浅谈医院档案管理
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作者: 孙红方
摘要:医院档案管理是医院管理工作中的一个重要组成部分,伴随医疗卫生事业的不断发展,特别是医疗体制改革的不断深化,医院档案管理也面临着新的问题。分析了当前医院档案管理的现状和问题,提出了相应的解决对策和措施。
关键词:医院;档案;管理
中图分类号:C93文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)13-0178-02
医院档案是医院日常工作活动的真实记录,它是在医务管理、科学研究、医疗诊治、学术交流等活动中形成的具有保存价值的不同形式的文件材料 [1] 。在现代医院管理中,档案管理作为医院管理的重要组成部分,在为领导决策提供依据和参考,为科研工作提供技术和借鉴,为维护单位利益提供条件和保障,为社会提供全方位的优质服务方面都发挥了重要作用。因此,加强医院档案管理非常必要。近年来,随着档案管理体制的改革和档案工作“达标升级”的开展,医院档案管理从根本上有所加强,但仍无法同日益发展的医疗、教学、科研工作相适应,普遍存在一些问题,亟待加强。
一、医院档案管理中存在的问题
医院的中心工作是医疗和科研,医院管理的重点是如何提高医疗技术水平,改善诊疗条件,为患者提供优质、安全的服务。因此,在医院管理和建设中重医疗、轻档案的现象比较严重。主要表现在以下几个方面:
1.观念陈旧,档案管理意识淡薄。档案管理是医院管理的重要组成部分,不仅涉及到医院本身历史发展的全貌,更关系到人民群众的身心健康和医学科学的发展。虽然近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传,但是社会公众对档案利用效益还是知之甚少,医院“重医疗、轻档案”的思想普遍存在,认为档案管理可有可无,认识不到档案管理在医院管理中的重要性和必要性。即使一些医院进行了档案的收集、整理和保管,档案信息资源开发利用率也不高,仅仅局限于坐等上门提供借阅、复印等的被动式服务,许多珍贵的档案被束之高阁,体现不出任何价值,失去了管理的意义。
2.格局混乱,各门类档案分室保存。医院档案大体分为党政文书、医疗、人事、财务、设备、科研、基建、音像、病案等。虽然各医院都按照档案管理目标的要求成立了综合档案室,实行统一管理,但由于没有一套科学统一的医院档案管理制度和方法,在实际档案管理工作中往往是各行各的,有些部门为使用方便,不愿及时移交自己保管的档案材料,甚至将日常工作中形成的某些档案材料据为己有,人为地造成档案材料收集不齐全、不完整,形成一个单位多部门管理档案的局面,影响了医院档案工作的开展,也使各部门之间缺乏必要的协调,造成人力、物力、财力的浪费,很大程度上制约了医院信息管理整体水平的提高。
3.知识缺乏,专业人员素质偏低。目前很多医院档案管理人员一般是来自临床或其他非档案管理专业,理论水平、业务能力、文化程度等方面参差不齐,与信息时代发展的要求相差悬殊。另外,不少医院在人才培养中较为重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的继续教育没有纳入计划和要求,使得许多档案管理人员的能力水平只停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力,许多人员不愿意从事档案管理工作,档案管理水平低下。
4.投入不足,基础设施建设滞后。由于医院档案不像医疗、科研、教学研究那样能够直接产生社会效益和经济效益,因此在医院近期和远期规划中对档案管理、档案设备的投入等方面考虑较少或完全未纳入规划中,造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展,档案管理发展相对滞后。此外,经费欠缺、医疗用房的紧张,致使档案所用办公室、库房、阅览室严重不足,档案管理设备陈旧,管理技术落后,无法适应新形势下档案管理工作的需要,不利于医院档案工作的开发和工作效率的提高,不利于医院档案的安全保管。
二、加强医院档案管理的对策
1.加强领导,注重宣传,增强全员档案管理意识。一是认真学习、贯彻落实《档案法》,增强医院干部、职工的档案意识,特别是领导干部的档案管理意识。领导重视和支持是做好医院档案工作的前提条件和重要保证 [2],要把档案管理工作纳入重要工作议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步考核评价、同步发展。二是加强组织领导,形成由院长或副院长直接分管,院办公室主任、各部门负责人和专兼职档案人员共同组成以临床医技为主的档案三级网络管理模式 [3] 。三是注重宣传教育,使医院领导、医院干部职工充分认识档案的重要性和潜在价值,坚决改变实际工作中档案管理可有可无的模糊认识,认识档案与医院日常工作的密切关系,拓展档案管理宣传工作思路,更好地支持档案管理工作。
2.建立健全档案管理制度,规范档案管理行为。制度建设带有根本性、全局性、稳定性和长期性。完善的档案管理工作制度是做好档案管理工作的可靠保证 [4] 。随着科学技术的发展、档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立符合医院实际情况的、科学的档案管理体系。一是建立信息档案科,明确职能,将医院各个门类、不同载体的档案材料统一管理、统一考核。二是健全统一的管理模式和管理网络,使每个部门的专兼职档案员都能发挥部门作用,理顺关系,消除部门之间独占信息的局面,实现档案信息的共享。三是完善档案归档范围,特别是加强科研成果、学术论文等容易流失的材料的收集。四是健全完善档案的收集、整理、归档、保管利用、鉴定、销毁、保密、库房管理等制度,保证档案管理的全过程达到规范化、制度化。同时,要通过医院管理层将制度落到实处,确保医院档案的齐全完整。
3.结合实践,加强培训,提高档案管理人员综合素质。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急 [5]。一是选配档案人员时要考虑德才兼备原则,要有做好本职工作的事业心和责任感,具备相应的文化、技术和业务素质。二是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。三是深入临床一线,调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,及时改进档案管理工作存在的问题,推动档案管理水平的提高。
4.加强硬件设施建设,实现档案管理现代化。硬件的建设的合理与否直接关系到医院档案管理工作的成效,同时在一定程度上反映了医院的管理水平 [6] 。一方面要引进现代化的技术和设备,如档案库房的去湿防潮、空调设备、高效灭虫、灭火设备,这些设备和技术的应用是档案管理现代化的重要内容和必要条件。另一方面要引进计算机管理,用计算机存储整个医院行政上、业务上的档案资料,方便使用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力、财力,提高了工作效率,同时利用计算机管理可以减少档案资料的有效空间,保存信息方便简单,也增加了其保密程度。
5.重视开发,充分利用,发挥档案的社会效应。档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用。因此,医院档案管理人员要树立服务意识,多途径、多渠道地开发档案信息资源,为利用者提供档案原件、复印件,提供各种参考资料和有关咨询服务。同时,根据本单位的实际需要,有针对性开展档案编纂工作,编写各种专题汇编,如医院全宗介绍、大事记、组织沿革、医院基础数字汇编等,为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。另外,还要加强档案利用反馈信息的管理,并对反馈的信息进行深入研究,提高档案的利用率,发挥其社会效益。
新的历史时期赋予了医院档案管理工作新的内容和新的任务,也对医院档案管理提出了更高、更新的要求。只有不断加大工作力度、开拓工作思路、创新工作方法,采取扎实有效的措施,才能使医院档案管理更上新台阶,更好地为医院事业发展服务。
参考文献:
[1]张曙辉,王红珊.试论医院档案管理现状及对策:第6卷[J].中国医药卫生,2005,(21):15.
[2]黄艳.医院档案管理存在的问题与对策:下[J].法制与社会,2009,(2):264.
[3]艾莉丽,等.医院档案管理规范化可行性探讨[J].中国医院管理,2004,(24):33.
[4]郭敏.提升医院档案管理水平的有效途径[Z].《山东档案》业务建设,2006:32.
[5]吴记春,李莉.浅谈加强医院档案管理[J].科技创新导报,2009,(17):171.
[6]余立娟.加强医院档案管理,促进心理卫生事业快速发展:第21卷[J].中国民康医学,2009,(13).
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