基于SWOT分析的我国档案信息化管理

来源:用户上传      作者: 胥晓敏

　　摘要:文章以战略管理中的SWOT分析方法为依据,对我国档案信息化管理的内、外部环境进行了分析论证,并提出了可行的档案信息化管理解决方案。
　　关键词:档案管理;信息化管理;SWOT分析
　　
　　一、当前我国档案信息化管理的SWOT分析
　　(一)优势
　　档案信息化管理在其发展过程中自身存在的、超越其它组织机构的资源和优势。
　　第一,档案信息的内容丰富。档案是人类在社会实践活动中直接形成的真实历史记录,社会实践活动的多样性决定了档案信息内容的多样。其中有关于历史发展的,如历史档案;有关于居民学习生活的,如婚姻档案、学历档案等;有关于各地区的政治、经济、科学、文化、宗教、民族等各方面历史面貌和发展的档案,如人事档案、科研档案等;有关于产品制造、科学研究、建筑设计等的档案,如科技档案,内容十分丰富。
　　第二,档案信息的地位高。由于档案的本质属性是“原始记录性”以及人们长期以来在观念上对档案的高度认可,心理上对档案信息真实性的信任程度远远超过其他各类信息,决定了档案信息具有很高的社会信誉度和较高的心理地位,能够提供真实可靠的信息。
　　第三,档案信息化的便利性好。在当前的电子化数字化信息时代,产生了大量需要归档保存的数字信息,档案信息化的实施为这些数字信息从形成一直到归档保存整个过程给予通盘规划,将某些分散在各业务环节的、带有一定重复性的作业提前实施,从而大大减少重复作业和滞后作业,最大限度地提高管理效率。
　　(二)劣势
　　档案部门在信息化管理过程中存在一些使组织处于相对劣势地位的资源和能力。
　　第一,资金投入有限。作为文化事业单位的档案部门,财政预算是其主要经费来源,资金总量十分有限。因此,我国档案工作资金相对匮乏,如在全国综合档案馆中,除北京、上海、深圳等少数档案馆,其他地方的档案馆在档案信息化管理投入上均存在投入不足的问题,经费不足成为制约基础设施管理的核心问题。
　　第二,基础设施管理落后。基础设施是档案信息化管理的物质要件,主要包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施,是档案信息资源管理、开发利用和信息技术应用的基础。截至2009年,全国档案部门拥有微机30000多台,网络服务器1500多个。但是目前我国整个档案部门信息化管理表现为:整体投资不够,有限的投资又没有用在刀刃上。一方面,资金不足影响了基础设施的管理;另一方面,在设施管理时过度配置了一些不符合实际需要的设各,如片面追求设备和设施的技术先进程度,而忽视了技术的成熟程度和设备寿命的有限性,忽视了硬件设备与软件系统,基础设施与利用能力之间的匹配平衡,从而造成设备利用率低下。
　　第三,档案信息资源开发不够。目前我国档案信息资源的开发还处于初级和单一的阶段,缺少能够系统向用户提供深层次数据库信息服务的能力,档案信息的开发利用和社会需求之间还有一定的差距。如管理较早的深圳数字档案馆,也还只是将实体展览馆以三维模式呈现给网络用户,对信息资源的挖掘处于较低水平。
　　第四,档案信息化的法规管理滞后。在档案数字化方面,目前仅出台了纸质档案数字化技术规范,照片、录音、录像、缩微胶片的数字化规范尚未闻世;在电子文件的归档与管理方面,虽然已先后颁布了两部行政规章、一部国家标准和一部行业标准,但有关电子文件采集的元数据标准、电子文件鉴定保存的技术规范依然空白;在档案信息化基础设施和应用系统管理方面,至今未见档案弱域网构建和档案阏站管理方西的规定。
　　(三)机会
　　第一,电子政务管理的推行。实施电子政务是我国的重要政策之一。随着电子政务管理进程的加快,档案作为政府完成其工作的基本行政工具,社会对档案信息的内容和服务的要求也越来越多,这就需要档案部门加快档案信息化的管理,以适应电子政务的管理和发展的需要。
　　第二,法制社会的建立与健全。我国是一个法制国家,人们在各行各业进行活动都有相关法律对其进行约束和保护。进入21世纪,虽然我国经济和社会快速发展使档案工作出现了许多新情况、新问题,但在整个法制社会的大环境下,及时补充、完善相关法规,修正其中与档案信息化管理发展不相适应的内容,是档案信息化法规体系管理的重要任务。在宪法、刑法、民法等法律的基础上,制定出专门约束档案信息化活动的法规,建立起全面、具体的档案信息化标准、规范体系,是档案信息化法规管理的中心内容。
　　(四)挑战
　　第一,档案信息安全问题突出。计算机及网络通信技术在档案事业中应用范围的不断扩大,网络的共享性、开放性特征决定了网络系统的脆弱性。档案信息以一种虚拟形态担负着重要的作用,在网络信息环境下,档案信息的真实性、完整性受到了极大的威胁,根据资料显示,全球每二十秒就发生一次网络黑客,信息安全无法保证。
　　第二,人才流失现象时有发生。由于受发展空间和经济条件的限制,档案部门尤其是基层档案局、馆存在着高素质技术人才引不来、留不住的问题。面对经济待遇或发展前景更好的外资企业、实权性政府机关、高校等的竞争,“清水衙门”的档案局、馆对高素质技术人才显然缺乏吸引力,人才跳槽的现象在所难免。
　　二、基于SWOT分析的我国档案信息化管理
　　(一)加强档案信息化法制管理
　　我们要立足标准化、规范化管理,解决好相关法规标准的制定问题,为开发利用档案信息资源开发利用工作提供法律保障。现阶段,档案信息资源开发利用必须做到有法可依、有章可循。目前我国档案信息资源开发利用工作的法规标准管理还相对滞后,导致了在开发利用档案信息资源的过程中各种侵权行为的频繁出现。要解决这一问题,从国家层面来说,一方面,相关部门要集中力量,在深入研究《中华人民共和国档案法》及各项档案行政法规和有关行政规章的基础上,尽快修订、制定相关的法规和标准;另一方面,从国内外档案界最新学术研究状态出发,吸收和借鉴国际档案立法的成功经验,分别从公众公共信息获取权、公众在线信息获取权、政府网站信息无障碍等三方面给予保障。
　　(二) 完善档案信息化管理过程
　　档案信息的真实有效决定了能否实现对商品信息和经营责任的追溯,为问题的跟踪、处理、解决、完善提供最广泛、最精确、最有说服力的书面依据。如果没有这些准确的档案信息记录,就无法保证消费者的利益。因此,规范各部门在档案信息化过程中,从文件形成到最后归档保存各个阶段,工作的系统化、规范化、保障电子文件安全、可靠、完整、可读具有积极的作用。
　　(三)发挥档案信息资源的整体效益
　　一是在开发理念上,明确资源管理必须立足子社会需求。数字档案资源的利用具有网络共享的特点,邵网中任一节点提供的档案信息可以方便地为整个网络用户所共享。因此,各档案馆应立足本馆馆藏优势,从利用需求出发,建立具有本馆特色的档案资源数据库,避免档案资源管理上的重复劳动,提高档案信息资源管理的效率。二是在技术上,推广应用XML语言等技术,消灭“信息孤岛”现象。XML语言是不同于普通标记语言的一种元标记语言,是一种用来定义标记的标记语言。这种标记语言如果被某一行业采用,就会成为该行业的数据交换标准。从而实现不同标准之间的数据库可以自由流通、信息共享。
　　(四)保证档案信息的安全
　　网络时代信息的共享必须基于现代网络技术和网络基础设施,按照传统的解决方案需要巨大的投入,所需的投资和技术力量已远远超出目前档案界可承受的范围,不管是在经济还是技术上都有很大的难度。我们可以通过构建一个基于Web Service的信息共享平台,各数据源采用Web Service技术封装与发布服务,用户可以从注册中心查询并使用相应的服务,达到促进政府信息资源共享的目的。同时,为改变档案门在信息资源开发时各自为致,缺乏沟通的局面,档案行政主管部门要加快档案信息资源管理相关标准、规范的出台,制定行业内与跨行业的信息资源标准体系,保障档案信息资源管理能在统一的标准规范之下进行,为资源共享奠定基础。
　　(五)培养档案信息化人才
　　高等院校是档案信息化专业人才的培养基地,具有较强的师资力量,较高的科研水平和完备的教学设施。应以高等院校为中心,培养档案信息化管理需要的人才。通过专业方向上的变化和课程体系改革,使高等院校的档案学专业成为档案信息化高端研究人才、宏观层次人才、管理型人才和技术性人才的摇篮,为档案事业的持续发展提供人才支持。
　　总之,在新时期下,档案部门必须牢牢把握这一重要的战略机遇期,充分利用外部环境所提供的机会,发挥自身优势,充分汇集、融合各方面资源,实现利用者、档案部门和社会价值的最大化。
　　参考文献:
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　　(作者单位:江苏省特种设备安全监督检验研究院盐城分院)

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