谈档案信息资源共享

来源:用户上传      作者: 李红伟

　　[关键词]档案信息;档案资源;资源建设
　　
　　档案信息作为社会的重要信息资源形态,逐渐受到人们的重视,而信息技术在档案领域的广泛应用,档案信息化、网络化建设的全面推进,给人们提供了从网络形态中获取档案信息提供了条件,档案管理者也由档案的实体保管者转变为档案信息提供者、档案信息导航者。从现阶段看,我国虽已具备了档案资源信息社会共享的氛围与基础,但档案资源社会共享仍处于起步阶段,难以充分发挥档案资源的社会功能。因此,我们必须以档案管理观念更新为前提,以档案资源建设、整合为条件,以符合档案工作发展规律的现代信息技术的有效应用为手段,以尽快实现档案信息资源社会功能的充分利用与社会共享。
　　从现实看,影响档案信息资源共享发展有这样几个方面的因素:一是资金投入制约影响,使档案信息资源共享难以形成规模;二是由于信息量不足,共享程度不高;三是受自身技术限制及法律保障,难以实现信息的完全、安全共享;四是档案信息资源建设发展状况不平衡,缺乏档案资源信息化建设方面的专业人才。
　　针对档案信息化建设与社会要求相距甚远的现状,应采取怎样的对策与措施,以加快档案信息化建设,尽快实现档案信息资源社会共享,笔者以为,以下诸项乃有效途径,现分述之。
　　
　　一、加强领导,统筹规划
　　
　　档案信息资源共享应置于实现档案管理现代化的战略高度来考虑,在国家档案馆网络布局环境下,通过示范工程积累经验,在规划与设计、配套工程、组织机构与人员、资金投入等方面,有步骤、分阶段推进信息化建设,通过广域网实现档案信息资源共享。其重点是建设信息网络与开发档案信息资源的各种标准,以实现档案信息资源建设与共享的良性发展。
　　
　　二、走共建共享之路,以整体互补优势实现共享
　　
　　档案信息资源共享工程不是一项孤立的工程,是国家信息化建设的重要组成部分。在档案信息化进程中,涉及诸多方面的政策、法律及技术、方法等问题,特别是计算机、网络、系统安全等方面的高新技术及信息管理技术,更不是一朝一夕能够解决的。要实施这样的工程,仅靠档案部门的力量是不够的,可选择信息技术部门特别是图书文献领域协作共建,不仅会使档案信息资源与协作共建系统成为同一体系,建立综合的数据库运行系统,增强档案信息资源共享性,使共享范围更加广泛,而且,会弥补档案部门自身存在的诸多资金缺乏、设备落后、技术力量不足、网络通讯建设滞后等问题,并减少不必要的重复建设和浪费。
　　
　　三、尽快将电子文件纳入档案信息资源共享范畴
　　
　　档案部门可借政府政务信息公开的东风,抓紧落实电子文件归档及电子档案管理工作,尽快将电子文件纳入本职管理范围,并将电子档案归入档案信息资源共享领域。把档案工作的领域向前延伸,形成文档一体化格局。将档案信息资源的要求贯穿到电子文件处理的各个环节,以电子文件管理制度化、标准化、程序化来实行前端控制和全程管理,并注意保留背景信息,保障信息资源真实性的目标。
　　
　　四、重视数据库和数字档案资源建设
　　
　　要实现档案信息资源共享,需要建立极为丰富的各类数据库作坚实基础,馆藏数字化越有特色就越有利用价值。在建立自己特色的馆藏数字化的基础上,各级档案部门共同建立并享有一个或多个独具特色的规模数据库群,就可以为用户提供高效的跨库无缝链接信息服务。档案部门将各地独具特色的专题数据库共享,将是我国数字档案信息资源建设的特色所在,毕竟资源建设还是档案信息资源的重中之重。
　　
　　五、加强档案安全建设
　　
　　在电子时代,无论是在线利用还是非在线利用,电子档案的安全保密问题都显得更为突出。由于计算机网络具有不够安全、不能保密、电子档案易于被修改等因素,因此,在建立网站的同时,要加强安全防范管理。网上数字档案馆的电子档案安全保密问题,将是我们面临的重大的棘手的课题。在西方发达国家,国家核心机密被计算机黑客窃取的事例已经不少,如果我们在技术上不能解决这一问题,将成为电子档案网上共享的一个严重障碍。对于计算机网络与电子文件所存在的技术上的弱点,只能靠技术的发展进步加以解决。作为计算机网络的使用者、电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的最新发展,也有责任利用最先进的信息技术解决问题,在日常工作中要有杀病毒、防黑客的防范意识和防范措施。共享和安全是一对难以调和的矛盾,在档案信息开发的过程中,档案工作人员必须提高保密意识,认真鉴定档案信息,确定档案密级和开放范围,严格审查、严格管理。同时,加强对计算机档案系统的管理,确保系统安全。要进一步完善安全防范措施,可采用专用核心密码加密系统进行数据加密,在有安全保障的前提下,使有密级的信息在网上安全传输。□
　　(编辑/永安)

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