信息技术对会计控制的影响及对策
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作者: 王成贤
【摘要】 对信息技术给会计控制带来的利弊影响进行了分析,提出了加强会计控制的建议,期望能够利用信息技术,进一步提高会计控制的质量。
【关键词】 信息技术;会计信息;会计控制
随着现代信息技术在财会领域的广泛运用,利用信息技术将企业会计信息系统与其他管理子系统充分融合,实现购销存、人财物的统一,会计核算和财务监控的一体化,实现物资、资金、信息流的协调统一。这种信息技术和会计的融合影响了传统会计控制的内容、方式和程序。纵观目前信息技术和会计管理控制之间的应用现状,可以发现当前信息技术下内部会计控制还存在一些问题,需来进一步构建完善的现代内部会计控制体系。
一、信息技术给会计控制带来的改变
信息技术给会计控制带来了很多的改变,最明显的就是使控制过程中人的主观因素相对下降,计算机的自动化处理明显上升,大大提高了整体工作效率等,但是这些改变有些是有利的变化,有些却不利于公司的会计控制。
1.信息技术给会计控制带来的有利变化
(1)工作自动化程度加深,减少了人为的风险
在手工会计的组织方式下,由于很多的会计处理是由人工来完成,很多时候这种工作流程会给操作人员较多主观操作的空间,在会计流程中本身没有完美的模式可以遵守,如果一个职员利用手中的权力或者几个职员互相串通,很容易进行舞弊,危害公司利益。但是在会计信息化系统下,是按照计算机数据处理系统组织起来的,记账、算账、报账大部分工作由电子计算机自动完成,主要处理过程不须人工干预,在初始的系统工作权限上比如填制凭证、录入数据、审批复核等问题上做好职责分工,在系统流程上严格按照设定来进行,可以大大加强会计流程的标准化,增加会计核算的准确性和即时性,防范和减少舞弊的发生。
(2)大大提高了会计核算和控制的效率
首先,在改革了原先的手工会计,对凭证的传递、审核等进行适当调整,建立起新的会计信息处理系统以后,凭证一经输入计算机,进行审核确认后,将自动完成记账、结账、编制报表等各项工作,与传统手工会计采取的各种账务处理程序相比,更简洁、更快速。
其次,会计软件是一套有机的系统,其中各功能模块既能各自完成特定信息处理,又能相互进行着信息的传递与加工。尤其是在网络环境下,各工作站之间的数据处理及流向关系密切,会计人员,甚至是业务人员之间的协作和沟通可以不受其所处物理空间的限制,不需要面对面即可完成。
再次,在应用了会计信息系统之后,对信息的提取、处理和传输变得更加方便快捷,管理者可以随时查询和审核即时信息,还可以方便地与历史、计划等相关信息进行比较和分析,以指导当前的经营管理工作或作财务决策。
(3)有利于企业的持续发展壮大
计算机信息系统优于传统的记帐系统其中重要的一点就是它强大的存储量及查询功能。随着公司的不断发展,需要巨大的数据库来保存公司庞大的经营信息。特别是在会计核算中,随着公司业务量的增多,会计帐务处理就会相应增多,这时候企业能够有条理的保存这些信息就显得尤为重要,一方面便于在需要的时候查询,另一方面也给企业的报表处理带来的极大的方便。而在传统的手工记帐中,保存这些帐簿、凭证等往往需要耗费不小的人力物力,而且使用效率极低。
信息系统实现网络化运作后,信息查询和管理控制超越了时间、空间限制,给包括会计信息在内的信息处理、传递和使用带来了革命性的变化。可以确定,计算机信息技术为企业不断发展壮大,提供了非常良好的技术支持。
2.信息技术给会计控制带来的弊端
(1)多样化的控制手段增加了控制风险
在会计信息化条件下,控制方式和手段由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合,原有的手工控制手段有些保留,但需要增设一些包含于计算机程序中的程序控制。一般来讲,会计信息化程度越高,采用的程序化控制手段也越多。正是由于会计信息化控制技术的复杂性,加大了系统的控制风险。其次,在手工会计中,会计信息是以凭证、账簿和报表等形式存储在不同的纸质上,增、删、改了的会计凭证或会计账表都可以从各自的笔迹和印章上分清责任,其法律效用是被广泛承认的,并且一旦出现错误进行修改时,不论采取何种修改方式都会留有痕迹。而在会计信息化中,信息被记录在磁盘磁性介质上,不易实现签字、盖章等具有法律效用的手段;如授权控制或分工不当、或管理手段没有适时到位,在磁性介质上很容易进行不留痕迹的改动,控制过程中的风险随之增加。
(2)对人员的素质要求更高
首先,由于信息系统的使用,使得不论是基层会计工作人员,还是管理人员和审核人员,都必须对系统有着足够的了解,并且能够熟练地操作以及进行简单的维护;其次,系统使用中往往存在很多的硬件和软件问题需要及时地解决,这就需要专业人才不仅对计算机系统有专业的维护维修知识,还必须对电算化会计系统本身有专业的维护能力;最后,也是最重要的一点,会计信息化后,职能划分发生了巨大的变化。某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送,如果岗位分工不明确,系统操作授权不当,将更容易使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改,操纵处理结果。这就需要在健全岗位责任,完善管理控制措施,强化相关管理制度的前提下,需要工作人员有更高的道德标准和责任心。
(3)审查复核机制被削弱,控制内容发生了变化
在手工会计中,会计工作被分成若干步骤,按一定的程序完成。任何一个步骤都是对前面步骤的审查与复核。如凭证错误可以在记账中发现,记账错误可以在对账中发现,对账中未发现的错误往往又可以在报表编制中发现等。会计信息化后,计算机输出的数据是在程序控制之下,对输入的数据源自动进行加工处理,并储存于磁性介质上,所有的记账、一般的分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。
电脑中的原始数据一般是由人工事先进行审核和输入的,一旦原始数据在输入环节发生错误,计算机无法识别,审查、复核等控制机制随之削弱。另一方面,如果会计信息化处理是在网络环境下运行,还面临比较复杂的系统稳定运行和网络安全问题,使得控制内容发生了变化。
二、加强信息技术环境下会计控制的建议
会计的内部控制对于企业安全营运,持续经营来说至关重要,显然在会计控制中引入信息系统有利有弊,企业自然应该充分发挥信息系统的优势,同时充分限制其中可能出现的问题。但是目前我国会计信息化控制系统大多还停留在一般应用水平上,对于人员职责分工、数据备份和保管、软硬件使用和维护等方面的重要性往往认识不足,因此我们必须做到以下几点:
1.强化会计工作人员和管理控制人员的风险意识,建立良好的沟通系统
企业会计信息化系统不同于传统会计系统的特点及其风险,各级管理人员和财会部门、信息部门人员更应对会计信息化树立正确的思想认识,营造风险防范从我做起的氛围。而良好的信息和沟通系统,比如利用网络财务软件,使财务业务与其他业务进行整合,及时提供各方所需要的会计信息,提供企业各部门管理控制生产、考核生产经营成果,以及提供企业高层决策人员制定经营方针、制定计划和进行决策所需的会计和其他管理信息等等,可以使企业及时掌握营运状况和组织中发生的各种情况,以便及时、正确地作出反映、控制和决策。强化员工风险意识,建立良好的沟通系统在会计信息化控制系统下显得十分必要。
2.加强信息系统安全保障工作
会计流程的进行,会计数据的处理等等全部要依靠系统的安全稳定运行,如果系统崩溃,对于企业的会计管理来说,无疑将是一场灾难。因此必须保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。这包括在制度方面,订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作公司电脑、设置操作权限限制、操作人员身份的密码控制、设置接触与操作的日志控制、数据存贮和处理相隔离等等。在技术方面,加强网络安全的控制,实行网络双服务器自动备份;设置网络安全性指标,包括数据保密、访问控制、身份识别等,并且针对公司的特定状况,开发相应的技术来保护系统。
3.加强内部控制
企业会计信息化系统建立以后,须及时调整和完善内部控制机制,加强企业信息化工作的管理和监督。在会计信息化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部控制提出了更高、更严格的要求。企业应当依照财政部制订的《内部控制基本规范》等相关规定,并结合企业自身的特点和会计信息化系统的一般要求,制定切实可行的内部会计控制制度及措施,及时发现存在的问题并提出解决问题的建议,防范风险,提高会计核算质量和企业管理水平。
参考文献
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