档案信息资源的开发利用与公共政策的关系

来源:用户上传      作者: 朱国民

　　[摘 要]信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富,与能源、材料资源同等重要,在经济社会资源结构中具有不可替代的地位,已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点。档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分,加强对其开发利用,是落实科学发展观、推动经济社会全面发展的重要途径,不仅有利于政府转变职能,更有利于体现以人为本,满足人民群众日益增长的物质文化需求。
　　[关键词]档案信息资源;开发;利用;公共政策;关系
　　
　　公共政策是政府发挥其职能的手段,是实现其管理目标的途径;是政府运用其职能来规范与引导经济法人实体、市场主体和个人行为,以及有效地调动和利用社会经济资源,以实现公平与效率价值目标的主张或决定。公共政策的形成实施与终结始终与信息的输入、转换与输出相关。档案信息化增进了政府系统内部信息交流与共享,使政策制定、执行和评估更加迅速、便捷。因此档案信息化对公共政策具有十分重要的意义,但由于网络技术、信息存储、信息采集标准化等方面的自身缺陷,也给公共政策带来一些负面影响。本文试对其两面性进行阐述,以促进档案信息化在公共政策体系中发挥更好的作用。
　　一、档案信息对公共政策的积极影响
　　所谓公共政策,是指国家机关、党以及其他政治团体在特定时期为实现或服务于一定社会政治经济、文化目标所采取的政治行为或规定的行为准则,它是―系列谋略、法宝、措施办法、方法、条例的总称。公共政策的过程包括政策制定、政策执行、政策评估、政策监控、政策终结与周期等方面。
　　1.档案信息化对政策制定的影响。公共政策制定是指从问题界定到方案抉择及其合法化过程,包括议程设立、方案规划和方案合法化等功能活动环节或阶段。档案信息化在信息传播上具有传播面广、传播速度快、形式多样、易于接受的优势,在政策制定和实行决策中起到重要作用。
　　(1)提高了整个社会科学文化水平,促进了政策方案合法化。档案信息化使每个公民都有平等的机会获得档案信息,使用资源,进而促进了整个社会科学文化水平的提高,促进了公民政治参与水平的提高,如政务超市的出现、档案网站的建立,可以让公民更方便、更快捷地了解档案信息,了解政策的渊源,从而最广泛意义上保证了决策的民主化,保证了政策方案规划的合法性。
　　(2)提升了整个社会政策知识水平,促进政策方案合理化。通过档案网站及其局域网对政策知识进行宣传解释,增强了公众对政策的理解水平,增强了公众对公共问题的关注度、理解力,从而促进政策方案的实际操作性,使方案规划现实可行性。如围绕旧城改造开展“城市记忆工程”,深入挖掘档案信息资源,并将文化街区资料上网,引起了市民对旧城改造中文化遗址的关注,从而对旧城改造中具体政策的制定提出了可操作性方案,保证了政策方案合理化。
　　2.档案信息化对政策执行的影响。公共政策执行是公共政策方案采纳后,把政策方案内容转化为现实过程,档案信息化主要作用体现在以下几个方面:
　　(1)降低了政策实施成本。在档案信息化建设中,将已到期限的开放档案上网以及现行文件上网,改变了以前手工检索工作,可以在一种全新数字化虚拟空间中进行,减少了行政管理成本,加快了政策执行力度。其次,使各部门更方便、快捷地了解档案信息,从而使信息收集处理、传递更为便捷经济。
　　(2)提高了政策实施的有效性。档案信息化使政府、社会、公民间的交流与互动变得容易,增强了沟通能力。在政策执行中信息沟通包括上行、下行和平行,档案信息网络化、数字标准化使各部门信息传递能力大大加强,同时缩短了政策与公众社会的距离,确保了政策真实性,使各部门有效沟通。其次增强了协调能力,通过档案信息网络化,使政策高层更方便、更快捷,获取更多、更真实有效的信息,从而作出相应的政策指令,并对所涉及的各部门进行有计划的协调。
　　(3)增强了对政策执行的监督力度。通过档案信息网络化,实行政务公开,公开各类可公开的档案信息,提高政策执行的透明度,同时加快了信息反馈步伐,方便了公民参与监督,从而避免了政策的失真。
　　3.档案信息化对政策评估的影响。政策评估是政策执行的过程中一个重要环节,只有通过评估人们才能判断―项政策是否收到预期效果,从而决定这项政策是应该继续、调整还是终结,同时,通过评估还可以总结政策执行的经验教训。
　　(1)促进政策评估指标科学化。政策评估标准包括生产力、效益、效率、公正标准、政策回应等五大标准,档案信息化真实记录了新旧政策方案的各种标淮,并利用现代科技手段进行了量化分析,保证了评估的公正性。
　　(2)促进评估方法多样化。政策评估方法多种多样,有定量的定性分析,档案信息化将政策执行中所获各种资料加以不同类型分析,从而使评估更加推确。
　　(3)促进评估方法规范化。档案是历史真实记录,更是一种政策执行的真实反映,档案信息化进一步提高档案数据收集的标难化、规范化,从而使政策评估方法规范化。
　　二、档案信息化对公共政策的负面影响
　　1.档案信息网络化,一方面密切了政府与公众的联系,但同时公众从不同立场对于政策的理解不同,依据个人利益对政策进行过滤,在一定程度上可能会制约政策的执行。
　　2.档案信息管理缺乏统一标准,各部门档案管理软件、网络要求不一样,缺乏协调机制,造成信息过量、过多大量无效信息阻碍了政策制定的过程,同时导致执行中信息超载。
　　3.网络安全问题,档案信息化使档案信息成为一个开放的系统,当其受攻击后,整个系统瘫痪,数据丢失,将对公共政策造成无法弥补的灾难。
　　三、档案信息化的基本对策
　　今天档案信息化建设必须适应公共管理的发展趋势。政策制定、执行、评估,主要对策有以下几方面:
　　1.建立统一标准,加强法律建设。在档案信息管理系统建设中,依据实际情况,制定统一规范的标准,使各部门相互协调避免重复开发。同时,加快档案管理利用、档案管理信息化和电子档案立法工作,确保上网信息真实有效。
　　2.注重网络安全。将传统档案保管利用技术与电子文件归档相结合,减少电子文件风险,同时加强网络维护,设计开发档案管理软件,确保档案信息安全。
　　3.加强上网信息管理。将局域网、城域网和广域网信息加以分类管理,避免公众因理解偏差产生执行政策时的扭曲现象。
　　
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　　(编辑/刘佳)

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