工程资料集成式管理之我见

来源:用户上传      作者:

　　【摘 要】工程资料管理是一件非常重要的工作，由于各种主客观原因，传统的工程资料管理存在着不少缺陷，本文通过对传统工程资料管理的缺陷分析，提出了工程资料集成式管理的思路，并就集成式管理提出了几点认识，为工程单位资料管理提供一些参考。
　　【关键词】工程资料；资料集成；集成式；管理
　　
　　工程资料是项目管理人员及时掌握完整、准确的信息，提供科学决策依据，也是评定建设工作、界定质量责任的证据，其重要性是不言而喻的。但工程在立项决策、设备采购、设计、施工和运营等几个阶段往往形成各自独立的管理过程，并由不同的单位执行，工程资料往往难以做到及时整理、真实完整以及分类有序。
　　1 传统的工程资料管理的缺陷
　　传统的建设项目管理组织以基建指挥部管理模式居多，由于基建指挥部是针对某特定工程组建的临时机构，组织内许多人员工程管理知识和经验缺乏，而且工程资料管理以手工为主，至少在以下几个方面存在缺陷：
　　1.1 忽视工程资料的管理
　　很多对工程资料的形成、收集、整理、归档等不够重视，对工程资料管理认识不足，在人员配备及制度管理方面均有一定的不足。工程管理人员许多都是行政管理人员，工程资料管理人员也往往是一些文员，缺少建设工程管理相应的专业知识和管理经验。缺乏严格的工程资料管理制度和操作流程，不同的资料分散在不同的专业人员手中，且在工程建设过程中人员可能会不断的调整，造成资料管理人员职责不清，缺少责任心。
　　1.2 工程资料管理混乱
　　工程单位人员对资料管理方式不同，缺乏统一的标准，使得同类型的问题采用不同的文件处理，导致资料混乱，不便于归类和以后的统计汇总、结算等工作，而且资料重复、缺失等现象比比皆是。
　　因缺乏有效的监督，资料收集及使用的及时性、完整性、真实性得不到保障，在后期存在后补资料、做假资料的情况，导致工程保修困难和后期的责任界定缺乏有效的证据。
　　1.3 工程资料共享及使用不便
　　工程资料既是工程实施过程中产生的资料，也是工程管理人员及时掌握完整、准确的信息，为进行科学的决策提供可靠依据的重要媒介。工程单位各自为阵的局面造成工程资料难以共享，调用查阅也十分不便，效率低下，甚至导致决策失误的产生。
　　2 工程资料集成式管理的优点
　　工程资料集成式管理是在工程实施过程中，所有工程资料必须先通过工程单位资料员，然后将资料共享或归档，所有专业技术人员在经办的事情结束后不得再有资料滞留在手中。工程单位资料集成式管理克服了传统工程单位工程资料的不少缺陷，并具有以下几个方面的优点：
　　2.1 保证资料的完整性和真实性
　　资料集成式管理可以减少由于资料的分散而导致工程资料缺失、资料重复等一系列问题，同时，资料的及时收集也避免因缺乏及时的监督，在后期存在后补资料、做假资料的情况，保证了工程资料的完整和真实性。
　　2.2 减少“信息孤岛”的产生，便于资料共享
　　集成式管理是将各过程中资料先通过资料管理人员登记、编号等工作，然后根据需要进行分发或归档，这样就减少了由于工程资料分散在各专业人员手中导致的“信息孤岛”现象。同时，由于集成式管理可以集成收集相关资料，便于对其加工分析，及时向有关人员传递信息，其他相关人员资料查阅能有具体的目标，便于资料共享。
　　2.3 责任明确，便于资料的收集与管理
　　集成式管理确定了工程资料员的具体职责，对各涉及到工程资料的工作人员其工作界限有了明确的界定，这有利于加强工程资料管理人员责任心，避免因责任界定不明而忽视工程资料的管理，为以后的工程资料的使用提供依据。
　　3 程资料集成式管理的几点认识
　　要做好工程资料集成式管理，相关人员应有强烈的敬业精神和高度的责任感，同时应不断提高自身素质，加强业务学习，对工程资料及工程档案管理业务要精，对相关知识面要宽，而且应通过实践强化参与意识，使资料管理工作和工程有机的结合起来。
　　3.1 建立资料管理制度，配备专业管理人员
　　工程单位应把工程资料的管理纳入企业的管理制度，逐渐建立和健全工程资料管理部门，实行总工程师负责制。各级职能部门及管理工作应配备敬业的工程技术人员，并经过培训考核。
　　工程项目施工现场应有专人负责收集、管理工程资料工作，资料管理工作技术性很强，要求管理人员工作认真负责，一丝不苟。他们要具有一定的工作经验，具备专业技术知识：有分析工程资料、鉴别资料真伪的能力。
　　3.2 强化参与意识搞好资料管理工作
　　作为工程资料管理人员，应注意资料与实际工作的同步性，避免因工作滞后导致资料缺失，确保竣工资料达到完整、准确、系统。工程资料管理不只是收集资料而己，而是要有强烈的参与意识，积极努力创造条件，做好工程资料重要性的宣传工作，增强大家的工程资料意识。在工程初期，召开资料专题会，做到责任到人，目标明确，为保证资料完整性起到促进作用，在工程实施过程中，主动参与工程，协助工程技术人员做好与各方的协调工作，起到承上启下的作用，同时，工程资料管理人员应积极参与、了解工程情况，做到心中有数，为工程资料归档、以及资料使用奠定基础。
　　3.3 树立严谨细致的工作作风
　　资料收集工作需要把工程期间的形成文件材料一点一滴的积累起来，同时还需要做大量的全方位的细致工作，才能保证资料的及时性、完整性、准确性和系统性，这就要求在实际工作全过程中严谨细致、一丝不苟，同时，在工作过程中应加强主动控制，主动将工程资料的要求告知相关人员，使大家从工程一开始就做到心中有数，避免事后返工现象，保证工作质量。
　　3.4 加强团结协作精神
　　工程资料管理工作是一项面广、量大、十分繁琐、专业性很强的技术工作，难度较高，同时与其它公司或部门有着各种各样的联系，为此，在整个工程实施过程中，必须紧紧依靠各专业技术人员以及监理、施工、设计人员，从资料的规范填写到竣工资料的整理，按归档资料形成的种类、成分、内容作系统分析，保证工程资料组卷到位及使用方便。
　　3.5 树立为工程服务的精神
　　工程资料是项目管理人员及时掌握完整、准确的信息，为进行科学的决策提供可靠依据的重要媒介，工程资料管理人员应克服“重收集，轻使用”的错误做法，热情、周到、尽心尽力为其他工作人员提供方便。资料管理过程中，采用走出去，请进来，积极主动与各工程管理人员沟通，征求意见，满足工程管理的需要，同时做好借阅、发放等工作，根据不同的需要向各使用人提供不同形式的资料文件，如复印件、扫描件等。
　　4 结束语
　　工程单位工程资料管理是一件非常重要的工作，本文通过对传统工程单位工程资料管理的缺陷分析，提出了工程资料集成式管理的思路，对工程资料集成式管理的优点进行了分析，并就集成式管理提出了几点认识，为工程单位资料管理提供一些参考。
　　
　　
　　参考文献
　　[1]李义杰，建设单位在工程竣工备案、资料管理工作中应注意的几个问题[J]城建档案2006:11-10
　　[2]田宝新，建设单位在建筑工程施工过程中的资料管理[J]，山西建筑2005 (4)

转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-653217.htm