浅议利用资产信息系统加强行政事业单位资产管理
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作者: 郭灵娥
摘要:目前,行政事业单位资产管理信息化已成为我国行政事业单位资产管理工作的必要内容。文章基于我国行政事业单位资产管理的现状,指出了当前管理中遇到的问题,并探讨了如何结合资产管理信息系统的运用来提升我国行政事业单位资产管理工作的水平。
关键词:行政事业单位;资产管理;资产管理信息系统
近年来,随着各项财政改革的不断深入,我国行政事业单位的资产管理工作有了长足发展,但各级行政事业单位的资产管理仍存在不同程度的管理漏洞,如账实不符、存量不清、资产配置和使用效率不科学等。因此,如何适应财政和财务管理的需要,管好、用好行政事业单位资产,切实提高资产的使用效益,是行政事业单位需要认真加以研究的重要课题。
一、我国行政事业单位资产管理的现状
(一)资产配置不合理
长期以来,由于缺乏合理的、行之有效的资产配置标准,许多行政事业单位购置固定资产时,没有经过严格的审批程序,导致了目前我国行政事业单位国有资产购置不规范、配置不合理、盲目购置和重复购置的普遍现象。
(二)价值管理与实务管理相脱节,账实不符
一部分行政事业单位只重视资产购置,不重视日常管理,价值管理和实物管理相脱节,导致账实不符,财务资料无法真实反映资产的存量变化。
(三)管理过程缺乏有效的协调机制
从目前行政事业单位资产管理现状看,资产的购建预算掌握在各单位手中,各部门在预算配置环节缺乏科学合理的审核协调机制;在资产使用环节缺乏横向调剂机制,无法做到资产的跨部门、跨单位配置,有些单位资产占用过剩,闲置浪费,有些单位资产则占用不足,需要向上级部门申请经费购买。
二、行政事业单位资产管理信息系统运用的思考
在行政事业单位资产管理中引入现代信息技术,实现资产管理信息化,以信息化带动资产管理的现代化、法治化、制度化,减少国有资产管理过程中的信息不对称,建立一个全面完善的国有资产监督管理体制,是提高国有资产管理效率的有效手段,也是当前最紧迫的任务。
(一)行政事业单位资产管理信息系统
1、实施行政事业单位资产管理信息系统的意义
行政事业单位资产管理信息系统建设,是继会计信息系统建设之后的一个新领域,对于提高资产管理效率,具有基础性的作用。实施资产管理信息系统建设,有助于全面系统地掌握资产的相关信息,强化所有者和管理者对资产的监控,消除信息不对称,减少各部门之间管理级次,提高管理效率;有助于实现资产管理动态化,加强对资产购置-使用-处置生命周期的全程跟踪管理;有助于实现资产管理与预算管理的有机结合,提高年度新增资产配置预算编制的准确性、合理性;有助于进一步创新行政事业单位国有资产监管手段。
2、行政事业单位资产管理信息系统的内容
行政事业单位资产管理信息系统分为财政及主管部门版和行政事业单位版两个版本。财政部门、主管部门均是实现对本级或本部门所属行政事业单位资产的全面动态监管,行使对资产配置、处置、使用的审批监督职能;从功能需求角度来讲,均需要提供对资产的配置、使用、处置、收益管理、资产评估、资产清查、预警分析、动态查询、统计、分析和监控功能,提供在线审核或审批单位上报的资产购置、使用、处置事项、决策支持等。因此财政及主管部门版的主要模块有资产清查、日常管理、动态预警、决策支持等内容。行政事业单位作为资产使用单位,主要的应用内容为资产日常管理,包括资产领用、资产查询、内部审批等,因此,行政事业单位版的基本功能主要包括数据初始录入、业务操作及综合查询三部分,其中业务操作板块是主要部分,包括资产配置、资产内外部使用、资产评估、资产处置以及收益管理等具体环节。
(二)资产管理信息系统提高行政事业单位资产管理效率的主要表现
1、日常业务操作更加规范有序,有利于提高资产使用效率
资产管理信息系统下的资产配置流程包括申报、审批、执行三个环节,各级行政事业单位对其所需资产提出配置申请,提交上级主管部门或财政部门审批后,通过系统获取审批结果信息,按照批示情况进行配置执行。财政部门与主管部门建立资产管理与预算管理相结合的新机制,把预算安排与单位资产使用效率挂钩,根据行政事业单位提出的申请,对数据库中有关该单位该类资产的指标预警信息、资产利用率及资产存量信息等内容进行具体分析,符合资产配置标准的纳入部门预算,不符合情况的给予驳回,有效避免了部分单位盲目购置,实现了对行政事业单位国有资产的科学配置。
资产管理信息系统将资产日常使用环节划分为内部使用和外部使用两个部分,这两部分分别包括对资产变动、入库领用、资产盘点、计提折旧和资产出租、资产出借、资产投资、资产担保等使用过程的全程跟踪,并自动形成资产业务台账以及外部使用记录,通过信息系统的对账监控确保账账相符、账实相符,避免了实物管理与价值管理相脱节。并且在全面实时反应资产存量信息的前提下,可以推行行政事业性资产的调剂使用制度,对行政事业性资产进行合理调剂,对于各行政事业单位需要购建的资产,首先要从现有资产中调剂,在采取必要的行政手段的同时,可以按照有偿转让的原则委托中间机构进行调剂,促进行政事业单位资产的优化组合,同时有助于解决行政事业单位闲置资产的积压问题。
资产处置管理是保障国有资产完整、防止资产流失的一个重要方面。资产管理信息系统对资产处置设置了严格的审批及操作程序,实现了多种处置形式的执行,满足资产处置申报的多级审批管理,并通过工作流配置实现了审批流程的数据流向控制及过程信息记录。行政事业单位实施资产处置时,必须进行资产处置登记,然后判断该资产是否符合自行处置标准,若符合,则进行资产处置确认,并向上级主管部门备案;若超出自行处置标准,则必须向上级主管部门提示申报并提交处置申报单,若超出了主管部门的审批金额,主管部门还必须上交财政部门,由财政部门作最终审批。由此可见,资产管理信息系统针对资产处置设置了层层关卡,资产随意处置、化公为私的情况得到了有效的改善,防止了国有资产的流失。
资产管理信息系统中专门设置了收益管理板块,进一步明确和强化了收益管理,对资产使用和处置过程进行全程监督,针对产生的相关收益严格执行收支两条线的管理,单位资产使用产生的效益如出租出借租金、资产担保收益等以及处置残值、有偿转让获得等处置收益,均应在发生时进行收益登记,并按时上缴至国库财政专户。
2、灵活的自定义数据预警功能,有利于加强监督
资产管理信息系统的自定义预警功能,能够帮助实现对业务过程异动和资产状况异常的及时反应,为资产日产管理工作提供便利。系统包括流程预警、时间预警及指标预警三部分内容,其中流程预警,是指为防止单位将资产购置、处置、出租出借、对外投资等活动总金额化整为零进行分次审批,人为规避审批监督,系统提供了在一定时间周期内对审批金额和审批次数进行预警处理,具体操作为主管部门或财政部门在系统内对不同行业、单位性质、资产类别的资产在一定期间内自定义申报总金额及申报总次数限制,一旦实际申报金额或次数超出自定义部分,则自动产生系统预警,主管部门或财政部门需要对预警项目进行仔细审查。时间预警,是针对各级行政事业单位资产收益(处置收益、使用收益)是否及时上缴进行动态监控,对各类资产收益没有按规定时间进行登记上缴的,系统自动预警提示。指标预警,是指对重要资产指标进行动态监控,一旦出现超标异动信息及时给予预警提示,辅助优化资产配置。
三、结论
行政事业单位资产管理信息系统,规范了国有资产管理流程,通过动态的、全过程的监管,使管理过程更加规范化、信息化、流程化,规范了资产管理行为,强化了审批程序,有效地防止了国有资产流失。因此行政事业单位必须从根本上建立起信息化管理的认识,积极实施并不断优化行政事业单位资产管理信息系统,以全面提高我国行政事业单位的管理水平,最好地实现国有资产的保值增值。
参考文献:
1、陈少强.行政事业单位资产信息化管理研究[J].中国管理信息化,2009(11).
2、魏长军.从会计基础工作看行政事业单位资产监管[J].管理观察,2009(3).
3、李艳丽.行政事业性资产管理模式的创新[J].中国财政,2008(15).
(作者单位:山东省茌平县财政局)
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