浅谈企业会计电算化管理工作
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作者: 孙燕刚
摘要:本文从企业会计电算化工作的组织机构、会计岗位责任制、内部管理制度等方面讨论了企业会计电算化工作应解决的问题,以保证企业会计电算化工作的安全实施和顺利开展。
企业会计电算化的管理为什么会引起人们的关注?为什么两个单位配置同样的软件、硬件设备,一个运行正常,能及时准确地提供信息,另一个却屡出故障,核算效率低?从实践来看,应用不佳的单位绝大多数是由于忽视管理所致。因此,规范会计电算化的组织实施工作,做好单位会计电算化的管理,建立健全会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、电算化档案管理制度,是确保会计电算化成功的关键。
一、企业会计电算化的组织机构
在我国会计电算化工作的实践中,各单位应根据其工作的特点和实际要求,合理设置会计部门的组织机构及工作内容。目前,会计电算化的组织机构主要有以下两种形式:会计部门内部设置电算化小组和企业信息化领导小组统一管理。
1、企业会计部门内部设置电算化小组
这种组织机构的设置是目前我国企业会计电算化采用的最普遍的形式,这种组织机构的特点是会计部门内部设立电算化小组,与各手工业务核算小组一起接受会计部门负责人的领导。会计部门单独配备计算机硬件设备和机房设施,并配备有关人员,如数据录入员、系统操作员和系统维护员等,完全由会计部门负责计划组织电算化会计信息系统的开发或商品化财务软件的选购、系统的使用和维护等工作。
采用这种组织机构的优点是能调动会计部门人员实现会计工作电算化的积极性,能够较好地协调原有会计人员,适应性强;能够根据会计部门的需求和业务特点选择适用的会计软件。其缺点是计算机的利用率低,不利于满足单位的总体信息需求;不利于协调会计部门与其他部门之间的关系。
2、 企业信息化领导小组统一管理
这种组织机构也称为集中管理下的分散组织机构,是实现企业单位管理信息系统现代化的一种形式,它的实现需要有网络系统的支持。
这种组织机构的特点是企业单位管理信息系统的总体规划、设备配置、软件选用及开发,系统使用过程中的软件、硬件维护等由计算机中心统一管理,同时在会计部门设置计算机网络终端,会计部门主要负责数据收集、整理、输入及系统运行,在企业信息化领导小组领导下,按照会计电算化工作规划进行分步开发工作。会计部门内部组织机构的设置取决于电算化的程度,如果会计核算工作基本上由计算机来处理,就不能按手工核算方式设置组织机构,而主要设置电算化组,负责会计电算化系统的规划和开发;数据准备组,负责电算化会计信息系统所需数据的组织、整理工作;数据处理组,负责电算化会计信息的运行工作;财务管理组,负责财务管理工作;档案管理组,负责会计档案的保管工作。
采用这种组织机构的优点是便于对企业管理信息系统进行统一规划、集中管理,避免重复开发,提高数据的共享程度。由于会计电算化规划是由会计部门根据企业规划并结合财务工作特点和需要制定的,而且会计部门参与电算化会计信息系统的开发工作,因此,有利于调动会计部门的积极性,增强系统的实用性。这种组织机构一般适用于具备网络系统的大中型企业单位,特点是那些采用ERP对企业进行全面管理的大中型企业
二、人员的工作岗位及职责
《会计电算化工作规范》中提出了建立会计算化岗位责任制的原则,“实行会计电算化的单位,要建立会计电算化岗位责任制,要明确每个工作岗位的职责范围,切实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查。”建立会计电算化岗位责任制,有利于会计工作程序化、规范化,有利于落实责任,有利于提高工作效率和质量。
按照这一原则和会计电算化的工作特点,实施会计电算化过程中,各单位可以根据内部牵制制度的要求和工作需要,对会计岗位的划分划行调整和设立必要的工作岗位。会计电算化后的工作岗位基本上可为分基本会计岗位和电算化会计岗位。
基本会计岗位与手工会计岗位相对应,可以一人一岗,也可以一人多岗或一岗多人,但应当符合内部牵制制度的要求。
电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及财务软件系统的工作岗位。一般来讲,电算化会计可设立如下岗位。
1、电算主管
负责协调计算机及财务软件系统的运行工作,要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织的经验。电算主管可以由会计主管来兼任。电算主管可以调用系统的所有功能,具有很大的权限,因此,不能兼管系统维护工作。
2、软件操作
负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账薄、报表,进行会计数据处理工作,要求具备财务软件操作知识,达到会计电算化初级知识培训的水平。
3、审核记账
负责对输入计算机的会计数据进行审核,以保证会计凭证的合法性、正确性和完整性,操作财务软件登记账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。
4、电算维护
负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据。维护人员不能担任与系统操作有关的工作。
5、电算审查
负责监督计算机及财务软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。要对系统输入和输出的数据进行审查,以保证数据的正确、完整和合法。
6、数据分析
负责对计算机的会计数据进行分析。
7、会计档案资料保管
负责各种电算化会计档案资料的保管工作。对系统的文档资料、各种数据存储介质、各种凭证账表进行保管,并保证其安全完整。
三、企业会计电算化的日常管理
企业实行会计电算化以后,为了保证会计数据信息的可靠性,经营管理的有效性和电算化系统运行的安全性,企业应该制定完善的管理制度,加强内部管理。这些制度主要包括会计电算化的操作管理制度、电算化会计信息系统运行管理制度、会计电算化信息系统会计档案管理制度。
1、操作管理
操作管理是指对会计系统操作运行过程中的控制和管理工作。建立健全操作管理制度并严格实施,是系统安全、有效运行的保证,也是操作管理的具体体现。主要包括以下内容:
第一、严格执行操作人员的工作职责和工作权限。任何一位操作员都靠密码来标明身份的,每个人的密码自己应该妥善保管,并经常更换,对他人保密。
第二、不相容岗位分离原则。例如,出纳人员不能兼管稽核、会计档案保管。
第三、制定必要的上机操作记录制度。每位操作员在上机操作后,应该进行登计。做完工作后,要及时进行备份。
2、维护管理
系统维护是系统运行过程中最重要的工作,企业应该加强维护工作的管理,来保证系统软硬件的故障及进排除,保证系统安全、正常运行。
3、档案管理
档案管理要制定各种会计档案资料的保存期限及期满销毁制度。要按照《会计档案管理办法》的规定执行。除了纸质文档资料外,磁性介质的资料也要注意,要做到防磁、防潮和防尘。重要的会计档案要准备双份,存放在不同地点。
4、病毒管理
对于计算机病毒管理主是是采取各种预防措施,保证计算机干静、安全。要保证财务用的计算机专用制度,禁止来路不明的光盘、U盘上的程序在财会专用计算机上运行。
总之,企业在实行电算化的时候,要结合企业的实际,按照系统工程的需要进行精心组织、科学实施,在实施过程中要着重解决会计电算化岗位和会计电算化制度等要素的匹配问题,从源头上来确保企业电算化工作的顺利实施,保证以后的工作安全可靠。
参考文献:
[1]《会计电算化》高等教育出版社2005年5月第2版
[2]《初级会计电算化》经济科学出版社2008年12月第1版
[3]《会计信息系统》西南财经大学出版社. 黄文峰、卢燕 主编
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