浅谈档案馆社会服务功能
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作者: 杨 明
档案馆为档案事业的主体，长期以来处于封闭和半封闭状态，往往给人以很强的神秘色彩。长期以来，档案馆工作在这种氛围中发展，潜移默化在使档案馆社会服务功能的发挥受到限制。从目前档案馆工作的现状来看其社会功能的发挥是不能令人满意的。
一、档案馆现存的问题制约了其社会功能的实现
档案馆现存的问题，有以下几个方面：一是馆藏匮乏。提高档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。从目前来看档案馆特别是区县级档案馆，馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。二是服务水平不高。档案馆功能的实现主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到档案馆社会功能的发挥。目前大多数档案馆的服务水平尚有待提高。
二、做好档案馆各项业务工作充分发挥档案馆社会功能
档案馆为社会提供服务，使档案馆价值对实现从而发挥其社会功能，要通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。上述问题都在不同程度上妨碍了档案馆社会功能的实现。要改变现有状况充分发挥档案馆社会功能本人认为应在以下几方面着手：
第一，采取灵活多样的方式开展档案馆宣传工作。首先，可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。其次，还可借用新闻媒体的力量进行宣传。档案馆与新闻工作者团结协作采取“广而告之”的方式向公众宣传档案馆工作成果介绍馆藏内容势必会收到良好的效果。再次，档案馆可创办刊物在自己的宣传媒体上设立园地公布馆藏档案目录及馆藏档案中登载内容简介、介绍档案知识并在一定范围内改选以达到宣传档案馆的目的。另外，档案馆在自家门前或选择适宜场所长期设立宣传栏将档案馆工作、馆藏档案内容定期介绍给公众也是一种行之有效的办法可大大加深社会公众对档案馆的认识程度。
第二，优化馆藏档案结构，提高馆藏档案质量。优级化馆藏结构，将档案馆由变成为社会各方面利用档案信息的中心。目前，综合档案馆名不符实，大量的文书档案充塞库房，到期没有保存价值的档案不能进行鉴定销毁，大量有价值的档案不能接收进馆。
第三，改进传统的管理和服务方式、方法，提高现代化管理水平，适应新形势对档案利用的客观需要。首先，国家档案局应该组织力量联合攻关，制订各级种类档案现代化管理的目标、要求和应用的标准规范，设计出通用性强、效率高的档案信息管理软件，并加强扩大应用，避免人力，物力和财力的重要投入，质量低劣的产品充斥市场，避免地方和部门各自为政。其次，提高现有设备利率，对已配备计算机的档案馆要加快现代化管理的步伐，使计算机辅助管理的优势充分显示出来。档案馆还应尽快加入信息调整公路，加速全省联网、全国联网的进程。再次，档案馆要加强编研力量，提高编研人员的素质，开展利用者的研究和科学合理编研计划的制定，提高为社会主动报务的针对性和时效性，用实实在在的工作和利用效果，提高宣传的说服力和感染力，真正树立档案部门“开放、主动、超前”的新的社会形象。
第四，进一步提高档案馆工作人员的素质，加强人才的培养和储备档案馆工作人员是否具备较高的素质，在发挥档案馆社会功能中起着决定性的作用。社会的发展，科学技术的进步，使档案馆工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。人们可以注意到，根据国家概念建立起以司法行政管理为基础的档案工作，向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会文化档案概念变化。档案工作由保管、记录活动的证据，变为确保这种证据的确实产生，进南昌确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者，变为在档案形成过程中，明确历史责任感谢的积极参与干预者。
三、数字图书馆信息呈现的趋势
数字图书馆的根本目标是通过一系列服务有效支持用户利用信息来学习解决现实问题和创造知识。然而，近几年来数字图书馆信息呈以下趋势发展。
第一，网络化。图书馆文献信息服务的最明显的特点就是网络化，它所有的信息服务都依托于网络进行，它已从早期的单项服务发展为图书馆所有的业务部门，使信息交流水平得到很大程度的提升，使信息与知识更大范围地传播。
第二，体系化。传统图书馆服务，各种信息服务类型之间有明显的区别，而数字图书馆的信息服务类型之间的界限不再明显。如在文献传递过程中，可以将咨询结果发送出去，使得各种服务形成一个统一的整体，使文献服务更加系统化。
第三，全球化。数字图书馆文献服务无论是图书馆的服务对象，还是文献资源，以及图书馆工作人员都达到了全球化的程度，所有的资源都为全世界共享。
第四，服务环境聚合化。传统图书馆的服务对象，各类图书馆有所区别，如高校图书馆的服务对象是本校的教师、学生，科研单位图书馆的服务对象是科研人员。而数字图书馆使每个图书馆成为一个节点，任何可以上网的用户都可以成为图书馆的用户，此时图书馆的服务对象是面向全社会的所有公民，它可以突破地域限制。
第五，服务内容知识化。在网络数字化的数字图书馆信息环境里，我们的核心能力不在于所拥有的资源，而在于我们具备的利用广泛信息资助源为用户创造价值的知识能力。从本质上讲数字图书馆信息服务内容是知识，是根据用户的对信息资源进行深层次的开发，挖掘其中隐含的知识，将这些知识固化在新产品、服务或管理机制中，从而促进知识信息的传播利用及再生产。
第六，服务内容深层化。数字化图书馆信息和了提供常规的书目检索服务、参考咨询服务外，提供深层次的信息服务是一个鲜明的趋势。
集中力量建设好大中型综合档案馆，发挥其中心馆的效应，统合它们为龙头，实行，名牌战略，带动其他各级种类档案馆的发展，从而赢得政府的支持，社会的认同，推动档案事业的向前发展。
（作者单位：中国国际贸易促进委员会四平市支会）
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