浅谈加快城建档案馆数字化建设

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　　 城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。面对当前网络化和信息化发展的新形势必须运用现代信息技术，加快数字化城建档案馆建设的步伐，全面推进信息化、数字化和网络化，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供高效、优质的公共服务。 一、数字化城建档案馆建设的必要性
　　 随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。城市建设包括土地管理、城市规划、环境保护等多个方面，城建档案作为城市建设和管理过程中直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源。城建档案馆作为一个城市建设信息中心的基地，主要负责接受和保管城市中具有保存价值的文字、图表、照片、录像等各种载体的档案和有关资料，并将接收入馆的各种城建档案资料分类、整理、分析，为数字城市建设提供真实可靠的档案信息。但是，近年来随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，城建各部门在城市建设、管理中产生的各种档案，除了传统载体的档案外，还有大量的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案，传统的城建档案管理已不适应信息化、数字化的发展趋势。因此为了提高城市建设的时效性以及适应信息化、数字化、网络化的需要，必须加快数字城建档案馆的建设。
　　 二、数字化档案馆的功能和优点
　　 数字化城建档案馆与传统城建档案馆的最大区别就在于他是一个数字化的信息系统，他的馆藏是以数字化信息为主，以数据库为档案存储中心，在网络上实现城建档案信息资源的共建共享。数字城建档案馆的建立具备适应社会需求的特殊优势，因此决定了它将弥补传统档案馆的不足而长期存在。第一，在城建档案信息的加工方面，传统城建档案馆馆藏信息经过数字化加工处理，成为数字档案馆信息资源的核心组成部分，并生成适合机检、机读的信息目录和档案参考资料，数字城建档案馆还可以将经数字化的深层次编研成果融入数字信息资源库，并在网上发布，为人们提供快捷的服务。第二，在城建档案信息资源的开发利用方面，各种载体的档案资料将以数字形式存在于档案馆这个“信息空间”中，通过网络，用户可以方便的利用信息资源，实现档案里的信息资源共享。第三，在信息传递方面，数字档案的服务通过以网络为主的信息基础设施，实现标准规范的信息传递。第四，在城建档案信息资源建设方面，数字城建档案馆可与覆盖全社会各领域的信息数据库建立互联关系，为进一步丰富档案馆馆藏提供线索和可能。三、建设数字化档案馆需解决的几个问题
　　 在数字化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决一系列的关键问题。一是数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。二是统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括：档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。三是电子档案的法律凭证问题，电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题。否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。四是重视复合性人才的培养。
　　 四、加快城建档案馆数字化建设
　　 数字城建档案馆不仅是对纸质档案、照片档案等档案形式的简单数字化，也不仅是对档案工作流程的计算机化，而是一个数字化的信息系统，是一个系统工程。因此我们应坚持积极稳妥、切合实际、力求实效的原则，有计划、有步骤地加快城建档案数字化建设步伐，使城建档案的信息化建设跟上社会信息化发展的大趋势。
　　 （一）加大投入，抓好软硬件配套建设。
　　 数字城建档案馆必须在一定的空间数据基础设施和网络基础设施上建设空间数据库和应用服务系统，才能更好的服务于城市建设。因此，必须加强城建档案馆内部的办公环境、现代化库房及网络建设，并根据实际需要，选择先进、成熟的技术，做好管理软件的开发工作，以适应数据录入、管理和输出的需要，适应城建档案馆数字化、信息化建设的需要。
　　 （二）重视城建档案信息资源的数字化 。
　　 城建档案信息资源的数字化工作,主要指馆藏传统(纸质)数字化和办公自动化条件下新产生的电子档案的接收管理工作。在数据库建设中要遵从有关技术规范和标准,保证数据库的数据有合理的结构,便于维护更新,有较强的通用性,可加工性和可移植性。对传统(纸质)档案要进行规范化的有序整理,要做好城建档案的著录标引工作,对城建档案进行标准化的著录,为档案数据通讯、网络化管理提供必要的数据基础,为各城建档案部门开展信息交流与合作,实现资源共享提供便利条件。对于过去收藏的声像档案资源和其它相关资源要通过多媒体技术把它们转化为数字存储。
　　 （三）加快城建档案信息化网络建设。
　　 当今社会是网络发展的关键时期，我们应通过网络这个公共信息平台，建立起城建档案馆的公共信息库，跟上时代发展的步伐。要在建好档案馆内部网络的基础上，逐步使档案馆“网络社会化”，使城建档案信息资源搭上信息高速公路的快车，不断为社会提供更多的档案信息服务。
　　 （四）加强人力资源建设。
　　 在城建档案馆数字化、信息化建设中，主要问题是信息技术人员的缺乏，因此我们要逐步改变现有业务人员队伍专业结构，培养和配备高素质档案工作者，建立一支知识结构合理、层次比例优化、复合型、富于创新开拓的队伍，就要选用具有较全面的知识结构、敏锐的信息意识和较强的信息能力的人才，与此同时积极开展信息技术培训，按照不同层次和业务需要，培训相关人员使用新技术、新设备、新方法的能力，以提高馆员掌握和运用现代化技术的能力，适应数字城建档案馆的建设和正常运行的需要。
　　 建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向，数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，并有待于在实践中不断发展和完善，在开发和应用过程中应该坚持统筹规划，量力而行、循序渐进、使用有效、安全保密的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。

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