能源行业物资管理现状和方法

来源:用户上传      作者: 刘兆国

　　从一般意义上讲，能源行业包含电力、煤炭、石油、新能源等。所谓能源行业的物资管理，是指企业在生产过程中，对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。物资管理的目的是，通过对物资进行有效管理，以降低企业生产成本，加速资金周转，进而促进企业盈利，提升企业的市场竞争能力。能源企业的物资管理，包括物资计划制订、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节，这些环节环环相扣、相互影响，任何一个环节出现问题，都将对企业的物资供应链造成不良影响。因此，在市场异常活跃的今天，物资管理已不能用“计划”、“配额”、“定量”等几个简单概念进行诠释，它已经成为现代企业管理的重要组成部分，成为企业成本控制的利器，成为企业生产经营正常运作的重要保证，成为企业发展与壮大的重要基础。
　　众所周知，由于受传统计划经济的影响，在很长一段时期里，包括能源行业在内，我国企业的物资管理模式被深深地烙上了“计划”的印记，按产量指标粗略制定物资计划、仅向少量指定供货商采购物资、无限量加大物资库存等现象屡见不鲜。因此，创新企业物资管理模式并使其顺应现代企业的发展潮流，已经显得愈发重要了。我国企业经过近三十年的改革与探索，在企业物资的计划、采购、使用、储备等管理环节上取得了诸多进展和成果。
　　在计划经济时期，物资计划的编制主要是以国家下达的产量为依据，物资的采购、使用和储备都是以满足产量为标准。今天，瞬息万变的市场对企业物资计划的编制提出了更高的要求，综合企业内部各部门的信息进行物资计划编制，可以使计划更精准、更科学、更具可操作性。在计划制订之初，物资部门组织人员对物资市场进行调研，深入了解物资行情，掌握第一手的价格资讯；生产部门则根据生产能力、预期产量、用户需求、发展储备等因素，估算所需物资的数量、种类，提报物资需求清单；财务部门则负责提供流动资金的详细信息，以资金净流量约束物资计划的规模。企业在通过计算机系统综合处理各部门所提供信息的基础上，统筹安排企业的物资采购、使用、储藏等行为，编制科学、合理的物资计划。而且，计划制订之后，由物资部门担负计划落实及监督的任务，通过定期的物资供应例会等形式，对物资计划的执行进行监督，发现问题及时解决。物资计划管理不但是其他物资管理环节的重要前提，也是有效避免物资浪费的重要保证。例如，施工企业在物资计划管理方面狠下功夫后，在工程招标阶段，物资部门就组织材料人员对当地的市场行情和资源状况进行调研，评估项目所需的材料数量和种类；中标后工程计划部门立即对单项工程、分布施工量进行预算分割，财务部门则根据预算分割控制各项费用的支出；经过多部门的协调合作，结果使企业所制订的物资计划既切实可行又达到了控制成本的目的。
　　
　　能源行业物资管理现状和特点
　　
　　总体上来说，能源行业企业的物资管理的现代化建设，电力行业最具有代表性，反映出其他能源行业的大致概况。
　　电力等能源行业企业的物资管理，普遍存在设备需求量大、技术更新快、品种密集、规范复杂的情况，一些物资由于设计要求、方案审定、原材料采购、生产周期、检验试验、在途运输等内外部原因，通常一个比较完整的采购周期长达几个甚至几个月，与此同时电力行业的特殊性又带来了生产需求波动大、计划性较差、现场施工情况多变、技术工艺要求特殊等一系列复杂的管理问题。这就要求物资管理部门必须及时、准确、高效地供应各类物资，并且从电力物资供应链各个环节着手优化、缩短各类物资的采购、交付周期，在满足生产需要的同时降低成本。
　　从目前电力企业的物资管理的状况看，在供应链的诸多环节中，仓储管理上存在的问题尤其突出，在客观上已经不能满足生产管理的要求。具体体现在：
　　第一，物资规范建设的滞后。
　　物资管理要以物资规范为先导，即物资编码。当前电力公司在物资管理上还处于“传统型、粗放型”的模式，一直以来没有形成标准化的物资管理体系与规范，在物资标准化上更是没有一套成熟可行的编码方案来指导应用。尽管经过近几年的信息化、标准化建设，初步建立了较为统一的物资编码标准并在全公司应用，但涵盖的物资种类有限、品累划分及属性描述不够细致，实际使用中也暴露出一些问题。
　　近年来，随着信息化技术的不断深入，各种版本的物资编码进行着更迭，一套新的管理系统的上线就意味着一套新的编码体系，一套编码尚未应用就被另一套所取代，这些管理系统和物资编码标准从设计上不可谓不先进，却始终未能从本质上提升物资管理水平，原因就在于这些编码体系始终没有突破“前期集中收集结合后期补充维护”的纯人工管理模式。尽管有着建立标准速度快、投入成本低等优点。但是纯人工管理模式仍然存在一些先天劣势，主要体现在：电力物资种类繁多、型号复杂，前期建立时很难收集完备；生产厂商执行各自的生产标准很难统一，甚至没有标准；新技术、新工艺的不断涌现，需要对原有体系进行不断调整；中期使用过程中，由于现有编码规范都是从名称、规格、型号、计量单位上进行简单描述，表述信息量较少，加之从事设计、生产、物资管理工作的人员由于不同专业技术要求，往往在物资编码上产生歧义，造成误用错用的情况；后期编码维护过程由于没有懂物资的专业人员参与管理，经常造成重复添加或错误修改。
　　第二，仓库归属的分散。
　　仓库管理很重要的一个方面就是合理调度、平衡利用各仓库库存的物资。目前，电力公司物流中心、个项目建设单位都设有各自的仓库，在地理上的分布比较有优势，这些仓库都由各单位进行管理，虽然保证了在资产核算上的清晰，但由于缺乏统一管理、协调调度，造成了物资流通的极不顺畅，各仓库缺乏交流，库存物资不能有效调拨、无法实现各资源的共享，甚至由于受资产归属的限制，不能转仓调拨而出现重复采购的问题。
　　第三，技术手段的落后。
　　现代化的仓储需要依托先进的技术手段。目前电力公司仓储的现状是信息化管理水平的全面落后，各个仓库信息化、网络化程度比较低，仓库空间布局不合理，仓储设施陈旧，物料主要采用平面码放存储、人工拣选和搬运的方式，不仅占地面积非常大，作业效率低下，装卸搬运成本高，而且物流效率低，差错率和货物损失难以避免。
　　基于以上几方面的原因，当前电力企业仓储管理由传统仓储向现代物流仓储转变这一刚性需求，已经非常迫切了。
　　
　　能源企业物资管理的环节
　　
　　第一，物资采购管理环节
　　物资采购是能源企业资金支出的关口，能不能把好这个关口是企业成本控制的关键。为此，实行比价、限价和定价采购制度为核心的物资采购管理便成为当前能源企业物资采购的重要模式。
　　比价采购，指的是在采购物资过程中实行的一种以综合比对为主要手段的物资采购管理制度，其中，物资的供应质量和价格、采购的中间费用、

售后服务、供货商的信誉及货款的承付方式等是采购对比的要素。简单而言，就是“同种物资比质量，同等质量比价格，同样价格比服务，同等服务比信誉，先比后买”，其实质就是通过对各要素进行综合比对，实现“物美价廉”的目标。企业实行比价采购，不但可以使物资市场的竞争更加活跃，使物资的性价比不断提升，还在无形之中拓展了能源企业的物资来源渠道。限价采购和定价采购是比价采购的一种延伸，在特定的情况下能够发挥更加积极的作用。当能源企业采购的物资品种繁杂、零星采购次数频繁、物资采购难以形成大规模的情况下，可以由物资部门在深入调查物资市场行情的基础上，拟定和公布企业所能接受的物资价格上限或具体数额，实行限价采购或定价采购。科学合理的物资采购计划加上严格的物资采购过程控制，可以使能源企业有效节省开支，为赢取更丰厚的利润打下坚实基础。随着比价采购、限价采购、定价采购等采购方式的普及，企业的运用程度将日渐熟练，这样可以从根本上解决盲目采购、无计划采购、多头采购等问题，可以最大限度地改善企业成本支出状况，这种物资采购管理模式必将在实践中更加完善。
　　第二，物资使用管理环节
　　物资使用主要是指物资的配送及消耗。现代企业物资使用管理，重点突出了配送方式的灵活性、多样性和物资消耗的控制力度。统一进货、集中存放、定点发放材料的配送方式，在过去被大部分企业昕认可，相信很多企业对材料员到库房排队领料的场面都不会陌生。这种管理模式由于缺少弹性，在材料搬运、等待领料等环节造成了许多浪费。今天，企业的物资配送更趋向灵活，“即时配送”、“准时配送”、“变领料为送料”等新方式、新观念逐渐被企业所接受。比如，有些施工企业就很善于使用“多批次、少批量”的配送方式，根据各施工阶段的要求统筹安排配送计划，从而提高了材料的配送效率。事实上，在配送方式的选择上并没有固定的规则，企业要遵循的是方便、高效的原则，并结合本企业的特点和实际工作情况，制定最适合于本企业的物资配送计划，
　　生产过程中的物资消耗量是控制企业生产成本的决定因素，目前，能源企业已经将物资消耗控制作为管理的重点。一般来说，在物资计划中企业都会制订比较科学、合理的物资消耗定额，然而，在物资计划实施的过程当中，物资消耗定额沦为“摆设”的现象却并不少见。为什么会出现这种状况呢?应当说，企业对物资消耗的监控力度不够是主要原因之一。能源企业应该对物资的消耗建立起‘套行之有效的监控系统，比如可以利用计算机系统对生产过程中的物资消耗量进行详细记录、分析、比对，通过监控将超额情况及时反馈到管理层，尽早查明超额原因，最大限度地降低物资消耗环节出现浪费现象的几率。
　　第三，物资储备管理环节
　　过去，对于许多企业来说，物资储备是保障生产经营正常进行的必要手段。现在，这种方式正在发生变化，现代物资储备管理要求企业在满足现实生产需求和扩大再生产需求的情况下，尽可能地降低库存，减少资金占用。在计划经济年代，“物资储备越多越好”的观念曾经占据物资储备管理的主流地位，很多能源企业简单地将“生产能力”和“仓储量”画上等号。在物资相对紧缺的计划经济时期，充足的物资储备为扩大再生产提供了动力和保障。
　　但是，在市场经济条件下，很多能源企业发现，生产物资的积压使企业承担了巨额的仓储费用，而且无限量地购买物资使企业的资金周转日益艰难，超额的物资储备让众多企业背上了沉重的“包袱”。而现代企业的物资储备管理模式正是解决这些问题的良策，因为它是以调整企业库存结构、盘活超储(积压)物资、加快资金周转、减少储备资金占用为主线，主要有以下几点：
　　第一，对长线物资、产销平衡物资、紧俏物资实行物资分类管理，对供应充足、可即时购买的长线物资原则上不储存，对产销平衡物资通过合理安排进货时间实现不储存，而对于进货相对困难的紧俏物资则要备有一定的储存量；
　　第二，对物资储备量实施实时监控，及时将储备情况向管理层上报，预防超储现象的发生；第三，若出现物资超储、积压现象，企业内部能够代用的物资实行代用，无法代用的物资可与供货商进行协商退货，或与其他企业交换物资实现“双赢”。在此，有必要提及“零库存”概念。零库存，是指物料(包括原材料、半成品和产成品等)在采购、生产、销售、配送等一个或几个经营环节中，不以仓库存储的形式存在，而均是处于周转的状态。它并不是指以仓库储存形式的某种或某些物品的储存数量真正为零，而是通过实施特定的库存控制策略，实现库存量的最小化。日本首先提出了“零库存”管理的概念，并成功运用至今，现在这种物资储备模式已经在世界范围内推广开来。近年来，我国企业的零库存管理取得了重大进展，国内知名企业海尔集团就是零库存管理的主要受益者之一。“零库存”是企业物资储备管理的最优状态，可以为企业带来巨大的经济利益，我国企业应该在这方面加大研究力度，提高它在企业中的普及率。
　　总之，物资管理作为企业管理的重要组成部分，其管理模式的不断创新是社会主义市场经济发展的必然要求，是历史发展的潮流，是我国企业今后的努力方向。相信在今后的生产实践中，中国企业将在物资管理领域积累更多的宝贵经验，在计划、采购、使用、储备等各重要环节的管理模式上有所创新，取得新的突破和进展。
　　
　　实现能源行业物资管理的办法
　　
　　要实现能源行业的物资管理现代化，就要运用现代科学管理的方法和技术，合理有效地组织、指挥、词节、监督生产资料流通中的各项经济活动，以最少的劳动消耗，取得最大的经济效益。为此。
　　第一，充分发挥信息在物资管理中的作用
　　信息在物资管理中的作用有以下几点：
　　(1)它是物资部门决策的基础。所谓决策，也就是确定目标，要使制定的目标合理可行，符合实际就要以大量可靠的全面反映客观过程的信息为基础，掌握信息和了解情况是对决策者的起码要求。否则，不研究信息，不重视数据分析就会导致决策的失误。
　　(2)它是物资系统制订计划的依据。物资计划是物资工作的起点，是物资工作的一项重要内容。能源企业物资系统的信息包括两个方面：一方面是物资系统内部的信息，如记账凭证、统计资料，库存情况及各项经济指标的完成情况、经营管理的经验和问题等。另一方面是物资系统外部的信息，如国家有关政策、法令，国民经济计划，上级的建议或指令，供货单位的生产情况，用货单位的消耗定额等。物资管理人员根据这些原始信息进行加工处理、分类比较，才会得出物资计划的最佳方案。
　　(3)它是组织和控制物资供应的依据和手段。物资的流动取决于信息流，信息流对物流起控制和指挥作用。另一方面，根据物流活动中出现的问题，也通过信息反馈，修改或做出新的计划、供应、仓储方案，以保证物资管理工作的正常进行。
　　(4)它是保证物资系统各个单位各个环节协词

工作的重要条件。为了使物资系统各层次、各环节的工作有机地联系起来，就必须借助于一个四通八达的信息网络来沟通，从而达到现代化物资管理之目的。
　　第二。实现仓库管理现代化
　　运用现代化技术控制管理的“自动化仓库”，称为现代化仓库。自动化仓库又称为“高层货架仓库”、“立体仓库”。其特点如下：
　　(1)“高”：国外高层货架仓库一般均在10m以上，有的高达30m，货架高矮可以调整。立体仓库的使用大大提高了仓库单位面积的仓储能力。国内一些单位也已开始建造，目前投入使用的立体仓库有的高达18m。
　　(2)“快”：就是物资运输快。库房配备成套的装卸搬运机械，货架可以拆卸调整，升降机可通过多条巷道上下左右连续作业，装取任何一个货架的货物。
　　(3)“动”：现代化仓库不仅仅是物资储存的场所，是“静态”的慨念；而是一个物资配送中心，物资中转枢纽是“动态”的概念。
　　(4)“灵”：库存信息反馈灵。物资的入库、在库、出库都由信息系统自动记忆，它可以及时查对库存，根据库存多少，安排进货计划，避免积压。仓库现代化在一些经济发达的国家已成为现实。它不仅包括仓库管理、作业手段现代化，还包括作业技术、仓储设施的维修使用和安全技术现代化。
　　第三，发挥系统工程在物资管理中的作用
　　物资系统工程，就是运用系统工程的基本理论和方法进行物资管理。～般认为，目前物资系统工程的研究可从以下几个方面人手：
　　(1]根据物资部门的特点，总结出一套符合客观实际、行之有效的科学管理原则，根据商品流通规律，建立科学的物资流通机构和体系。
　　(2)在物资计划、供应、储运、保管等各个环节，应用运筹学，建立数学模型，进行定量分析。
　　(3)积极推广，普及使用计算机建立信息网络，沟通生产、分配、供应、流通、消费者的联系，有效地利用现有资源、资金，以最少的人力、物力、财力消耗获得最大的经济效益。
　　(4)应用现代科学技术开展综合研究。这主要是指物资的节约利用、综合利用，物资储备定额、消耗定额的研究、仓储的机械化自动化、有限资金的科学运用、产品和材料等的研究。此外，还要把社会学、心理学、法学等学科有益的成果移植过来，推进物资管理科学的研究和应用，以适应国民经济发展的需要。
　　第四，发挥存储论在物资存储中的作用
　　存储论又称为库存论，是运筹学的一个分支，研究仓库储存的理论。任何一个生产经营单位，为了保证正常的生产或供应，都需要储存一定数量的物资。但存货过多，会积压资金增加仓储费用；存货过少，可导致供不应求影响生产。存储论就是研究在什么时间、用什么办法保证一个合理的、经济的物资存储量、即“物资最优存储量”的理论和方法。它既要保证生产供应等经济活动的正常进行，又要使流动资金占用额和进货仓储费用降到最低。其应用范围很广，可以解决经营管理中与物资存储量有关的各种具体问题。如确定最高和最低存储量、最佳订货点、经济订购量、订购次数等；确定生产管理中的最佳生产批量、成品、半产品原材料的存储量等。
　　第五。运用ABC分析法对物资的存储进行管理
　　ABC分析法也称为“重点管理法”，它是对事物进行统计综合、排列分类，找出主要矛盾，抓住重点进行管理的一种科学的管理方法。
　　在一般情况下，库存物资种类是很多的，其消耗、价值、资金占用等情况各有不同，因而其重要程度也各不相同。只有根据不同情况，区别对待、重点管理，才能收到较好的经济效果。ABC分析法，就是研究如何加强库存物资管理的一种科学的管理方法。该方法就是将全部物资按需用量大小、占用资金多少、采购难易程度分为A、B、C三类。把品种虽少，但占用资金多、采购较难的重要物资归为A类：把品种虽多，但占用资金少、采购较易的次要物资归为c类；把处于中间状态的归为B类。对A类物资在订货批量、进货时间和库存储备方面采用最经济的办法，定时定量供应，实行定点管理，严格控制库存；对c类物资可采用较简便的方法进行管理，适当控制库存，如固定订货量，进一批货后可用较长时间；对B类物资，可一般控制，如可以定期订货，组织合理批量供应。采用这种分类管理物资的方法，可以降低库存，加速资金周转，减少物资仓储费用，提高企业的经济效益。

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