浅谈ERP对会计信息质量的影响
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作者: 马 帅
[摘 要]本文从ERP对企业会计的影响方面说明其能够有效的帮助提高企业的会计信息质量,并对企业如何使用ERP提出几点建议。
[关键词]ERP 会计信息质量 建议
一、 ERP概述
ERP是Enterprise Resource Planning (企业资源计划)简称,是针对物资资源管理(物流)、人力资源管理(人流)、财务资源管理(资金流)、信息资源管理(信息流)集成一体化的企业管理软件。ERP可以是管理者解决企业管理问题的一种工具,它依靠计算机信息系统,有效地组织和实施企业的人、财、物管理,并实现各类信息的集成性、实时性和统一性。ERP的核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理,主要体现在以下三个方面:
1. 体现对整个供应链的资源进行管理的思想
在知识经济的时代仅靠自身的企业资源不可能有效地参与市场竞争,还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中,这样才能有效地安排企业的产、供、销活动,满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求,以期能进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。也就是说,如今企业竞争不是单一企业与单一企业间的竞争,而是一个企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争。ERP系统的集成性实现了对整个企业供应链的管理,适应了企业在知识经济时代市场竞争的需要。
2. 体现精益生产、同步工程和敏捷制造思想
ERP系统支持对混合型生产方式的管理,其管理思想表现在两个方面:其一是“精益生产LP(Lean Production)”的思想,即企业按大批量生产方式组织生产时,把客户、销售代理商、供应商、协作单位纳入生产体系,企业同其销售代理、客户和供应商成为利益共享的合作伙伴关系。其二是“敏捷制造(Agile Manufacturing)”的思想,即当市场发生变化,企业会组织一个由特定的供应商和销售渠道组成一个短期或一次性的供应链,形成“虚拟工厂”,用最短的时间将新产品打入市场,时刻保持产品的高质量、多样化和灵活性。
3. 体现事先计划与事中控制的思想
ERP系统中的计划体系主要包括:主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等,而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。另一方面,ERP系统通过定义事务处理(Transaction)相关的会计核算科目与核算方式,以便在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。从而实现了根据财务资金现状,可以追溯资金的来龙去脉,并进一步追溯所发生的相关业务活动,改变了资金信息滞后于物料信息的状况,便于实现事中控制和实时做出决策。此外,计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现,这要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心,流程与流程之间则强调人与人之间的合作精神,以便在有机组织中充分发挥每个人的主观能动性与潜能。实现企业管理从“高耸式”组织结构向“扁平式”组织机构的转变,提高企业对市场动态变化的响应速度。
总之, ERP系统配合现今的很多先进的管理思想,并在配合管理的同时发挥自身的功能,使企业管理更有效。
二、ERP对会计信息质量的影响
ERP系统集成了物资资源管理(物流)、人力资源管理(人流)、财务资源管理(财流)、信息资源管理(信息流)各个模块,各模块之间相互集成,其中,财务会计模块处于相对核心的地位。这使得ERP系统对企业会计信息质量产生了巨大影响。
1. 数据采集方式的改变对会计信息质量产生了影响
传统的数据采集方式主要依靠会计人员直接或间接地获得数据信息,数据的准确性虽然与会计人员自身专业素质有关,但其相互稽核的关系非常严谨,因此信息质量有相当程度的保障,而ERP系统将各个数据采集终端深入分布到企业各部门与岗位,其数据信息采集的功能也随之分散到各岗位员工身上,由其主观意识产生错误与失误的可能性被放大。
2. 会计数据传输介质方式的改变对会计信息质量产生影响
传统的会计数据信息传递大多依赖纸介方式,相关信息被记录在纸介媒体上,通过各项审核后传递到会计部门进行账务处理,虽然传递速度较慢,但相关的审核记录具有一定程度的不可更改性。而ERP系统中的数据信息以磁性介质及网络为媒介进行传输,只要具有相应权限,就可以不留痕迹地进行更改,虽然系统有操作记录可查,但该操作记录也是可以人为删除的,且其更改的具体内容也难以被全面记录。因此,会计部门审核工作将发生很大变化,传统的事后审核方式对ERP电子数据将不再产生作用。
3. 数据处理方式的改变对会计信息产生影响
传统的会计信息处理方式是会计人员通过手工或其他辅助工具按照既定的方式方法进行各项数据处理,会计人员在处理过程中很容易发现各种勾稽关系错误,并及时更正。ERP系统的各类数据运算与数据选择均在既定程式下自动完成,并生成会计凭证或账表,虽然大大简化了会计核算工作,但一旦数据源头出现错误,很可能导致系统整体错误。
三、 对企业会计部门如何使用ERP的建议
ERP系统的实施改变了诸多企业会计行为模式,企业会计人员应对其监督和审核的内容进行及时调整。
1. 会计信息的及时性和安全性要求更加稳定可靠的系统运行环境
在依赖电脑和网络进行会计工作的情况下,一旦出现电脑故障,无论硬件的或软件的,就会影响正常的会计核算工作。
2. 会计信息的可靠性要求企业建立成熟完善的信息化监督系统
由于信息系统犯罪的技术越来越高,对于某些熟练电脑技术和会计操作的人来说,篡改账目和隐藏真实数据也许变得更加容易,这将使会计信息的可靠性受到影响,因此,为确保会计信息的真实可靠,会计信息化系统应建立成熟完善的监督机制。需要更成熟的技术来建立信息化监督系统,比如系统应能识别采用非正常途径操作软件更改的信息数据或从系统中筛选出没有经过任何更改的源数据,这需要成熟技术的支持和软件开发经验的累积。
3. 充分理解ERP系统各模块数据信息的处理方式,明确传输到会计模块的数据来源与加工方式
在ERP系统中,会计模块有其自身的一套核算方式,例如月末对库存原材料的重新估价,传统会计核算是按原材料的月末加权平均计算,而在ERP系统中则可能是对所有未形成产品的原材料(包括在产品)进行加权平均计算。如果会计人员不明白上述计算过程,必将做出错误的会计信息分析。因此,会计人员必须熟悉ERP系统中与会计数据相关的处理流程,在出现异常波动时,通过手工测算进行复核,并据此展开分析工作。
4. 改变会计数据复核方式
ERP系统数据在传输过程中最大限度地减少了人为干预,在正常处理数据的过程中,其计算过程在理论上比人工计算精确,其数据传递也非常精确,但是,如果在基础数据录入时产生失误,则将直接影响最终计算结果,由于这类操作被分散到各个网络终端,其风险被放大了很多。同时,在系统程式既定的计算过程中,对由于四舍五入产生的数据溢余,系统也进行了自我调整,这就有可能将数据录入时的失误当作数据溢余处理,难以复核计算结果。因此,会计人员对会计数据的复核工作必须从源头开始,对其负责的项目在采集数据阶段就必须与终端采集人员保持高度的沟通,并对数据录入情况进行即时监控与复核,在数据信息未进入系统运算程序之前,就进行有效地复核,最终保证输出结果的正确性。
5. 在对会计信息进行分析和深加工时,必须遵循会计稽核的基本要求,先对ERP系统的会计信息质量进行分析
企业ERP系统在实施初期并不是一个成型的系统,它需要在运行过程中逐步按照企业构架和业务流程进行设计,并将各个模块进行集成,而在集成过程中,一方面ERP会计模块与我国传统财务软件思路原本就存在很大差异,由此带来的核算模式与方法的变化还需要验证。因此,会计人员应对ERP会计模块所提供的信息质量先进行分析与评测,在运行过程中对结果的准确性进行调试与纠正。
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