浅谈档案编研工作
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作者: 王 艳
档案编研工作是全社会信息开发工作的一个重要组成部分。担负着大力开发馆室藏信息,向社会主动优质地输出信息,提高档案馆室知名度的重任。目前,部分档案馆室编研工作,因经费不足、人员素质不高、创新意识不强、信息闭塞等原因,处于封闭、半封闭状态,发展缓慢。要系统地开展编研工作,使编研工作走出档案馆室小天地,深入社会主流中,笔者认为有以下新途径。
一、加强合作,开辟编研工作新局面
目前,部分档案部门经费非常紧张,而编研工作需要大量资金,从而使该出版的编研成果,只停留在定稿阶段,或者停留在打印成册阶段,利用范围狭窄、社会影响较小,不能充分地发挥其应有的作用。要解决这个问题,除争取本单位领导的大力支持以外,还应该解放思想,拓宽思路,加强与社会各方面的合作与交流,充分利用社会力量,实现“双赢”战略,使编研工作活跃起来,出版发行一批高质量的编研材料。
1.通过多种途径收集各单位编研工作方面的信息,采取“走出去、请进来”的形式,积极与其他单位联系,或者提供对方所需的档案资料信息,或者双方合作,编研部门出人出信息,共同出版编研成果。同时,有关部门提出合作要求时,要积极响应,密切配合,甘当配角。
2.围绕中心工作和社会需求,编研部门确定选题、收集材料后主动与选题有密切关系的有关职能部门联系,争取对方的支持和合作,共同完成编研成果出版工作,从而使双方都能获得可观的社会效益和经济效益,提高各自的知名度。
3.密切与新闻媒体合作,根据时事动态,主动提供真实、可靠的档案资料信息,或者积极投稿。如有关重要会议召开、纪念活动、某项重要工作开始与结束,及时向新闻媒体提供档案信息、发表专题材料,这都将进一步扩大社会影响力。同时,从新闻媒体中主动了解需要,掌握信息,拓宽选题思路,为今后编研工作打下扎实的基础。
二、利用计算机技术,提高编研工作效率和质量
信息时代,日新月异的计算机技术以无可比拟的优势渗透到了各行各业。如果将计算机技术具有的数据信息处理功能应用到编研工作中将产生事半功倍的效果,大幅度提高档案馆室编研工作的效率和质量。
1.利用计算机技术,收集材料更加齐全、迅速。材料收集是否齐全、迅速,直接决定编研成果的质量和成败。手工收集材料,一般利用馆室藏检索工具进行查选,必要时还要查阅案卷内容,不仅其查找过程漫长,而且查选材料量大、抄写任务繁重,大大降低了编研工作效率,从而往往坐失良机,削弱编研材料应有的作用。如果工作人员不熟悉馆室藏的话,更不能收集齐全所需材料。至于馆室外收集材料,因受各种因素的制约,很少付之行动,从而造成档案材料的匮乏,使档案材料失去应有的精练和丰满,论题得不到充分具体的表现,甚至不能得出正确、权威的结论。利用计算机技术收集材料,可以大幅度地缩短查找材料的时间,并通过网络技术,较短时间内“足不出户”收集齐全与选题有密切关系的档案材料。这样既省时省力,又能保证编研材料的时效性和权威性。
2.利用计算机技术,使材料的筛选和编写工作更加迅速、准确、美观。以往手工编写,从材料的筛选到编研材料的定稿,要反复校对、誊写,浪费大量的人力、财力,不仅编写速度缓慢,而且编写效果不美观。特别是绘制图表和计算数字时,其手工操作,不仅绘制效果不美观,而且不时出现一些偏差和计算误差,不同程度地影响着编写质量。如果利用计算机制表、制图,发挥计算功能和文字管理功能,就能实现一次数据输入,反复编辑,达到自动计算、绘图、制表、多次利用、输出的目的。
由此看出,计算机技术在编研工作中的应用,将快速提高编研工作效率和质量,最大限度地扩大社会影响力。
三、培养一批复合型编研工作人才,推动编研工作持续发展
信息时代,需要一批高素质的复合型人才,档案编研工作更需要一批政治修养好、业务精通、知识面广的复合型人才。档案馆室编研工作的内容是汇编档案文集,编纂和公布材料;编写评价和介绍档案材料的工具书;编写出版各种参考材料;参加编史修志,撰写有关著作。根据档案编研工作的内容和特点,以及现实需要,档案编研工作人员应在以下方面下工夫。
1.掌握档案专业理论知识,熟悉档案工作各环节的业务,研究和解决档案编研工作遇到的新问题、新情况。特别是要解放思想,拓宽编研选题的思路,更新编纂工作的方法,注重编研的实效实用原则。
2.努力学习相关学科基本知识,并积极应用到编研工作中去,进一步丰富编研工作内容和提高档案工作质量。
3.熟练掌握计算机技术,努力将其应用到编研工作中,从而提高编研工作的效率和质量,有利于提高档案馆室的知名度。
4.努力提高文字表达能力,用精练、生动的文字,引发广大读者的阅读欲望。
5.掌握一、二种外语,要研究利用馆室藏外文档案资料,将其准确地翻译出来,供读者利用。
总之,信息时代,档案编研工作者要解放思想,开拓思路,牢固树立服务意识,提高自身素质,为开辟编研工作新思路、新途径做出努力。□(编辑/永安)
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