浅析如何做好档案管理工作

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　　【摘要】 随着时代的进步，档案的价值以及档案管理已经发挥着不可替代的作用。本文主要剖析了档案的内涵以及如何进行档案管理，专业的档案管理工作会极大的促进各个事业单位和整个社会的正常运转，针对当前档案部门存在的一系列问题，提出相应的建议，加强档案管理队伍的建设。
　　【关键词】档案 信息 档案管理
　　一、档案的科学定义
　　档案是人们在社会实践活动中各种信息的原始记录，它真实的记录了人们在过去的实践活动过程，对于档案的定义，档案内外各界人士进行了不同的剖析：希拉里 詹金逊提出档案是某一行政管理或行政事务实施过程中或使用，作为该事物的组成部分，事后由该事务负责人或合法继承者保管，以备不时查考的文件；现代档案学者认为档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录；覃兆刿教授提出档案是对凭证信息的合目的控制。
　　档案是由现实生活中部分信息材料转化而来，是人们主观活动过程的产物，随着社会进步和人们认识的发展，档案的价值在不断的得到发掘。有条理的文书是行政管理的科学化和合理化，将大量的文书材料作为凭证使得管理活动的正常运行，有大量的文书材料作为参考资料使管理具有连贯性；国家的档案是调动和沟通人类情感的坚实基础。档案也是历史的粮仓，储存了人类文化发展全过程的文化财富，能真实的再现人类文化的历史，在维系人类社会时空统一性与连续性方面发挥特殊作用，为历史研究提供了可取的材料，为人类进一步发展奠定了阶梯。
　　二、档案管理及其价值
　　档案管理是指 : 档案馆 ( 室 ) 及其工作人员直接对档案实体和档案信息进行开发、利用并进行管理服务的各项业务工作。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等各项工作。对于形成的档案进行管理大致可分为档案的编纂工作，以及档案的开发利用工作，从而使档案的规制更加有序，对于实现档案的价值大有裨益，也方便档案的查找和利用。档案的编纂工作流程大致为选题、查找、选材、考订、加工、编排、评介、出版。档案编纂工作是档案管理的重要组成部分，是实现档案管理科学化、系统性的重要工作。档案的开发利用是发掘档案潜在价值，并加以充分利用以为社会大众服务，从而使档案走出瓶颈，服务于社会，使其大众化、科学化、经济化，让档案的价值摆脱档案馆的束缚，走上社会主义市场经济的道路，增强其发展前景。档案的开发是现代化档案管理工作的前瞻要求，对于实现档案价值具有重要意义。所以，要时代化、信息化、用现代的眼光将档案资源充分发掘出来，使用现代化档案软件实现其经济价值和社会价值，将档案财富转化成社会财富，这也是对社会资源负责的表现。
　　三、如何做好档案工作
　　档案的承载形式早已脱离了纸质垄断的范畴，随着信息社会的急速发展，档案信息呈现爆炸性的增长，对于档案管理工作是一个巨大的挑战。在我们的现实工作中，要将档案工作做好必须要做好以下几个方面：
　　1、档案意识的加强。现在的各个企事业单位中都缺乏专门的档案管理机构，缺乏专业的档案管理人才，这主要是因为社会和单位对档案管理工作重视程度不高，没有充分认识到档案的宝贵价值，关键是国家队档案的开放利用工作做的不到位，不能够使档案在一定的社会群体中形成共识，档案内容最终是用于交流和沟通的。因此要加强档案管理的宣传工作，档案宣传工作应该明确对象，根据不同的需求决定宣传的方式和内容，档案宣传不能局限于档案行业内部，决不能忽视公众对档案信息的巨大需求，同时档案的宣传必须坚持弘扬主旋律，发挥正确舆论的引导作用，但是要注意把握档案安全的警戒线，保护档案安全性。
　　2、加强档案机构的设置。要在大范围内建设成一个纵横交织的多层次的，互为补充的档案管理系统，从而具有结构合理、关系协调、管理科学，具有安全保管和充分发挥档案信息能力，为社会各方面提供优质服务的有机整体。随着社会的转型，民主意识和人权意识的高涨，要求档案馆的馆藏的档案不仅仅要设计政府的职责和保护公民的个人利益，而且更多的还应该为他人提供根源感和身份感，地方感和集体记忆，促使档案馆从国家模式向社会模式转变。
　　3、档案管理人员应该具备较高的素质。首先，档案管理人员需要树立正确的价值观，要以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想为指导。运用辩证唯物主义和历史唯物主义来研究档案管理的基本规律和特点，解决档案管理的实际问题，确保工作的科学和完整。其次良好的职业道德素质也是必不可少的，档案管理工作对于档案的安全性和保密工作要求及其的严格，因此档案人员要有兢兢业业勤勤恳恳的、无私奉献的品质。最关键的是档案管理人员要具备专业的管理知识、要有专业的管理技巧，这些应该是在不断的实践过程中不断的得到完善的。
　　4、提高企业决策者对档案管理工作重要性的认识。一是加强宣传力度,提高企业决策者对员工档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的管理知识,要让企业决策者充分认识到,人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对员工本人进行定位的重要参考,人事档案管理并不是可有可无的,它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统,这其中中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。
　　5、档案管理工作要制度化、标准化、现代化。随着企业规模的不断扩大,人事制度改革和人员模式改变,也给人事档案管理的管理模式提出了要求。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为企业的人力资源管理部门或组织部门,应该把当代管理学中的科学理论和方法与企业的人事档案管理工作实际相结合,形成一套适合企业人事档案管理制度化、标准化的管理方法,制定一些列管理制度,如:企业人事档案管理管理条例、档案管理机构及其职责、人事档案保管制度的基本内容、归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、人事档案管理的查阅、借用和转递应遵守有关规定;人事档案管理材料的收集、鉴别、整理、归档工作的规定等,使人事档案管理的管理制度更加完善、严谨和行之有效。通过制定和贯彻各种标准、规范,保证人事档案管理工作在企业人力资源管理中取得最佳的效益。
　　档案信息是人类社会发展过程中一种重要的信息资源，档案信息资源是一种最真实、最可靠、最具权威和凭证性的原生信息资源，它成为了推动社会发展的重要因素，在社会中扮演着越来越重要的角色，因而档案管理工作也随着社会实践的需要产生和发展，根据科学的原则对档案文件进行专门的管理，提高档案管理水平，提高档案意识，成为了现代社会必不可少的工作。

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