浅谈大型水利工程建设档案管理
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黄河拉西瓦水电站是黄河上游龙羊峡以下的第二座大型梯级电站，也是整个黄河流域装机规模最大、坝体最高、水能指标较优越的特大型水电工程，枢纽主要任务是发电，枢纽工程主要包括挡水建筑物、泄水建筑物、地下厂房、发电设备和金属结构等，作为一项大型水利工程，从项目立项、审批、设计、施工到运行，形成了大量的工程档案资料，做好这些资料的全面收集、整理、验收和分类，为促进工程建设，保障水电站今后的运行与管理，具有十分重要的意义。本文立足拉西瓦水电站的工程建设，通过对工程建设中档案资料的搜集、管理、利用等方面进行初步探讨，以期对大型水利工程建设中的档案管理工作有所裨益。 一、档案资料编制说明
1、编制要求
根据拉西瓦水电站工程建设情况，原《水电厂企业档案分类表（6～9大类）》（简称6～9类）中的类目设置不能满足工程档案分类的需要。因此，为能准确的反映工程科技活动，管理工程档案，以“类别划分明确，分类层次清楚、类别设置灵活、适应计算机管理，能够准确地反映本工程的性质和特点。”为编制要求，对类目做了相应的设置和调整。
2、编制过程及分类依据
2.1编制过程
为了使档案分类大纲编制的具有科学性和完整性，达到既贴近施工过程中的收集、方便组卷，同时能满足水电厂在生产运行中的档案管理需要，编制工作从两个方面入手，一是针对拉西瓦工程施工过程中管理的特性；二是根据科技档案管理的原则，进行了科技档案分类大纲的编制工作。
2.2主要依据
根据黄河水电公司科技信息标准化管理目标，使科技档案更好地为工程建设、生产运行以及未来发展服务，考虑到公伯峡、苏只水电站已经形成了统一的科技档案分类大纲基本模式，故将《拉西瓦水电站科技档案分类大纲》中的档号结构形式确定为“目录号（代号）+分类号（一）+分类号（二）+案卷号”。
3、档号组成说明
依照拉西瓦水电站工程档案分类的需要，科技档案号由目录号和分类号（一）、分类号（二）搭配与案卷号一并组成，各号之间用“―”分隔。
档号结构形式：4段16位，用0～9标识。
目录号（代号）+分类号（一）+分类号（二）+案卷号
既1021―0000-0000-0000
案卷号
分类号（二）
分类号（一）
目录号（代号）
4、各大类档案号形式
4.1 6大类：产品（生产）类
档号为：1021+6大类+年度+案卷号
4.2 7大类：科学技术研究类
档号为：1021+7大类+课题号+案卷号
4.3 8、9大类：8大类“基本建设类”，9大类“设备仪器类”
例如：8022施工图（按合同标段组卷）
档号为：1021+8022+（单位工程+分部工程）+案卷号（四位号均为案卷顺序号）。
二、档案资料编制的系统性、完整性。在申请项目立项工作中，水利部和局领导多次明确指示，一定要做好立项过程中产生的档案资料的整理归档工作，确保档案资料的系统性、连续性和完整性。在项目立项的同时设立了工程档案管理领导小组，并明确了一名专职、六名兼职档案管理员，具体负责工程项目资料的整理归档工作。对立项、设计、施工中形成的原始测量数据、监测数据、报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、设计变更、协调文件及领导视察活动等资料悉数归档。在一线跟班作业的技术人员，坚持做好施工记录，工程分部验收以后，即将记录移交档案室归档。对一时难以判定的材料，先整理归档，后根据工程变化情况做适当调整，并利用光盘、电子版和照片等多种形式，尽量全面、系统地记录工程建设情况，展现建设风采。大型水利工程一般都是国家重点工程，其建设规模大、时间长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程，并及时收集归档，没有领导的高度重视，没有施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能做到的。三、健章立制，确保档案管理规范化、标准化。为规范档案资料的管理，工程建设处根据国家《档案法》、《保密法》及DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《水电工程达标投产动态考核办法（2001年）》等有关法规，制订了《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度，对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。为提高工程档案管理水平，建设处采取走出去、请进来的办法，派人赴去国家档案管理局学习档案管理经验，到省、市档案局参加档案业务培训，并请档案业务专家指导、帮助建档立册。为改善档案保管条件，该处注重加强档案室建设，配备了铁制橱、灭火器、吸尘器、空调、裱糊等一系列设备，保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等八防要求。同时，还配备了
计算机、录像机、照相机等现代化管理设备，基本上实现了档案管理与利用的现代化，使各类档案资料条目清楚，存放有序，管理规范，从未发生过档案资料的丢失、损坏、泄密等现象。对于大型水利工程的建设，在基层工作的同志一般都很少参与，对其中的档案管理更是陌生。因此，工程档案管理人员要不断加强业务学习，注重提高业务素质和工作能力，增强责任心和荣誉感，在工作中注意遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，使大型水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。特别在工程档案转入档案管理局单位管理使用以后，要注意从计算机管理入手，利用网络和多媒体技术，丰富信息资源，建立专题数据库，逐步实现档案管理的自动化、现代化，减轻管理人员的工作强度，提高存档质量和工作效率。四、用活档案，发挥档案存史资政的积极作用。除工程竣工档案资料外，在运行期增加了许多新的档案材料，同时，查询、借阅、复制档案资料的工作明显增多。围绕工程建设的实际，档案管理人员广泛收集资料，尽力提供资料，注意用活档案，让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去。在工作中，他们注意腿勤、口勤、手勤，讲究热心、细心、耐心。不论是领导还是一般技术人员查阅档案资料，他们都热情服务，不仅提供直接材料，还根据需要提供相关材料；不仅提供文字材料，还尽量提供图片、录像等直观材料；不仅提供现有工程材料，还相应提供外地优质工程材料。在严格履行审批手续，切实做好安全保密工作的同时，注意发挥档案的服务功能，在服务中收集档案，在服务中完善档案，努力提高档案的管理水平。大型水利工程的效益大，风险也大，其档案资料不同于一般的历史资料，对工程的运行、安全有直接影响。因此，搜集与管理好工程建设时期的档案资料至关重要。同时，要增强服务意识，注重运用、发挥好工程档案，实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变，在档案的利用与服务中体现档案价值，维护大型水利工程的安全运行。
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