论高校国有资产管理信息化
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作者: 马 骏
随着计算机网络技术的飞速发展,为高校国有资产管理提供了一个崭新的管理信息化平台。如何利用先进的现代信息技术来促进高校国有资产管理的理念更新、方法改进,进而达到提高管理水平的目的,已成为当今高校国有资产管理工作者研究探索的主要问题。
一、高校国有资产管理信息化势在必行
随着高等教育的快速发展,高等学校的办学规模不断扩大,投入不断增加,作为办学条件支撑的国有资产总量在急剧增长。高校国有资产管理工作是高校管理工作中的重要组成部分,其特点是投资大、数量多、信息量大,而且具有十分活跃的动态过程。然而,由于各种因素的影响,高校资产管理一直存在较为严重的问题:一是“重投入、轻管理”、管理分散、管用分离、账账不符、账物不符、账卡不符等一系列问题;二是管理模式和手段落后。在传统的手工管理模式或计算机单机辅助管理模式都不同程度存在程序繁琐、重复工作、流程长、反应迟缓等问题,使得管理与使用情况脱节,各级管理部门无法及时了解国有资产在使用过程中的各种情况。造成的原因主要是管理技术或手段落后、信息资源无法共享,同时当前高校国有资产不是由专业的、单个部门管理,而是由非专业的多个部门独立管理,因而难以全面准确、动态实时地反映和掌握“家产”占有、使用、分布等详细状况和信息。因此,高校建立科学的管理模式,合理分配国有资产、优化资源配置,提高资源利用率、实现资源共享显得尤为迫切。《行政、事业单位国有资产管理暂行办法》明确要求建立资产管理信息系统,实现资产动态管理,充分利用资产管理信息系统做好资产统计和资产信息报告,全面、动态地掌握资产占有、使用状况。实现国有资产动态管理模式,即对国有资产的整个生命周期进行全面的动态管理和监控,通过对量化管理过程中所涉及的各项指标建立模型的方法,运用预测、分析、统计、反馈等手段,为各级管理和监督部门提供及时、准确、详细的分析数据和决策依据。这恰恰是国有资产信息化管理的优势所在。可以说,现代信息技术将给高校国有资产管理工作插上有力的翅膀,为实现“管理出效益”拓展出广阔的空间。高校国有资产管理信息化势在必行。
二、高校国有资产管理信息化应遵循的原则
(一)管理思想与先进技术的有机结合。依托互联网及校园网建成的高校国有资产信息化管理系统应是全新的科学管理理念与先进的计算机网络技术的有机结合。它由两个部分组成:一是借助新的信息技术手段来指导和保证的管理体系、人员体系、评价体系的管理理念及制度。它具有更高的劳动生产效率、更简便的管理方法、更高的资源利用率;二是物理网络,由网络设备、计算机硬件设施、软件系统等组成。
(二)实时性与准确性的高度统一。传统的管理方式下,国有资产管理部门只能靠定期统计、上报、汇总来掌握国有资产相关信息。由于国有资产的数据信息是不断变化的(如国有资产的使用人、存放地点、使用率、现状等),这种方式得出的数据总是滞后的,而且容易出错。实行信息化管理后,最大的好处之一就是国有资产相关数据信息可以根据情况的变化而实时地改变,即可以实现动态管理,由国有资产管理部门协同各国有资产使用单位的管理人员,通过网络上进行动态的数据维护,把工作做在平时。既避免了费时费力的统计和清查工作,又能始终保持数据的实时性和准确性。只有达到实时性与准确性的统一,才能保证整个系统的有效实施。
(三)经费投入与效益获取的有效平衡。运用现代化的管理手段,建立科学的管理模式,其投入不大,可在原有硬件、软件的基础上购买国有资产管理软件来实现。这不大的投入却存在着巨大的效益空间,如国有资产的共享、有偿服务,避免重复、盲目购置,节约劳动力,节约等待成本等等。
三、高校国有资产管理信息化应解决的问题
(一)系统功能的确定问题。计算机可以代替人们很多方面的工作,但却不是无所不能的,使用计算机的原则是:计算机能做的就不要人做。因此,在确定高校国有资产管理信息化系统功能模块时。应考虑计算机网络技术和先进管理模式的最优化结合。计算机网络的作用主要表现在对大量国有资产数据信息处理和便捷传递上,针对这些优势,在高校国有资产管理工作中可提供给网络系统处理的信息应该有:
1、国有资产动态信息。这是高校国有资产管理信息化系统的信息主体和基础,可反映出高校国有资产的总体情况和详细信息,是管理工作的重点。
2、国有资产共享信息。各校内单位闲置或工作量不饱满的国有资产,特别是大型、精密仪器设备信息通过网络进行公布,实现共享,以提高国有资产利用率,促进效益发挥。
3、国有资产信息的汇总、统计、上报、打印。信息化管理系统既可以提高统计速度,又保证了数据准确性和实时性。还可使报表规范统一、美观。
4、国有资产购买申请、使用申请、报废申请等。推行无纸化办公,节约纸张,保护环境。
(二)信息资源共享问题。高校国有资产管理信息系统基于互联网及校园网。实现高水平的信息资源共享和跨平台的信息资源访问,客户端只要能上网,能浏览网页,就应该可以进行国有资产信息的各项数据录入与查询。各级用户有不同权限,用户只能做与自己权限相符的操作。
(三)安全性问题。随着信息网络的飞速发展,网络安全问题也变得越来越重要。一个健全的B/S结构系统必须要有适合自身环境的安全机制,因为无论是有意的攻击,还是无意的误操作,都将可能会给系统带来不可估量的损失。一是系统安全。非法攻击、病毒入侵、超负载以及软、硬件故障等因素都会导致系统运行异常、瘫痪,甚至导致数据丢失,并且往往都是突发性和难以预料的;二是数据信息安全。主要指一些保密的数据、信息和技术有可能通过网络造成失泄密现象。因此,需要进一步加强安全监控体系、密钥管理体系、网络信任体系、应急反应体系等信息安全基础设施建设,建立完善信息安全等级保护、风险评估制度;发展自主可控信息技术,争取掌握信息安全工作的主动权;完善信息安全保障体系,加强信息安全制度建设,建立确保信息安全的应急处理机制。努力做到未雨绸缪、防患于未然,做到安全地监管。
(四)管理人员的技术培训问题。高校国有资产管理人员是国有资产管理工作的主体,他们的技术水平、管理水平直接影响国有资产管理工作的开展。为了使管理人员适应新的形势,提高国有资产管理信息化水平,对国有资产管理人员进行技术培训具有十分重要的意义。只有通过学习和培训,不断地更新知识,吸取现代化的新技术、新方法、新理念,才能提高高校国有资产管理人员的整体素质,从而为高校国有资产管理工作提供人才保证。
四、高校国有资产管理信息化的现实意义
通过高校国有资产管理信息化,实现了对国有资产从计划、购置、验收、使用、调配到毁损报废整个寿命周期进行全面的动态管理和监控,对国有资产管理工作效率和水平的大幅度提高具有重大意义。
(一)强化了国有资产管理和监督。国有资产管理信息化实现以后,大大缩减了手工模式和计算机单机管理模式所耗费的管理成本,使国有资产在各管理部门间账账、账实即时核对变得切实可行。校级国有资产管理人员可以把主要的精力集中在国有资产的日常管理、监控和数据安全性维护上,而数据维护工作由各使用单位负责。这不仅减少了不必要的重复工作,而且也确保了数据的准确性、及时性和安全性。学校主管部门也很容易通过网络,随时调用各使用单位国有资产有关数据,掌握最新信息,从而加强各国有资产使用单位与主管部门之间及时沟通,强化国有资产管理和监督。
(二)加强了国有资产校内信息交流。高校中每一个单位或部门,由于各种各样的原因,都存在一部分暂时或长期闲置的国有资产。作为国有资产主管部门可以利用国有资产管理信息化系统,将这一部分国有资产以清单形式公布出来,在校内进行及时、有序的无偿或有偿调剂,从而提高了国有资产利用率和投资效率,也防止了其他部门重复购置,造成不必要的损失。同样,对于报废国有资产也可以采用同样的方式公布,校内各使用单位可以前来挑选自己所需的仪器设备等部件,以装备现有国有资产,努力做到废物再用。
(三)实现了国有资产校外信息交流。我国高校长期以来受传统管理方式的影响,许多国有资产特别是一些价格昂贵的大型设备、精密仪器一直处在低效率和封闭状态下运行,致使国有资产使用率低,维护开支高昂。为提高这些精密贵重仪器设备利用率,可以利用高校国有资产管理信息化系统提供的有关功能。将学校精密贵重仪器设备主要指标如仪器名称、型号、规格、技术参数、可供机时、收费标准等在网上公布于社会,加强与外单位横向联合,实行有偿使用。这样,既提高了国有资产使用率,又能从服务社会的过程中回收资金,。另外,还可以为上级主管部门决策提供可靠依据。对于那些经学校内部调剂、废物再利用后留下来的报废国有资产或无用国有资产,也可以通过国有资产信息化管理系统在网上公布,采用社会招标方式进行公开拍卖,使报废国有资产和无用国有资产的残值最大化。
高校国有资产管理信息化是高校国有资产管理体制改革的大势所趋,具有必要性和紧迫性。高校只有遵循国有资产管理信息化改革应当遵循的原则,解决信息化过程中的诸多新问题,国有资产信息化改革才能成功,使国有资产管理工作效率和水平得到大幅度提高,促进国有资产的合理使用和有效配置,最大限度地发挥现有国有资产的潜力,杜绝国有资产的闲置和浪费。高校国有资产只有实现了信息化,才能将死的管理变活,才能实施科学有效的控制和监督,切实防止国有资产流失,降低国有资产使用成本,提高国有资产使用效率和水平,使国有资产更好地为高校行政、教学、科研、后勤服务。
(作者单位:武汉军事经济学院)
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