做好档案管理是延长石油又好又快发展的助推器
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作者: 张彩玲
摘 要： 档案是一种信息资源，是企业生产、技术、科研和经营等活动的一种真实记录。档案管理是企业管理的重要组成部分，做好企业档案管理工作，对于实现企业经营战略，提高企业管理效率具有现实的意义。延长石油作为陕北地域经济发展的支柱企业，要实现建设世界知名、国内一流的石油煤化工现代企业，就必须建立一套适应自身发展形势，体现科学管理水平的档案管理体系。
关键词： 档案； 档案管理； 延长石油
中图分类号： C93 文献标识码： A 文章编号：1009-8631（2010）07-0029-01
企业档案管理作为企业管理的重要组成部分，必须适应企业管理和企业发展的需要。作为陕北地域经济支柱的延长石油，在产量、效益等规模发展的同时，更应重视和加强档案的管理工作，这是延长石油历史传承的需要，也是延长石油发展的需要。
延长石油作为省属能源开发大型国有企业，所涉及的地质研究、勘探开发、油田建设、财务管理等档案,对研究延长石油企业经营管理成就、企业发展远景提供了第一手的资料。但是，延长石油目前在档案管理方面还存在一定问题：一是个别领导干部对档案管理缺乏科学的认识，淡化档案管理；二是基层档案缺乏统一、规范的管理标准；三是在具体的工作安排中，档案管理人员不能全过程跟踪，以致丢失了一部分有价值的宝贵资料，失去了档案信息的应有作用，使档案管理在企业管理中逐步被边缘化。这些问题的存在，严重影响了档案的规范管理。为此，我们必须做好以下方面工作：
一、要充分认识档案工作在企业管理中的作用
档案管理是提高企业管理质量和经营水平的重要环节。因此，一是要充分认识档案管理在企业管理中的作用。各级领导干部要树立档案管理意识，确立档案工作目标，制定相应的档案管理制度，逐步激发广大干部职工对档案工作的认识和支持。二是要充分发挥档案管理人员的职能功效。随着延长石油产业结构的逐步调整、优化，档案管理人员必须树立档案的实用意识，主动学习档案管理知识，深入生产一线和各个管理环节，熟悉生产经营管理流程，弄懂资料档案的保存意义，将应该归档的资料一份不少地收集整理，确保档案资料的完整保存与安全。
二、充分发挥档案工作在企业发展中的优势
企业档案管理工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行合理的机构设置，完善适应延长石油发展的档案管理制度。把目前各基层单位分散的档案资料统一管理，形成统一标准、统一制度、统一验收、统一审批使用独立单位。其主要职责是负责延长石油集团公司及所属单位的各类档案资料的收集、整理、保管和提供利用等，从而达到各种信息资源共享和成果综合研究。虽然延长石油重组五年以来，经过几年的磨合、融入，体制机制逐步理顺，内部管理高效运行，并创造出了一定的经济效益和社会效益。但适合新形势下延长石油发展的档案管理制度尚待健全，没有统一的制度规范，统一的标准要求，一些重要技术研究、整体部署受到一定的制约，资源得不到共享和充分利用，因此，要不断创新档案管理制度，明确工作职责，以达到档案资料的实用价值。
三、加强企业档案管理工作的必要性
1. 提升企业的整体管理水平。档案工作是企业加强内部管理和控制的重要基础，是企业厂务公开和民主管理的重要基础，也是企业以及企业领导人接受国家和社会审计、监督、检查的重要基础。档案是企业各项工作和员工各种活动的直接记录，通过档案可以对企业领导和员工、对企业的各个工作流程进行有效的监督和追溯。企业档案工作也是企业的窗口，是检验企业整体管理水平的测试点。企业的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理，而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。
2. 企业档案管理工作自身发展的需要。档案管理工作不能滞后于企业发展步伐，企业档案如果不被利用，常年沉睡在库房里，就会成为企业的负担和包袱，企业领导就不会重视档案工作。档案管理工作要发展，首先要内部挖潜创新，夯实企业档案管理基础工作，树立“服务创造价值”的观念。企业档案部门一定要用各种方法，充分开发档案信息资源，千方百计、积极主动地为企业各项工作服务，为企业创造价值和效益。这样，企业领导才会重视档案工作，为企业档案工作的良性发展提供人、财、物的支撑服务。
四、做好档案利用过程中的监督工作
1. 制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
2. 队伍建设。担负利用服务工作的管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
3. 监督措施。在工作中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
五、正确处理好档案保密与利用开发的关系
在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。
六、全面推进企业档案工作达标升级
企业发展了，企业档案管理工作也应上台阶、上档次、上规模。延长石油不仅要加强对档案管理组织上的领导，业务上的指导、程序上的监督，还要加强对专兼职档案管理人员的培训，使其理论、实践有效结合，认真做好档案管理的基础工作，为延长石油档案管理达标升级奠定坚实的基础。当前，延长石油逐步实行无纸化办公，每个岗位都会形成电子档案，这就要求每位员工必须懂得文书处理和归档的一整套程序，明确各类资料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。总之，企业档案管理工作要适应档案管理现代化的需要，就必须积极推行新的管理制度，逐步建立一套适应新的发展形势，体现科学管理水平的档案管理体系。
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