中小企业存货管理问题研究
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作者: 胡婧
企业是社会经济的基本单位，尤其是中小企业更是国民经济发展的基本细胞，一个国家的经济发展离不开众多的中小企业的支持。然而，在中小企业的发展中，有相当一部分企业发展缓慢，经营管理存在许多问题，导致其在激烈的市场竞争中面临巨大的困难。不能做大、做强，究其原因，既有外部因素，也有内部因素，其中，存货管理薄弱是影响其发展的一个重要内部因素。
一、中小企业存货管理存在的问题
1.存货管理的内部控制制度不完善
(1)管理人员往往身兼数职。批准采购与验收材料的权限经常由仓库主管一人所拥有，同时该部门负责对所采购的原材料与产成品的保管，这就缺乏权限的相互制约，容易使内部人员，特别是仓库主管利用存货获取个人利益，给企业带来损失。
(2)原材料的采购价格由采购人员与供应商进行协商，企业没有专门人员对价格做市场调研，单纯的凭采购人员与供应商签开的发票入账、报销，这就容易给采购员与供应商之间进行勾结的机会，让采购员赚取“回扣”。在数量上，使用部门单凭销售预测来申报采购计划，以此通知采购部门进行采购，经常出现预测与实际需求不符的情况。
(3)在原材料验收这个环节，仓库主管只是单纯从数量上进行验收，对于质量方面是否符合要求也只能从表面上观察。往往在产品设计和投产时发现质量问题，此时才要求跟供应商退货，这在很大程度上阻碍了生产的正常进行，有时甚至会影响准时交货的时间。
(4)中小企业经常出现货已发出，而财务方面却未做出相应的会计处理，容易引起账实不符。同时，企业的员工可以经常随意进出仓库，导致原材料经常丢失，却无法追究责任。另外，一些有保质期的存货，经常由于没有注意到而使该类存货发生变质。这些都给企业带来了不必要的损失。
2.存货周转率较低
(1)中小企业的经营管理层对存货本质的认识存在缺陷，只是单纯地认为存货就是企业的财富，而忽略了企业外部环境的变化，一味追求存货量的增加，最终造成企业存货的大量积压。
(2)中小企业的供、产、销各部门往往片面追求各自部门的利益，彼此之间缺少有效的信息沟通，有时引发需求放大效应，使得企业整体的库存量过大形成库存积压，增加其储存成本；而有时又会使得企业的日常经营活动脱离市场，导致企业的存货储备量低于市场需求，使之失去市场机会。
(3)中小企业的管理人员习惯于单纯凭借主观经验，而不是运用科学的管理方法对存货进行定性与定量的控制。当外界环境发生变化的时候，也不能对库存进行及时、准确的调整，最终使得企业或者不能及时供应商品，或者大量积压没有市场的货物。
(4)中小企业的存货管理的信息化程度低，企业的存货信息资源无法实现在企业内部部门之间以及企业与供应商、经销商之间的共享，这样就容易导致存货信息处理得不准确、不及时，严重时甚至会误导企业的采购与生产活动，造成存货的脱销或者积压。
二、存货管理问题成因分析
1.缺乏一套完善的存货内部控制制度
(1)中小企业机构设置不完整，管理人员身兼数职，岗位责权划分不清。不相容的岗位不能有效地进行分离，经办人员为了自身方便经常超越职责范围。
(2)中小企业缺乏具有专业知识的价格市场调研人员，给采购人员赚取“回扣”带来了可乘之机。又由于在数量上使用部门的销售预测的准确率不高，结果令企业缺乏完善的存货采购计划。
(3)中小企业仓库主管在管理方面的知识较为丰富，而对原材料质量知识却比较欠缺，导致验收后的原材料出现质量问题，进而阻碍生产的顺利进行以及影响准时交货的时间。
(4)中小企业各部门按各自所需提取货物，没有经过统一的规划，也没有规定限制企业各部门每期允许提取存货的数量，往往只是口头上的叙述，没有正规的领用单据，造成账实不符的现象出现。虽然企业有设置仓库主管的职务，但由于该主管身兼数职，难以管理到位，从而导致存货丢失且无法追究责任。另外，对于那些有保质期的存货，并没有委派专人进行管理，存放时间过长导致存货变质。
2.存货管理水平低下
(1)中小企业的经营管理层对存货本质的认识缺陷使得企业的存货大量积压。从性质上讲，存货是企业的资产，是企业拥有财富的标志。但是，企业必须要为其所持有的存货付出一定的成本。另外，存货会占用企业的大量资金，影响企业的资金周转，从而加大了企业的财务风险。因此，大量的存货必然会消耗大量的成本，从这个角度上讲，存货也是企业的一项“负债”，企业应尽可能地以较低的存货义务来满足生产和销售的需要。然而，中小企业的经营管理层恰恰忽略了这一方面，只是一味追求存货量的增加。
(2)中小企业各职能部门之间缺乏有效的沟通，只是片面追求各自部门的利益，忽视企业的整体利益，致使企业的库存不能满足市场的需求，造成存货的积压或者脱销。
(3)中小企业管理人员专业素质的缺乏使得企业难以确定科学的库存量。管理人员知识结构不合理，从而使得其在对存货进行管理的过程中缺乏科学的管理方法。
(4)中小企业存货管理的技术手段落后，造成存货的信息不能及时传递到企业相关部门及其上、下游企业。企业内部仅仅建立了以统计核算为目的的小型数据库系统，没有建立起完整的管理信息集成系统。
三、中小企业存货管理问题解决措施
1.完善内部控制，确保其行之有效
(1)做好岗位分工控制，提高业务人员素质
首先，建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督。其次，授权批准控制，明确审批、对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施的权限责任；明确经办人员的职责范围和工作要求，对于超越权限的业务有权拒绝办理，并向上级报告；严禁未经授权的机构人员办理存货业务。再次，制定存货业务流程，明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求，做好相应的记录与凭证保管。
企业办理存货业务的人员还应当具备较高的业务知识水平和职业道德水平，遵纪守法、客观公正。企业应创造条件定期对员工进行相关的政策、法律法规及业务培训，具体包括对采购人员、保管人员、销售人员、核算人员及部门负责人的培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。另外，企业还可以对办理存货采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员做出利用职权和工作便利赚取“回扣”、损害企业利益的行为。
(2)加强存货管理过程控制
①加强取得、验收与入库的控制
外购存货应符合内部《采购与付款》的有关规定；抵顶债务及其他原因入库的存货应有有关部门、人员的审批，其价值与质量状况应符合双方协议；严格验收制度，重点是对取得存货的品种、数量、规格、质量和其他相关内容进行验收；设置存货明细账，加强对代管、代销、暂存与委托加工存货的管理。
②加强仓储与保管控制
首先，根据销售计划、生产采购资金筹措等制定仓储计划，合理确定库存存量的结构和数量。其次，加强日常管理，严格限制未经授权的人员接触存货。再次，建立库存存货分类管理制度，对企业全部存货按其重要程度、价值高低、耗用量大小和订购难度等为标准，分别管理；对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要存货采取特别控制措施。第四，建立健全存货的防火、防潮、防盗和防霉变措施。最后，建立清查盘点制度，如有盘亏和盘盈，应分清责任，报告有关部门及时处理。
③加强领用发出与处置控制
建立领用审批制度；销售应符合内部的有关规定；处置时应明确范围、标准、审批权限和责任；存货取得、验收、保管、领用发出、处置各环节凭证资料需妥善保管。
(3)定期监督与检查
定期检查存货业务的相关岗位和人员的设置情况；定期检查存货业务授权批准制度的执行情况；定期检查存货收发、保管制度的执行情况；定期检查存货处置制度的执行情况；定期检查存货会计制度的执行情况。
2.提高销售预测的准确度
企业持有存货的主要目的，就是为了满足生产和销售的需要，企业的存货管理建立在销售预测的基础之上。如果销售预测与实际的需求差别太大，将会严重影响存货的管理。因此，中小企业应做好销售预测，尽可能提高预测的准确度。企业在进行销售预测的过程中可以采取滚动预测的方式，不断地根据市场环境的变化对销售预测进行修正，并让经销商参与整个预测流程，发挥经销商更接近市场、更了解市场的优势，以提高预测的准确程度。
3.充分利用ERP等先进的管理模式，实现存货资金信息化管理
要想使存货管理达到现代化企业管理的要求，就要使中小企业尽快采用先进的管理模式，如ERP系统。通过运用ERP，企业能够利用计算机对企业的资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理，具有制造、办公操作、供应链管理、人力资源管理、项目管理、财务与管理、客户服务、销售与市场营销等商业功能。企业资源计划对于在企业高度普及计算机辅助管理，实现企业管理信息化和自动化，提高工作效率，促进信息共享，增强快速反应能力，都具有十分重要的意义。利用ERP使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低库存，使存货管理更上一个新台阶。
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