备翔实的人事档案数据库系统和网络化管理体系、建设高素质的人事档案管理人才队伍等有效途径,推进人事档案管理信息化进程。
关键词:人事档案;管理; 信息化; 高职院校
中图分类号:G647文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)18-0269-02
高职院校人事档案是高职院校在人事管理活动中形成的,记述和反映教职工个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息,能客观准确、真实完整地反映个人成长过程的全貌,是教职工个人人生阅历的浓缩。是合理用人、选人的重要基础,是人才开发的重要信息资源。人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分,是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节,是一项政策性和服务性很强的工作。它的好坏直接影响组织人事工作的效率和质量。随着高职院校跨越式的发展和人事制度改革的不断深化,对人事档案工作提出了更高的要求,为适应信息时代档案事业的发展和高职院校人事制度改革的需要,必须加快人事档案信息化建设的步伐。
一、高职院校人事档案信息化管理的必要性
1.高职院校人事档案管理信息化是人事档案事业发展的必然趋势。随着网络时代的到来,信息技术及信息产业的高速发展,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。而档案作为原生的信息资源,档案信息化建设已成为国家信息化建设的重要组成部分。档案信息化是指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发、利用。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程,,也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程,《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务。因此,管理信息化是高职院校人事档案管理的必由之路,是信息时代人事档案事业发展的必然趋势。
2.高职院校人事档案管理信息化是人事制度改革和发展的客观要求。随着高职院校跨越式的发展和人事制度改革的不断深化,教职工人数快速增加,人才流动日益频繁、人员类别日趋复杂,推行干部聘用制度,实行竞争上岗,实现人事管理由身份管理向岗位管理转变,由行政任用向聘用关系转变,全面实行岗位聘用制度等。人事制度改革的推进和信息化浪潮的涌现,人事档案材料大量增加,对人事档案信息的利用日益频繁,传统的档案管理模式已不能满足新形势的需要,也不适应现代信息社会快节奏的要求。因此,必须加快人事档案管理信息化建设的步伐,以适应时代和高职院校改革发展对档案工作创新的客观要求。
3.高职院校人事档案管理信息化是实现人事档案自身价值的需要。高职院校人事档案的真正价值在于利用,在于为学院中心工作、领导决策、教职工提供全方位的人事信息服务。这是人事档案工作永恒的主题和根本目的,档案管理的最终目的是为了把档案的潜在价值转化为现实价值,作为人才信息“缩影”的人事档案,是人才开发的重要信息资源,能为人才资源的合理使用提供信息参考。为此要有效地开发和利用人事档案信息资源。为实现“人尽其才,才尽其用”提供有力保障和有效服务。人事档案管理分为档案实体管理和档案信息管理两部分,实体档案信息的原始性、唯一性和法律凭证作用决定了实体档案的重要存在价值,但实体档案的查阅比较烦琐,利用效率低下。档案信息化管理为档案信息的充分利用提供前所未有的便利条件。能大大提高人事档案工作的质量和利用效率,能最大限度地发挥人事档案的功能,实现人事档案的价值。
二、实现高职院校人事档案管理信息化的有效途径
1.加强领导,提高认识。“说起来重要,排起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”是当今社会人们对于人事档案工作态度的生动写照。为此,要加大宣传力度,增强各级领导和教职工的档案意识,争取他们对人事档案工作的支持和配合。实现干部人事档案管理制度化、规范化、科学化、信息化,硬件建设是基础,领导重视是关键。领导重视是做好人事档案工作的前提,学院领导要提高对人事档案工作重要性的认识,将人事档案管理工作纳入学院整体工作计划之中,在机构设置、人员配备、经费使用上予以保证;组织人事部门的领导更要重视,要将人事档案工作纳入组织人事部门的重要议事日程,把档案工作与其他工作同研究、同规划、同布置、同考核;定期研究布署、检查、指导人事档案工作。
2.夯实基础,规范管理。为切实提高人事档案工作质量,必须在人事档案的规范化、科学化管理上下工夫。首先,要健全规章制度。根据《干部档案工作条例》的要求,结合工作实践,建立健全七项制度、七种簿册,档案管理的各项规章制度是管理实践经验的总结,是使档案管理实现规范化、科学化的必要手段和重要保证。人事档案管理部门要在日常管理工作中严格执行各项规章制度。其次,要不断充实档案内容。形成材料的各部门要对当事人进行全方位的考察,从不同角度、不同侧面真实反映每个人的历史和现状,注意针对和突出个人的特点、业务能力、专业水平的考核,形成的材料要客观、真实、准确、全面,做到“观其卷,见其人”。人事档案管理部门要定期跟踪收集反映教职工最新情况的材料,及时归档,保证人事档案材料收集齐全、真实、准确、完整。使之处于动态的更新,提升人事档案的利用价值。
3.建立完备翔实的人事档案数据库系统。高职院校人事制度改革的不断深入,对人事档案管理工作提出了更高的要求,档案管理部门必须进一步提高工作效率,及时、准确地传输大量的人事信息,提高人事信息管理的时效性。为适应需要高职院校人事档案管理的重心应有逐步由档案实体管理转向档案信息管理;由手工管理转向计算机管理;由人工检索转向网上查询,实现电脑查询与实体档案管理相结合的方式。切实改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式,采用现代化手段,利用计算机等设备对人事档案进行全过程管理。为此要建立人事档案数据库系统,实施人事档案动态管理。及时采集和更新人事档案数据,使人事档案数据化、信息化。数据库的建设是一项涉及很多环节且颇费时间的系统工程,是一个渐进性的过程,要投入必要的人力和时间;需要分阶段、分层次、分步骤有序地进行。数据库必须建立在中组部《信息结构体系》的基础上,如,江苏省委组织部研发的新版组织(人事)信息管理系统,这套软件系统的主要功能是:既建立起人员信息数据库,提供档案信息的优质服务,又解决干部人事档案工作的自动化和现代化管理。建立起人员信息数据库,首先,必须重视数据的采集,它是干部人事档案信息系统最基础的工作,信息采集必须以人事档案和组织人事部门审核的“三龄一历”为依据,确保信息数据库内数据的完整、全面、系统、准确。其次,数据库信息的补充和维护要及时,保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。要把人事档案管理部门建设成学校组织人事等相关部门的信息库。
4.建立人事档案网络化管理体系。人事档案数据库的建立,使得人事档案信息的利用更加方便快捷。但用计算机管理档案信息不能只停留在单机有管理水平。为实现信息资源共享,提高工作效率与质量,要在局域网内建立人事档案网络化管理体系,重点解决好使用权和管理权问题,通过确认密码和身份提供所需信息。要解决好信息安全问题,一是对数据库采取切实有效的安全防护措施,防止档案信息的损毁和遗失;二是保密问题。在组织人事部门内部,实行干部信息网络化管理,可通过用户管理分配用户和设置用户的系统权限,通过网络使信息共享,避免信息的重复录入,减少大量重复性劳动,大大提高工作效率。在组织人事管理工作中,随时可能产生一些新的信息,可以通过网络随时更新信息,同时向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料,大大提高信息的时效性。各级领导可根据不同的工作需要,随时查询各类人员的信息,而且还可以对这些信息资料进行快速统计分析,为领导决策和组织人事工作提供快捷、方便、全面的信息服务,提高信息的利用效率,使人事档案信息资源得到最大限度的开发利用。并将逐步利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术,运用《干部人事档案原件管理系统》将档案原件全部输入计算机,建立电子档案,档案的查阅、借阅全部实行微机化操作,实现人事档案管理数字化、信息化、网络化。
5.建设高素质的人事档案管理人才队伍。人是档案管理的主体,档案工作人员的素质,直接影响档案工作的实效。要更好地推进人事档案信息化进程,档案人员素质的提高是关键一环。实现人事档案的信息化管理是一项长期的、艰巨的战略任务,任重而道远。要担当起这一历史重任,必须有较高的政治素质,良好的职业道德和崇高的敬业精神,另外,信息技术、网络技术在档案领域的应用,电子档案的安全问题对档案管理人员的素质又提出了更高的要求,因此,要建立完善的档案人员培训制度,有计划地对在职人员进行继续教育和培训,更新其知识结构,提高其业务水平。培养和造就一批既懂档案管理专业知识,又掌握现代科学技术的复合型人才。以适应知识结构不断更新、信息处理能力不断提高、知识面不断拓宽的人事档案工作环境的新要求。
面对信息技术的挑战,高职院校人事档案管理应真正实现信息化,大力开发档案信息资源,实现资源共享。充分挖掘人事档案的功能,实现人事档案的价值,使人事档案真正成为高职院校人力资源开发的信息基地。
参考文献:
[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.
[2]郭红.高校档案管理信息化建设略论[J].兰台世界,2008,(2):15-16.
[3]龙安梅,等.新时期高校人事档案信息化管理[J].兰台世界,2009,(1):55-56.
[4]邓绍兴.干部人事档案工作改革路在何方[J].档案与建设,2005,(7):17-19.
[5]刘秀琦.试述人事档案的集约化管理[J].档案天地,2005,(2).[责任编辑 陈凤雪]
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-397907.htm
