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网络环境下企业档案服务工作创新发展思路

作者:未知

  随着网络技术的迅猛发展,社会的信息化浪潮正以排山倒海之势冲击着周围的世界,并以前所未有的速度渗透到国民经济和社会生活的各个领域。在世界信息化潮流的冲击下,档案工作不可避免地要接受信息时代的洗礼,而且将面临更多的机遇与挑战。
  一、创新企业档案工作服务机制的必然性
  (一)创新企业档案工作服务机制是适应全国档案工作创新发展的需要
  江泽民同志指出:“迎接未来科学技术的挑战,最重要的是要坚持创新,勇于创新。创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。”创新同样是档案工作发展进步的灵魂,是档案事业兴旺发达的不竭动力。党的十六大提出了“高举邓小平理论伟大旗帜,全面贯彻‘三个代表’重要思想,继往开来,与时俱进,全面建设小康社会,加快推进社会主义现代化,为开创中国特色社会主义事业新局面而奋斗”的宏伟目标。根据此要求,国家档案局提出了档案工作服务机制创新是档案部门把握“三个代表”的重要内容、实践“三个代表”根本要求的具体体现,把服务机制创新作为激发档案工作活力的关键,要求档案部门围绕服务机制创新做工作,把搞好服务放在档案工作的首要地位,敢于突破那些与时代发展不相适应的工作模式,用新的思想、途径、办法解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题。时代在发展,社会在进步,档案工作昀外部条件与内在需求都在不断的发展变化之中,这就要求我们继续发扬与时俱进、开拓创新的精神,不断探索档案服务工作创新发展的新路子。
  (二)创新企业档案工作服务机制是适应信息时代现代企业制度发展的需要
  企业档案工作赖以生存和发展的基础是为企业各项工作提供优质服务。随着改革开放步伐的加快,我国的企业已被推向市場经济的大潮之中。竞争是市场经济的本质,在市场经济条件下,企业要生存发展,就必须主动出击,以开拓市场、赢得市场。面对风云变幻的商品经济大潮,企业急需综合性、超前性信息。档案工作必将顺应这一趋势,充分发挥档案信息资源的优势,通过提供高质量的信息服务使企业更好地参与市场竞争。随着计算机、互联网技术在企业管理中的普及,办公自动化和无纸贸易在现代化企业中越来越普及,形成的机读档案是企业生产经营活动的真实记录,是企业的宝贵财富,理应加以保存、整理、开发,而传统的档案服务方式显然与此是不相适应的。为此,企业档宗部门要紧紧围绕现代企业制度改革和发展的需要,跟上信息时代发展步伐,勇于创新档案工作服务机制,不断提升档案服务内涵,积极主动地服务于企业的各项经营管理活动,迎来企业档案工作的良好发展空间。
  (三)创新企业档案工作服务机制是适应信息时代企业档案工作生存发展约需要
  面对以计算机网络为主导的信息技术革命,档案部门的传统技术手段已远远落后于技术发展,传统服务模式的局限性表现得更加突出。档案信息的传播和利用方式将随着计算机和因特网的普遍使用发生质的变化,档案管理从单一的实体管理向档案实体管理与档案信息管理并重发展,再向以档案实体管理与档案信息管理并重发展,再向以档案信息管理为主过渡。从手工管理向微机管理发展。是社会进步和技术革命推动档案工作发展的必然结果。当前企业档案的利用基本以面对面的手工借还方式为主一般性服务多,高层次服务少,常规性服务多,个性化服务少,无法满足各类利用者的多方面需求。企业档案工作现有的服务方式和手段与档案信息发展状况以及服务对象多维化发展趋势不相适应的矛盾,促使企业档案工作必须进行变革,以实现自身的发展。
  二、创新企业档案工作服务机制的必备要素
  (一)更新观念是创新企业档案工作服务机制的前提条件
  做好现代企业制度下的档案服务工作,更新思想观念是前提。随着经济体制改革的不断深化,面对市场经济、竞聘上岗、电子商务、网络社会等各种理念的冲击,传统的档案工作在社会地位和工作内容等方面正面临着从未有的危机与挑战,档案工作者的思想也在经历着一次新的洗礼。这就要求档案工作者尽快适应时代的要求和形势的发展,解放思想,冲破旧习惯的束缚,正确认识档案事业在信息社会中应有的地位和作用;具有改革的意识和发展的眼光,勇于创新,勇于尝试,正确对待档案服务机制创新中出现的新问题、新情况。只有这样,企业档案工作服务机制创新才能得以健康发展。
  (二)夯实档案基础工作是创新企业档案工作服务机制的根本保证
  俗话说:“万丈高楼平地起”,没有平时扎实的基础工作,根本谈不上档案信息资源的开发利用,更谈不上档案工作服务机制的创新。档案基础工作是充分发挥档案作用的前提条件。档案的“原始记录性,和凭证作用是任何其他信息资源”所无法替代的。这是档案工作得以不断发展完善,并将长久保持其生命力的源泉。企业档案部门要认真分析档案基础工作的现状,努力加强薄弱环节,扎扎实实做好基础工作,充分开发馆藏档案资源,全面提升档案管理水平,确保档案资料的完整安全。
  (三)技术手段的现代化是创新企业档案工作服务机制的关键因素
  网络技术的诞生,现代高科技手段的不断推陈出新,强力地释放了信息时代信息社会化需求的巨大张力,极大地推动了社会的信息化进程。档案信息是社会信息中最可靠、最系统,因而最具价值的原生信息。档案信息的网络化是历史的必然。企业档案信息的管理水平及其提供利用的程度,直接关系到企业在市场中的竞争力。面临档案信息激增和档案利用压力的档案工作,要提高服务工作的质量,充分发挥档案信息的潜在价值,离不开计算机技术和信息通信技术的运用。只有充分发挥计算机网络系统处理与传输信息速度快、自动化程度高、可控性强、信息资源的共享面广等特点,才能满足市场经济条件下,企业对档案信息“广、快、精、准”的利用需求。
  三、创新企业档案工作服务机制的基本思路
  (一)优化档案干部队位,加快培养高素质人才
  人是档案工作中最活跃最基本的要素。档案工作服务机制创新要靠高素质的人来实现,这是档案事业发展的前提条件。现代企业制度下,企业对档案的利用方式和需求层次发生了重大变化,对档案人员的知识结构和业务水平也提出了新的要求。档案工作急需的高素质人才,单靠“引进”是无法满足工作需要的,应当把重点放在对在岗人员的培训和继续教育上,加强业务知识、网络知识、市场知识、现代化管理知识、外语知识等培训,使其尽快适应信息时代档案工作的需要。要改革用人制度,激发档案人员的内在“潜质”。档案部门要引入竞争机制,以激发档案人员的主动性、积极性和创造性,使其不断提高服务水平;要适应企业改革和档案工作发展的需要,明确岗位职责和工作标准,加大考核力度,建立优胜劣汰、竞争上岗的内部用人机制;要建立健全人才培养机制、激励机制、约束机制,使档案人员最大限度地发挥自己的聪明才智。
  (二)加强基础工作,努力拓展档案工作服务方式
  档案部门要强化收集工作,丰富优化馆藏,进一步做好档案整理、鉴定等基础工作。在档案收集过程中,除了收集具有原始参考价值的材料外,更应注意收集为领导提供决策的材料,以及技术进步、发展外向型经济等方面的资料,不断充实档案资源,确保档案的完整、准确、系统,为提供优质服务打下良好物质基础。企业档案部门要积极拓展与企业各生产、经营、管理部门的合作空间,使档案服务工作由被动变为主动,由滞后变为超前,由封闭转向开放;要主动了解企业生产经营活动对档案信息的需求,密切关注企业当前的工作和今后的发展,针对企业正在或将要解决的重要问题,有预见性地开展服务工作;要努力拓展诸如信息咨询、电话服务等灵活多样的服务方式;还要加大档案编研工作力度,以搞好深层次开发档案信息资源工作。
  (三)加快档案信息网络建设,全面推进档案信息化进程
  “谁掌握了信息,控制了网络,谁就将拥有整个世界”。档案与网络的“携手”是历史发展的必然结果。档案信息网络的建立,不仅使档案信息的检索和传输更加快速、准确,档案信息的提供能够越时越地,而且可以充分发挥信息网络对信息资源的全网共享和综合集成优势,使档案信息服务的内容和方式提高到一个新的层次。档案部门要积极努力,多方协调,充分调动各方因素,加快档案信息网络的基础设施建设步伐,全面推进档案网络管理进程,让档案在高科技的帮助下,在网络的天地里,更加凸显出其信息资源宝库的特点,从而为档案服务机制创新提供强大技术支持和充足物资保证。
  综上所述,创新档案工作服务机制,提高档案服务水平,是信息时代现代企业制度下企业对档案工作提出的新要求。网络技术的发展日新月异,现代企业制度也在不断发展与完善,企业档案部门要把握时代脉搏,紧跟时代步伐,在企业改制与建立现代企业制度的实践中,不断探索创新档案工作服务机制的新路子,以适应信息化社会发展和现代企业制度变革的需要,拓展出一片属于自己的绚丽新天地。
  (作者单位为渤船造船厂集团有限公司)
论文来源:《经营者》 2019年10期
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