网络环境下基于海事档案的信息化管理
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作者: 袁颖
摘要：海事档案信息电子化、数字化建设是现代化海事管理的必然要求,也是档案管理技术进步的追求目标,目前海事档案信息电子化工作中还存在标准不统一、应用软件少、数据结构兼容性差、电子文件原始性和真实性的保护不足、管理技术有待提高等突出问题，需要在提高认识、明确目标、规范标准、加大投入、解决技术与人才问题等方面采取相应措施，使海事档案管理在电子数据化、信息网络化方面产生飞跃，更好地开发海事档案的战略资源为提升海事管理工作提供全面、便捷的服务。
关键词：海事 电子档案 网络环境 信息化
随着办公自动化(OA)和管理信息系统(MIS)在海事管理中的广泛应用，海事档案也必须实现数字化和网络化，为档案资源共享提供便捷服务。电子档案以机读形式存在，与纸质载体档案的利用方式有很大差异，如何将电子技术与网络系统有效地应用到海事档案的归档和管理中，是新时期海事档案管理工作人员的一项重要主要课题。
海事档案信息电子化的特点
所谓海事档案信息电子化，利用计算机及其它设备对海事工作中所产生的纸质档案、缩微胶片影像、录音、录像资料等档案文献进行收集、发掘、筛选、整合和数字化加工处理，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息，通过网络传输实现资源共享，并对电子文件档案进行安全、高效、快捷的管理，以提高海事档案信息的利用效率，为行业管理和社会发展提供档案信息服务。其特点有：
1、提高档案信息的时效性和有效利用率
首先是在档案信息收集、整理上或直接应用现存的电子文件，或借助于语音识别、文字扫描识别、超文本和超媒体信息处理等技术，提高工作效率、加快收集、整理速度；其次是借助于网络，运转、传递及时，电子发布可多人同时阅览，不受空间和时间限制并可在不同地点和不同时间进行复制、打印，为利用者提供极大的便利；再次是借助于检索工具，可以提高查阅档案的快速性和准确性。
2、扩展了档案的种类、加大信息容量。
档案信息电子化可以使档案类型扩展到一切形式，文字、图片、声音、影像，一切动态的、静态的档案都可以及时而逼真地呈现，基本不受档案本身的规格、样式和馆藏条件的限制，信息容量非常大。
3、节约物力和财力资源，降低档案管理经费
首先是在档案信息的收集、整理、编排、查阅方面，借助于转用软件和自动生成系统，在实现办公自动化环境下，不少档案可由计算机形成并辅助归档，文书部门文件整理与归档可一次完成并进行一体化管理，避免了大量重复劳动，提高了工作效率；其次，在档案的保管上，运用电子化数字化技术可缩小占用储存面积，解决馆舍库房不够用的问题，重要成果可多份拷贝，并能长效保存，极大减少了档案维护与消防安全方面的费用；第三，对使用者来说，网络的快速传输，减少人员往来，极大地节约了时间和交通费用。
4、档案管理更加灵活、方便
电子档案管理的自动化和一体化，可以极其方便地实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况，档案管理部门也可以通过办公自动化系统对档案收集、传递工作及时进行指导和动态管理，从而实现档案的超前性、预见性管理。密码的设置也有利于确保了电子公文及时高效、安全保密地运行。对一些纸质、实物形式的原始档案管理，在档案统计、鉴定、销毁、借阅、催还及参考资料编写工作，标准化的档案软件，可以随时随地进行各种数据的统计、设计、打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等，使管理工作自动化和规范化。档案数据库的建立和链接，档案管理更具灵活性、扩展性和控制性，才能充分挖掘出档案信息资源的潜力，实现最大化的档案信息数据聚集，满足不同档案类型的管理需要。
当前海事档案信息化建设中存在的问题
从整体上说，相对其它行业管理机构，海事档案信息化建设比较滞后，最突出的问题在以下两个方面：
1、基础条件薄弱，技术、资金不足,人才缺乏
由于管理体制的不断调整，海事档案管理工作本身都存在起步较晚，人员不足，绝大多数单位都是由办公室人员兼任，多数档案工作人员都没有接受专业培训，不要说缺少计算机操作技术，就是档案收集、整理、保管和查阅的专业知识也比较欠缺，而档案信息化建设需要的是集档案、信息处理为一体的复合型人才，因此，以目前从事海事档案管理人员的现有素质很难全面实现档案信息电子化。在设备方面，地方海事部门组建时间短，单位规模小，投入有限，不要说缺少专用服务器，就是计算机、扫描仪、刻录机、摄像机、照相机这些实现海事档案信息化建设的基础设备也未能全部配齐，而电子文件的生成环境是相当复杂的，且电子文件对设备依赖性极强，一些进行海事档案信息化建设的试点单位受计算机病毒感染，造成数据损失的现象都时有发生。此外，海事部门的其它机构也没有完全实现自动化办公，这就更不能实现档案信息与其他信息的无缝交接和有效管理。
2、缺少规范化标准，海事档案信息电子化的应用和推广受到极大制约
海事是一个行业性极强的部门，档案信息电子化首先必须要有相应的规范标准：包括构建程序上的定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式；业务上的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准；技术规范上的软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。这些规范都不同于录在纸质等载体上的文件，而目前海事部门还没有制定出相关规范标准，相应的有关海事档案的应用软件也难以开发，加之，各地海事档案室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，数据结构兼容性差，就不能利用电脑实现通用的档案信息管理，更无法信息资源共享，这些都直接制约了海事档案信息电子化、数字化的进程。
建议
海事档案信息化建设是一项系统而复杂的工程,不可一蹴而就,更不是本篇短文所能指明的，这里只就一些原则问题提出一孔之见。
1、提高对海事档案信息化建设重要性的认识
领导重视和支持是加快海事档案信息化建设步伐的关键因素。既要以发展的眼光认识海事档案信息化建设的重要性、必要性和紧迫性，要明确看到电子化档案的先进之处和优越性，认清档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势又要充分认识到这项系统工程的艰巨性和复杂性，只有认识提高了，才可能解决投入、设备、人才、管理等其它诸多困难和问题。
2、健全制度、统一标准
一个系统要全面推广一项新工程，首先必须建立健全的管理制度和标准规范，尤其在海事电子档案管理的推广激励机制、检查审核制度、系统的设计和管理软件的选择、开发制度上要先完善。其次，要对海事电子档案的收集、整合、控制归档、立卷和网上传输发布，制定一个统一规范化标准，至少先要在归档范围、归档流程及方式、电子文件格式形成统一规定。第三要立足海事档案管理特点尽快开发出专用档案管理软件，要与海事管理工作紧密结合，化繁为简，将不同处理手段形成的数据结构、版式通过软件自动转化到统一的、标准的模式上，实现不同数据结构间的自动转换功能。
3、在明确档案信息电子化建设目标的前提下，循序渐进、逐步完善
海事档案的信息化建设的目标是建立数字化、开放性、便于管理与查询利用的互通互用专业电子档案馆。但这一目标不可能在短期内一下完成。目前首先要从电子文件的收集、积累入手，解决设备与技术问题，如适当增加一些必要的输入、存储和输出设备，应用一些基础的电子档案管理系统软件，先完成数据录入、处理和存储，然后通过数据的接口实现归档文件的自动流转、归档。其次可逐步推广应用电子文件接收、归档系统及网络报送与应用平台；第三，坚持安全第一，不但要建立防火墙和应用全天候自动升级的防病毒软件，还要作好备份，如以一个季度将生成的电子文件刻录到光盘等存储载体上，重要档案用两台电脑同时存储等。
4、加快人才培养步伐
对海事部门来说，培养和造就一批电子档案管理人员是当务之急。一是先吸纳一些专业型的人才充实海事档案管理队伍，二是开展多种教育培训。如走出去进修、短训，请进来举办讲座、示范，经常性组织岗位培训、业务讨论、技术评比，将现有基础好、素质高的档案管理工作者培养成知识全面、一专多能的复合型档案管理人才和档案信息化行家。
海事档案信息化建设目前尚未全面展开，其中的困难也不少，但这是一个必然趋势，一旦实现，将是海事档案管理乃至整个管理工作上的一次信息技术革命，意义十分重大。
(作者单位：恩施州港航海事局)
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