中小企业内部控制存在的问题及解决措施
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作者: 冯俊彦
摘要:中小企业在我国国民经济中有着重要的地位,然而我国大多数中小企业未能认识到内部控制的重要性。文章剖析了我国中小企业内部控制的现状及存在问题的成因,提出了完善中企业内部控制的有效措施。
关键词:中小企业;内部控制;措施
内部控制是一个古老而又新颖的话题。说它古老,是因为它的历史悠久;说它新颖,是因为从现代内部控制的兴起算起至今不过短短数十年时间,内部控制观念已经日新月异。与国外内部控制观念的迅速变迁相比,我国现代意义的内部控制发展却相当缓慢。目前国家制定的内部控制规范大体上是针对大企业和上市公司的,基本上没有考虑中小企业的特殊需求。
一、我国中小企业的特点
(一)所有权与经营权基本重合,家族式管理普遍
我国中小企业的组织形式主要包括独资企业、合伙企业、股份合作制企业和有限责任公司等组织形式。与大企业相比,中小企业的所有权比较集中,产权结构相对单一。业主可能聘用经理管理企业,但大多数情况下仍由自己直接管理,企业决策通常由企业主自己做出,企业主往往具有决策与执行的双重身份。直接控制具有效率高的优点,但同时也容易造成目标不明确、缺乏稳定性,企业主一人轻率决策也容易造成企业失败。
很多中小型私营企业带有较强的家族式色彩,其主要管理人员与职工往往是企业主的亲戚或关系密切的人员,这既有一定的优点,如凝聚力强,但也会造成任人唯亲,部分人员凭借特殊身份破坏制定的规章制度。此外家族式企业的家族成员中往往缺乏有管理经验的人员,造成中小型企业缺乏有效的规划、设计和控制。
(二)机制灵活,应变能力强,工作效率高
中小型企业不像大企业那样有较多的条条框框,他们更多地根据市场的需求进行生产、停产或转产,所谓“船小好调头”,因而应变能力较强,但同时也存在着缺少长远规划、缺乏风险评价系统等缺陷。
(三)会计机构设置不规范,会计人员素质较低
中小型企业会计机构的设置比较简单,会计人员比较少,相互之间分工不太明确、兼职多,不相容职责分离有限。会计业务工作不够规范,财务工作中不合规章制度的现象较多,影响会计资料的真实性和可比性。
由此可以看出中小企业内部控制受重视程度直接取决于企业主的态度,如果企业主对内部控制不重视,或置身于内部控制之外,随便变更、存废内部控制制度,将造成内部控制制度失效。并且,由于中小企业人员少、资源有限,无法像大公司那样建立全面系统的内部控制,但仍然应建立最基本的内部控制制度,以保证企业目标的实现,提高企业的抗风险能力。
二、我国中小企业内部控制存在的问题
(一)管理者对内部控制的认知严重不足
我国很多中小企业管理者由于文化水平、眼界的限制,对内部控制的认识还停留在比较原始的阶段,认为内部控制就是内部监督,往往认为凭个人的直接控制和直接观察来评价企业经营成果就可以了,不必依靠现代管理技术来监督经营的全过程。长期家族家长式的管理,养成了不讲制约、不讲监督、不讲授权的办事方法。
(二)中小企业公司治理结构不完善
公司治理结构是促进内部控制有效运行、保证内部控制功能发挥的前提和基础,是实行内部控制的制度环境;而内部控制在公司治理结构中担当的是内部管理、监控系统的角色,是有利于企业受托者实现企业经营管理目标、完成受托责任的一种手段。
有些中小企业形式上也建立了董事会、监事会,但真正的法人治理机构并未到位,董事会和经营班子基本上是一套人马,一年开一两次董事会走走形式或者根本不开,更加顾不上什么授权和监管了,内部控制就更不用谈了。
(三)内部控制在执行中受成本效益原则的约束
控制环境越多,控制措施越复杂,相应的控制成本也就越高,同时也会影响企业生产经营活动的效率。因此,在设计和实施内部控制时,企业必然要考虑控制成本与控制效果之比。如果某项业务的控制成本大于控制效果而产生损失时,就没有必要设置了,某些弊端也就很可能得不到及时的控制。
(四)没有充分认识到内外审计的重要性
我国的大多数中小企业都会有种错觉:只有大规模的企业才需要内审部门,其实这完全暴露了现代企业对内部审计的了解不足、重视不足。尽管近年来也有许多民营企业在形式上建立了内审机构,但是内审制度不够完善,在实际工作中没有深入,缺乏实质性的内部审计监督,只是常规上开展一些事后的财务收支审计、核查揭露舞弊行为、财产清查等。
外部审计包括政府审计、社会审计,政府审计带有目的性、强制性,主要是针对国有大中型企业,很难顾及到中小型企业特别是中小型的民营企业,而外部审计对企业的内部控制也是睁一只眼、闭一只眼。
三、建立和完善我国中小企业内部控制的措施
在建立中小企业内部控制时,我们不能要求它们像大公司那样建立功能完善的会计系统和控制程序。对于规模较小的私营企业不可能专门设立内部审计部门,与其他职责的划分也不可能像大公司那样严格。企业主应针对企业内部控制的薄弱环节,区分轻重缓急,建立和完善内部控制制度。
(一)提高企业全体员工对内部控制的认识
建立和完善内部控制的基础在于企业主对内控重要性的认识和理解程度、会计人员素质的高低及企业员工的职业道德和胜任能力等内部控制环境的要素是否具备。所以提高企业全体员工对内部控制的认识是相当重要的。
第一,加强对中小企业管理阶层进行内部控制的法制宣传和学习,提高他们自觉执行内部控制的意识,只有企业主学法、懂法、守法,才能保证会计控制的有效性,才能塑造长期、全面、健康的企业文化氛围,建立良好的信息沟通渠道。第二,应加强内控人员的培训,全面提高内控人员的素质。内控人员应该是企业中有较高管理能力的人员,熟悉法律法规和内部规章制度,有相当一部分人应当成为某一方面管理的专家,这样才能很好地监督执行规章制度,及时发现和解决问题。第三,还应重视对员工素质的培养,内控制度的有效性无法超越那些制定、执行与监督该制度的人的价值观与道德观,员工素质的高低是内部控制成功与否的关键。
(二)结合实际,注意在构建内部控制制度时的成本收益问题
任何控制都会发生一定的费用,同时,任何控制由于纠正了组织活动中存在的偏差,都会带来一定的收益。从经济角度分析,只有当内控带来的收益大于它所发生的费用成本时,才是值得的。中小企业因规模大小不同,在控制系统上所能承担的费用也不一样。它们不同于大型企业必须要构建一个庞大复杂的内控系统,它们只需要一个简单的控制系统就可以较好地发挥控制作用。因此,应在实践中逐步探寻一个内控效果与内控成本的合理结构比例。
(三)着重解决企业内部不相容职务分离的问题
明确出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作;企业财务专用章与法人代表私章由不同人员管理,财务专用章与银行支票应由会计、出纳人员分别保管;明确记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限,使之相互分离、相互制约;在一般情况下处理每项经济业务全过程或者在全过程的某几个重要环节都要规定两个或两个以上部门、两个或两个以上工作人员分工负责,起到相互制约的作用。
(四)强化对内部控制制度实施情况的检查与考核,并建立有效的激励机制
为了保证企业内部控制制度能有效地发挥作用,并使之不断地得到完善,企业必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看企业内部控制制度是否得到有效遵循,执行中有何成绩,出现了什么问题,为什么某项内部控制制度不能执行或不能完全执行,估计可能产生的后果。对于严格执行内部控制制度的,给予精神鼓励和物质奖励;对于违规违章的,坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到内部控制的目的。
(五)加强监督
对于中小型企业来说,由于人员和财力有限,不能建立内部审计部门的情况下,应定期或不定期的聘请会计师事务所等中介机构对企业的内部控制系统的有效性以及效率效果进行评估,以便采取行动加以改进;对账目、报表进行审核,看是否存在错误和舞弊现象,不断完善内部控制制度。
参考文献:
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2、周红.对中小企业建立内控制度的若干意见[J].时代经贸,2008(6).
3、王晓东.我国内部控制演进及其发展趋势[J].商业经济,2006(12).
(作者单位:阳泉市南庄煤炭集团有限责任公司)
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