中小企业存货管理策略研究

来源:用户上传      作者: 吕海珍

　　[摘要] 存货管理是企业内部控制的重要环节,是企业实现经营目标,贯彻经营方针和决策,维护流动资产安全与完整,保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。存货的管理不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生,还能使企业加强成本控制,实施低成本战略,本文通过深入分析中小企业在存货管理方面存在的问题,从整体上提出改善该企业存货管理中存在的具体问题的对策。
　　[关键词] 存货 存货管理
　　
　　一、存货管理涵义
　　存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货是企业赖以生存和发展的基本元素，是企业重要的流动资产。存货管理在于一方面保证企业生产经营的需要，防止存货的不足；另一方面加速存货参与周转，缩短存货周转时间，从而避免占用过多的资金。要实现存货成本与存货效益的最佳组合，达到提高资金使用效益的目的，充分发挥流动资金在生产经营过程中的作用，保证企业现金流量的较好衔接，需要做到以下几点：进行管理创新，改变传统的管理模式，学会在存货管理中系统思考；全员参与，使企业所有与存货购、产、销、存有关的采购、生产、保管、计划、财务等各方面人员均参与到存货管理中去，充分调动广大员工的积极性；完善激励机制和考核制度，引进对存货的分类管理和账龄动态管理，并把责任层层分解落实。
　　二、存货管理的必要性
　　在国内金融自由化、企业国际化及证券市场多元化等趋势发展的影响下，财务管理(Financial Management)已成为企业营运需求上的重要一环，也是管理者极为关心的课题。财务管理的范畴极广，主要为投资管理、融资管理、营运管理等，营运管理中的流动资产管理包括现金管理、应收账款管理及存货管理，其中以存货管理(Inventory Management)为目前企业最为重视。
　　以电子产品为例：依著名的摩尔定律(Moore's Law)，电子运算之元件会集中缩小于芯片中，因科技之进步，使得运算能力每18个月会加倍，故导致高科技产品生命周期过短，一项新产品的销售热潮经常仅在3个月～9个月，因此存货管理就显得更为重要。
　　存货在资产负债表上属于流动资产，然而就存货管理的观点而言，存货并非资产而是成本的积压，存货不足虽然可能无法满足客户需求，流失部分订单；然而过多的存货亦会积压公司资金，并且会增加包括仓储费、保险费、维护费、管理人员工资在内的各项开支，另依国内会计准则35号公报资产减损评估，若为呆滞品则会立即影响公司当期损益。
　　库存（Inventory）的成本在企业总成本当中占了相当大的比例，因此作为企业物流的关键问题之一，库存的管理和控制在企业运作中扮演了重要的角色。从市场营销的角度来看，存货作为企业物流的重要成分，其成本降低的潜力比任何市场营销环节都大得多，如企业物流成本占营销成本的50％，其中存货费用大约要占35％，而物流成本又会占产品全部成本的30％～50％。在美国，直接劳动成本不足生产成本的10％，并且还在不断下降，全部生产过程只有5％的时间用于加工制造，余下的95％时间都用于储存和运输。
　　目前对于大部分中小企业的存货费用占到全部成本的四分之一以上，有效的存货管理对于提升企业的效益还有很大的空间，面对当前的经济危机之际显得尤为重要。
　　三、存货管理的方法
　　存货管理的方法一般分为三类：存货经济批量模型、存货储存期控制、存货ABC分类控制。
　　1．存货经济批量模型（The Economical Batch Models Of Stock-in-trade）。在不允许出现缺货的情况下，进货费用与储存成本总和最低时的进货批量，就是经济进货批量。其计算公式为：
　　经济进货批量
　　经济进货批量的存货相关总成本
　　经济进货批量平均占用资金
　　年度最佳进货批次
　　式中，Q为经济进货批量；A为某种存货年度计划进货总量；B为平均每次进货费用；C为单位存货年度单位储存成本；P为进货单价。
　　实行数量折扣的经济进货批量模式
　　在供货方提供数量折扣条件下，若每次进货数量达到供货方的进货批量要求，可以降低进货成本。通常，进货批量越大，可利用的折扣就越多。
　　存货相关总成本的计算公式为：
　　存货相关总成本=存货进价+相关进货费用+相关储存成本
　　其中，存货进价=进货数量×进货单价
　　允许缺货时的经济进货模式
　　允许缺货的情况下，企业对经济进货批量的确定，不仅要考虑进货费用与储存成本，而且还必须对可能的缺货成本加以考虑，能够使三项成本总和最低的进货批量便是经济进货批量。
　　允许缺货的情况下其经济进货批量公式为：
　　
　　式中：S为缺货量，R为单位缺货成本，其他符号同上。
　　2.存货储存期控制。在货储存期控制包括存货保本储存期控制和保利储存期控制两项内容，其计算公式为：
　　存货保本储存天数=（毛利-固定储存费-销售税金及附加）/每日变动储存费
　　存货保利储存天数=（毛利-固定储存费-销售税金及附加-目标利润）/每日变动储存费
　　3.存货ABC分类管理（ABC classification ）。存货ABC分类管理就是按照一定的标准，将企业的存货划分为A、B、C三类，分别实行分品种重点管理、分类别一般控制和按总额灵活掌握的存货管理方法。
　　A类存货的特点是金额很大，但品种数量较少；B类存货金额一般，品种数量相对较多；C类存货品种数量繁多，但价值金额却很小。如超市，高档皮货、珠宝首饰、名烟名酒、家用电器、家具、摩托车、大型健身器械等商品的品种数量并不很多，但价值额却相当大。大众化的服装、鞋帽、床上用品、布匹、文具用具等商品品种数量比较多，但价值额相对A类商品要小得多。至于各种小百货，如针线、纽扣、化妆品、日常卫生用品及其他日杂用品等品种数量则非常多，单位价值却很小。一般而言，三类存货的金额比重大致为A:B:C=0.7:0.2:0.1，而品种数量比重大致为A:B:C=0.1:0.2:0.7。
　　四、目前中小企业存货管理中存在的问题
　　存货管理存在的问题一方面是由于传统粗放式管理遗留下来的；另一方面由于产品系列化、多样化导致库存水平的上升、加大了库存管理的难度。针对中小企业具体主要有：
　　1.无科学的存货采购计划。采购计划是存货采购环节中的薄弱环节，据调查，许多企业把存货管理的重点放在原材料的采购和成品的销售上，忽视了存货的成本和资金占用，没有采用存货的限额责任管理。采购中出现采购频繁，在申购环节上，一般由使用者提出,报经批准后，采购员采购。操作程序上,却不是根据实际需要来申报采购计划，而是觉得原材料不够就去买一批回来放着，至于这一批采购多少，是凭感觉办的，有的存货在需要时如发现没有，才马上通知采购去买，在买回之后再补填申购单报批，在这种存货申购条件下，经常会出现不能按照物资需求量来提出采购申请，因而也就没有恰当的采购计划。
　　2.存货的验收、保管、储存及销售的管理机制不健全。在中小企业中存货的验收是存货入库前的重要环节，一些企业对存货的验收警惕性不高，对一些特殊存货的质量问题疏忽，给企业造成损失。而且验收人往往和采购人员是同一个人，容易增加营私舞弊的可能性。其次，生产现场的存货，当天使用后，一般都有剩余的存货。在日常的生产经营中，当天剩余的存货由于存放在各生产点，往往忽视管理,给企业经济带来损失。另一些有保质期的存货，无专人管理，如不注意，时间过长就会变质，造成损失。一些原材料，由库房办理收料、发料手续，在各经营点直接消耗，到月末结算时，经营点一般都会有剩余物资，如果忽视了这部分物资管理而形成一部分账外物资，就会造成物资流失，给企业带来损失。最后，材料的领用没人管，材料被盗或被工人私自用会没人知道，造成企业的损失。非常存货储备量挤占了正常的存货储备量。工业产品的销售一般是从接受客户的订单开始的，但是企业内部的销货订单比较单一，而且接到订单后存货的发出与否时间不等，不便于企业内部管理。

　　3.企业内部控制制度不健全。内部审计是企业内部控制的一个重要组成部分，是由专职的内审人员对企业的经营管理活动进行的独立检查和评价活动，其目的是促进企业加强内部监督，遵守国家法律法规，维护企业合法权益，改善经营管理，提高经济效益。然而，据调查，大多数中小企业没有设置内部审计机构，即使设有内部机构的企业，其职能也严重弱化，内审人员的主要职能仍然是记账、算账、报账，不能正确评价企业财务信息和管理部门的绩效，导致各级管理部门更加有恃无恐，趁机钻了内部控制的空子。存货实物控制存在严重缺陷，大多数中小企业既无规范的存货管理规则，也没有相应的存货盘点制度，岗位职责分工不明，只注重存货的购买环节控制，而忽视存货的仓储与保管，领用与报废环节控制，造成大量的浪费。很多企业在采购材料环节，往往由一个人完成。物资采购很大部分业主是自由经商的个体业主，售价变化频繁。采购入库价格，一般只能以采购员口说为凭，使采购工作无章可依，会提供暗箱操作的温床，增加了营私舞弊的可能性。
　　五、解决中小企业存货管理问题的策略
　　1.设置科学的库存管理流程。存货的种类不同,所涉及的业务环节及它们所组成的业务流程也各有差异。一般而言,存货业务包括到货处理、保管和发放三个主要部分。通畅的业务流程是保障高效库存管理的基础，应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性。
　　2.采用ABC控制法，降低存货库存量，加速资金周转。对存货的日常管理，根据存货的重要程度,将其分为ABC三种类型。A类存货品种占全部存货的10%～15%,资金占存货总额的80%左右,实行重点管理，如大型备品备件等。B类存货为一般存货，品种占全部存货的20%～30%,资金占全部存货总额的15%左右，适当控制，实行日常管理,如日常生产消耗用材料等。C类存货品种占全部存货的60%～65%，资金占存货总额的5％左右,进行一般管理,如办公用品、劳保用品等随时都可以采购。通过ABC分类后,抓住重点存货,控制一般存货,制定出较为合理的存货采购计划,从而有效地控制存货库存,减少储备资金占用,加速资金周转。
　　3.加强存货采购管理，合理运作采购资金，控制采购成本。首先，计划员要有较高的业务素质，对生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解，掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况，进而做出科学合理的存货采购计划。其次，要规范采购行为，增加采购的透明度。本着节约的原则，采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉动态监控；收集各种信息，同类产品货比多家，以求价格最低、质量最优；同时对大宗原燃材料、大型备品备件实行招标采购，杜绝暗箱操作，杜绝采购黑洞。这样，既确保了生产的正常进行，又有效地控制了采购成本，加速了资金周转、提高了资金的使用效率。
　　4.充分利用ERP等先进的管理模式，实现存货资金信息化管理。要想使存货管理达到现代化企业管理的要求，就要使企业尽快采用先进的管理模式，如ERP系统。利用ERP使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低库存，使存货管理更上一个新台阶。
　　六、总结
　　存货管理在国际大企业已经做到精益求精地步，丰田的“零”库存管理境界被国际各界所羡慕。所以最优的存货管理是做得到的而且是值得做的。鉴于目前中小型企业的存货费用占全部成本的四分之一以上，存货管理的优化还有很多的提升空间。面对这次大范围的金融危机，只要科学的进行存货管理的改进与实施，有效的控制成本，加速资金的周转，必然可以大大提高企业的活力。
　　参考文献：
　　[1]叶怀珍:现代物流学[M].高等教育出版社出版
　　[2]陈斯雯主编:企业存货核算与库存管理技巧[M].经济科学出版社出版
　　[3]王黎:浅析企业存货管理[J].中共长春市委党校学报，2006（4）
　　[4]冯丽梅王秀凤李威:加强企业存货管理的途径[J].冶金财会，2005（1）

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