乌拉特前旗声像档案管理存在的问题及对策

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　　声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构、社会组织以及个人在行使职责或从事政治、经济、科学、技术、文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。据笔者调查了解，目前乌拉特前旗声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了声像档案的保管及利用。为此，我们必须采取有效措施，加强声像档案的管理。
　　
　　一、声像档案管理存在的问题
　　（一）档案意识不强，领导重视不够
　　声像档案工作的好坏，领导重视是非常关键的。许多单位由于领导对声像档案的重要作用认识不足，认为声像档案工作在一个单位属于次要工作，可有可无，由于领导的不重视会使整个单位声像档案工作相应也不会重视，这样就会造成声像档案归档制度形同虚设。同时有些人图省事，将声像档案长期保存在个人手中或科室内部，不移交档案室统一保存。随着人员变动或机构调整，极易造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。等到用时，再靠档案员去催要或再征集，那只能是“亡羊补牢”，造成档案规范化管理工作十分被动。
　　（二）声像档案管理制度不全，设备不能有效利用
　　我旗大部分单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，致使现有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，只在本科室利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，从源头上没有抓好，给声像档案的产生及归档留下了隐患。
　　（三）经费不足，保管条件差，声像档案难以长久保存
　　声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。但是由于重视程度不够和经济条件限制等原因，我旗只有旗档案馆、人民银行等少数几个单位配备了防磁柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。
　　（四）收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
　　旗档案馆是全旗永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有相当一部分照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使各单位声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，渠道不畅，造成今天档案馆下大力气征集、收集的局面。
　　（五）全旗性重大活动档案失控，声像档案流失严重
　　我旗或单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。但旗档案馆却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
　　
　　二、加强声像档案管理工作的对策及建议
　　（一）提高领导重视程度、加大资金投入力度
　　解决声像档案管理难，首先要解决领导认识问题。领导要抱着对历史高度负责的态度，将这项工作纳入单位管理工作日程重点进行安排，并提供必要的物质支持。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的人员担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。第四，争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持。多措并举，资金、人员、设备、措施齐到位，把本单位重要工作、重大活动、重要会议都拍摄下来，照片要进行冲洗成像，为声像档案完整集中统一归档工作打下了坚实基础。
　　（二） 加强管理，狠抓制度落实
　　要改变声像档案管理现状，各单位要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定并狠抓落实。每年单位年度立卷时，由综合档案室对各门类档案集中统一立卷，坚决杜绝各科室自行存放或据为已有的现象，使声像档案集中规范统一管理逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
　　（三） 加强监督指导，注重业务培训
　　针对声像档案管理现状，旗档案局要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案等级评定、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行指导，力争整体水平的提高。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
　　（四） 结合实际，创造条件，力求妥善保管
　　从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求。结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。从我旗各单位目前经济条件出发，首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
　　（五） 全面出击，形式多样，疏通收集渠道
　　要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、旗档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
　　（六）加强宣传，提高全旗档案管理意识
　　用多种形式加大《档案法》的宣传力度，这是改变现状的根本依据。提高全旗的档案意识，特别是对部门领导和档案管理人员，要有重点地进行《档案法》和《实施办法》内容的深入宣传，使全体人员增强法律意识和档案法制观念，并在实际工作中依法办事，自觉维护档案法律法规，为各种档案管理创造良好的氛围，共同做好声像档案工作。

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