档案管理系统之分析
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作者: 胡春娥
摘要：伴随着企业电子商务时代的到来，企业档案管理也伴随着企业信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。本文主要进行探讨的就是关于档案资料管理系统的分析，希望谨以此文能够带给广大同仁些许帮助。
关键词：档案；管理；系统分析
档案是国家的历史财富，是一种丰富而广泛的信息资源，是国家信息资源的非常重要的组成部分，具有重要的历史价值。并且，随着科学技术的迅猛发展，计算机技术、通讯技术、网络技术等高新技术正在日益渗透到社会各个领域，办公自动化技术的普及应用无纸化办公、网络文件传输、网上办公等现代化手段的实现，产生了大量的数字形态保存的信息电子文件。它非常客观地记录了人类社会活动的方方面面，如何把这些有价值的电子文件归档，使其能够进行系统的一站式的工作，是档案工作者迫切所要研究和解决的重大课题。
社会的发展，科技的进步，不但使通过计算机管理档案成了现实，计算机档案管理系统的开发应用，更使档案管理信息化建设得到了不断发展，可以说，管理信息系统的实施在技术上已逐步成熟。管理信息系统是一个不断发展的新型学科，档案管理要生存发展，就必须加强管理并且根据《企业档案工作规范》要点中的：信息化方向。这一要求。使得将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求，对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化，网络化服务，电子档案安全保管等提出了原则性要求。因此建立与自身特点相适应的管理信息系统是必要的。
1 企业档案管理系统建立的重要性
由于知识型企业构成本身就是一种动态的组织结构，其档案的载体形式、形成方式、运行程序、管理模式也将是一种复杂化的、流动的状态，这势必对学术界认定多年的档案全宗理论，价值鉴定原则，统一收集、保管、整理的范围、方式、方法、标准等传统理论带来冲击。原来档案管理处理中心进行信息管理的主要方式是基于手工处理，最多是用计算机的文本系统打印一些清单，信息处理工作量大，容易出错，时间一长，将产生大量的文件和数据丢失，如果电子文件发生了丢失情况，那么这样就会不利于文档查找以及维护，在信息系统规范上面就比较利于达成目标，这样所产生的困难是可想而知的。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。现在建立的档案管理系统，把档案的存档和借阅管理等日常管理工作实行计算机统一管理，以提高工作效率和管理水平，能随时查询档案的库存量，以便及时、准确、方便地为设计人员提供借阅信息。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高档案管理的效率，也是企业科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。
2 关于企业的信息管理系统
置身于企业信息集成系统中，企业档案工作者将发现企业档案发生了非常巨大的变化。首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业进行各项的管理活动中，电子文件它以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。比如说，在进行生产或者说是开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且显得会更加有意义。
还有就是企业档案的分类变化的情况。像有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份比较完整的档案信息分散在几个管理系统当中去了，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更为详细、更科学、更规范。此外、在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也没有办法去坐等档案的最后形成以及归档了。他们必须应当在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导以及相关职能。比如说在进行计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，应当懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性以及实时性，掌握好电子档案信息的收集以及其管理的相关工作。
3 努力做好档案系统管理工作
网络系统通过利用档案服务是档案利用工作的新领域，要求档
案工作者和社会利用者树立新的档案利用理念。对于档案馆及其工作人员来说重点在于利用方式的变革，利用范围的扩大，利用对象的拓展，以及努力提高档案信息对社会发展的贡献率等方面观念的建立和意识的强化。
根据档案利用工作的特殊性，网络系统中开放的档案还应区分无条件利用和有条件利用两部分。无条件利用的档案信息供任何身份的利用者随时自由利用，而有条件的档案信息，必须要经过身份确认并实行有偿的服务，这部分档案信息经过双层加密，利用者办理一定手续后才能获得使用密码，于规定时间内在网上获得阅读利用所需档案的一些机会。
4 总结语
随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正在逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量的电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战，传统的管理方式会越来越无法适应现在的步伐了。
总而言之，信息化是新世纪档案事业发展的非常重要的方向，档案信息也是经济发展的重要保证。所以说，我们必须加快档案管理者知识结构的更新速度，从而加快实现档案管理信息化建设的进程。档案工作者只有通过审时度势，善于用一种新的思维、新的思路、新的方法，这样才能够去解决一些档案工作中遇到的新矛盾和新得到的问题，从而进行不断地挑战规则，这样才能够永葆档案工作的青春与活力！
参考文献
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