基建档案管理中存在问题及对策
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作者: 乔美娟
摘要：企业基建档案是企业基建项目的重要组成部分, 也是全面鉴定基建工程质量、使用和维护建设项目的重要依据。因此，本文结合多年档案管理实践经验对基建档案的特点及档案管理工作的现状进行阐述，并采取相关措施。以供同行参考！
关键词：档案管理；基建；问题；对策
1 前言
基建档案,全称是基本建设档案,它是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件,包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体的材料。基建档案是单位基本建设活动的真实历史记录,也是全面鉴定基建工程质量、使用和维护建设项目的重要依据。它是科技人员的劳动成果和智慧的结晶,是单位的财富和宝贵资源,是单位资源储备的一种表现形式。
2 基建档案管理存在的问题
（1）面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基建档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。
（2）基建档案管理意识不强，对档案保护工作缺乏应有的重视。基建部门出于方便工作考虑，不能主动上交基建文件材料。从专业角度来讲。档案人员虽具备档案专业知识，但缺乏工程建设方面的知识，不熟悉基建项目流程。而基建部门工作人员及施工技术人员虽有较丰富的基建工作经验和专业知识，但对于基建档案的日常积累和保管缺乏经验和必要的重视，双方各有所长却不能互通有无，缺乏沟通与交流，导致基建档案的收集归档工作不能正常开展。
3 基建档案管理的对策
（1）增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念。基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传《档案法》，正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。
（2）建立完善的基建档案管理网络。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系。要深化职能，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以制度的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员自建设项目开始，就积极介入、深入基层，加强工程建设人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。应根据建设单位的实际情况和具体要求，制定基建档案管理实施细则，细则应主要明确基建档案的归档范围、归档要求以及基建档案的移交与整理、保存与借阅等方面的具体规定。这样就可以在基建档案管理过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
（3）做好基建档案管理工作，建立基建档案管理机制。基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。
1）加强基建档案的收集工作，基建工程各阶段相互衔接，一个环节连着一个环节，档案资料收集不完整，可能影响其他阶段工作的开展，所以，制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表，抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实基建档案工作的规定和措施，采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制，分工明确，责任到人，确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。
2）基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，在基建档案管理过程中，应采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划，纳入基建工程规章制度，纳入岗位责任制；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，以保证基建档案管理工作顺利进行，从而保证基建工程质量。
3）基建档案整理立卷质量是基建档案管理和利用工作的保证，各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程又相互独立，便于利用的原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，得到有效的沟通和效果，采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式，对基建档案业务工作进行指导，规范基建档案整理立卷工作，统一基建档案管理标准、操作方法。
（4）加强档案人员的业务培训工作，基建档案管理部门应深刻认识到人才对于基建档案工作的重要意义，加大对基建档案人员的培训力度，组织各参建单位档案人员参加档案业务培训，提高其政治素质、业务素质和文化素质。基建档案人员应具有良好的工作态度和作风，较高的责任感和使命感，能够找准工作定位，履行岗位职责；具有较强的档案理论知识和业务技能，能够掌握档案整理立卷操作方法，了解基建档案管理知识、基建工程建设程序和基建专业知识；具有较高的知识文化水平，能够自觉地优化知识结构，拓宽知识面，与时俱进地学习基建档案业务技能、管理理论和方法、网络和计算机知识，成为现代复合型基建档案管理人才。
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