浅谈事业单位的内部控制
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作者: 郑丽玲
[摘 要]浅要分析了当前行政事业单位内部会计控制存在的问题,以及加强行政事业单位内部会计控制的对策,为进一步建立健全行政事业单位内部会计控制制度,提出了几点建议。
[关键词]行政事业单位 内部控制 会计制度监督
内部控制制度是指单位为了提高经营管理效率,保证信息质量真实可靠,保护资产安全完整,促进法律、法规有效遵循和发展战略得以实现而由单位治理层、管理层及其他人员设计和执行的政策和程序。
一、目前行政事业单位内部控制制度存在的主要问题
1、内控意识淡薄,一些部门 (单位)领导对内部控制制度的重要性认识不够到位,认为内控制度是财务部门的事,单位内部控制制度只是写出来应付有关部门检查的。没有把内部控制作为一项防范风险的管理制度来抓,导致一些单位领导不遵循客观规律,凭个人喜好来左右内部控制,严重阻碍了内部控制的正常运行。
2、内部控制制度不够完善。财政部制定的《内部会计控制规范》主要针对企业,但其基本理念、原则、方法也同样适用于行政事业单位。实际上大部分行政事业单位没有内控制度,只是以一般财经规章制度代替内控制度,对业务流程制定过于简单,对一些问题处理凭经验、靠惯例。
3、岗位分工控制不到位。由于行政事业单位编制有限、人员紧张、岗位安排不到位,很多单位存在一人多岗、不相容岗位兼职现象。不相容职务是指如果一人担任既可能发生错误又可能掩盖其错误和舞弊的行为。不相容岗位不能合理设置,容易出现管理漏洞,发生舞弊行为。
4、资产管理和控制制度有待加强。财务部门通常只能起到“核算”、“付款”作用,对业务来龙去脉,对单位重要事项的决策、实施过程和结果均不了解,固定资产实行政府采购制度后购置得到有效控制,但对资产的使用过程仍缺乏相关的内控制度。行政事业单位债权、债务不向企业那样频繁发生,迫使它经常核对,行政事业单位会计人员只是在业务发生时将其登记到账簿上,但对后期是否发生坏账、减值等了解很少。
二、针对以上问题,对事业单位如何建立和完善内部控制制度,我认为应该做好以下几点
(一)完善事业单位的控制环境
控制环境包括治理职能和管理职能,以及治理层和管理层对内部控制及其重要性的态度、认识和措施。良好的控制环境是实施有效内部控制的基础,诚实和道德价值观念是控制环境的重要组成部分,影响到重要业务流程的设计和运行。良好内控环境的形成,首先需要事业单位单位领导督查各部门制定出一系列适合本单位的规章制度,通过事业单位法人治理结构、管理层的严格监督执行,使内控制度成为“单位之法”。它对每个成员都有效,单位每个职工都必须无条件遵循,任何人不得游离于它之外,凌驾于它之上,从而实现在内控面前人人平等。
胜任能力是指具备完成某一职能的工作所应有的知识和能力。事业单位应该配备与单位业务性质和复杂程度相称的足够胜任能力的财务人员和其他业务人员。管理者的素质在单位的管理中起着绝对的作用,素质不同,对单位发展所产生的影响也完全不同,直接影响到单位的业绩,进而影响到内部控制的效率和效果。管理者的素质不仅仅指知识和技能,还包括道德观、价值观、世界观等多个方面,更主要的是着眼于全体员工,确立以人为本的管理思想,建立良好的环境氛围,激发职工的积极性、主动性和创造性,为内部控制培育良好的环境基础。
(二)设立良好的控制活动
控制活动是指有助于确保管理层的指令得以执行的政策和程序。包括与授权、业绩评价、信息处理、实物控制和职责分离等相关的活动。
1. 授权控制
授权的目的在于保证交易在管理层授权范围内进行。一般授权是指管理层制定的要求组织内部遵守的普遍适用于某类交易或活动的政策。特别授权是指管理层针对特定类别的交易或活动逐一设置的授权,特别授权也可能用于超过一般授权限制的常规交易。明确一般授权和特别授权的界限和责任,可以确保单位重大的经济业务事项能够通过集体研究和决策,防止某些部门或某个领导的权限过大,独断专行,造成损失和浪费。
实行集体审议或联签制度,事业单位对于金额重大、重要性高、技术性强、影响范围广的经济业务与事项,应当实行集体决策审批或者联签制度,任何个人不得单独进行决策或者擅自改变集体决策意见。
审核批准控制,包括事前审批和事后审批。各部门、各岗位要按照规定的授权范围和审批程序,对相关的经济业务和事项的真实性、合规性、合理性以及有关资料的完整性进行复核和审查,通过签署意见并签字或者盖章,作为批准、不予批准或者作其他处理的决定。例如我们学校在购买办公用品时,由需求部门详细填写物资购买申请表,总务处主任核实情况后签字同意购买,校长审核批准后交采购人员办理,采购人员把所购物品交给物品保管人员后,拿着附有物资购买申请表的发票,发票上有采购人签字、物资保管员签字、校长签字,最后到出纳处帐。
2.强化组织结构控制
一个单位要建立完善的财务体系,首要任务就是要构建起健全、规范、程序严密,既能相互制约,又能防止权责脱节的内部控制组织体系,组织结构控制主要包括两个方面的内容:(1)不相容职务要分离,所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。不相容职务通常有授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离,执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离,执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离,保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离,保管某些财产物资和核对实存数与账存数的职务要分离,记录明细账和记录总账的职务要分离,登记日记账和登记总账的职务要分离。 (2)组织机构的相互制约,一个单位往往要根据业务开展的需要而分设不同的部门和机构,每个部门和机构要有相应的职责和权限,要保证其在授权范围内的职权不受其他部门的干预,同时每一项业务在运作过程中都要经过不同的部门,接受不同部门的检查和监督。
3. 加强实物控制,是指为了保护单位实物资产的安全完整所进行的控制。一般包括以下几个方面的内容:(1)建立严格的审批、采购、验收、入库、领用岗位责任。(2)建立安全、科学的保管制度。其中,安全保管要求在选择库址、库防设施、安全保卫方面都要有相应的制度;科学保管要求对财产物资分门别类地存放在指定仓库,并且进行科学地编号,以便进行盘点。(3)建立完善的财产清查制度,通过定期和不定期的清查,及时发现财产的盈亏、毁损和报废,按照制定的权限和程序进行处理,确保实物资产和账务记录相符。(4)建立健全档案保管制度。实物控制的有效执行将影响资产的安全完整。
4. 突出财务会计系统的中心地位
事业单位内部控制制度的中心是财务会计控制,这是因为单位各项经济业务不论由哪个部门或人员来执行,最终都要经过财务部门的审核付款直到登记入账。财务会计系统控制是指单位要依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《会计基础工作规范》、《会计点算化工作规范》和国家统有关法律、法规的规定,制定出适合本单位的财务会计制度。明确会计凭证、会计账簿和财务报告的处理程序,以及相关信息披露的要求,规范会计政策的选用标准和审批程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能,确保企业财务报告真实、可靠和完整。
综上所述,事业单位以财务管理和会计核算为主的内部控制制度需要利用机制、系统的观点来对其进行探讨、研究和实践。因此,如何设计出一套符合事业单位实际,科学、有效的内部控制制度,对事业单位的管理发展是非常重要的。
参考文献:
[1]大连出版社《第三届全国会计知识大赛》
[2]经济科学出版社《审计》
[3]财政部发布的《内部会计控制规范》
(责任编辑:罗宁)
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