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“互联网+”背景下高校档案管理工作方式

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  【摘要】“互联网+”是时代发展同信息化发展的必然趋势,作为高等院校的档案管理工作,也应紧跟时代发展的趋势,根据自身的情况更新观念,提高业务水平。在“互联网+”背景下,并不是单纯地将档案等信息电子化,而是将二者有机结合在一起。本文通过阐述“互联网+”同高校档案管理的深度融合,并提出相应的解决策略,以期为同行提供些许经验。
  【关键词】互联网+;高校档案管理;策略;创新
  国务院于2015年7月印发了《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》,意味着“互联网+”正式上升为国家战略计划。“互联网+”的发展,代表了新型的经济形态,以互联网作为技术支持,同传统各行各业相结合,优化了工作流程、重建了业务体系,将传统行业的生产力大大提高。作为高校档案管理,也应当紧跟时代发展的趋势,主动将互联网同档案管理结合起来,从而满足新时代的档案管理需求。
  一、高校档案管理面临的困境
  (一)档案管理工作存在滞后性。因档案的工作性质存在滞后性,同时是一门游离的边缘学科,高校的领导层在推进数字化校园建设的时候,往往忽略了档案管理数字化的工作。同时由于滞后的工作,财务、人事、教务等多个部门与档案管理部门对接时,会存在抵触情绪,拒绝配合工作的推进。如此不仅使得档案管理工作更加滞后,也使得档案管理工作愈发被边缘化,失去了本应承担的责任和作用。
  (二)缺乏必要的硬件、软件支撑。在“互联网+”背景下,数字化建设离不开硬件和软件的支撑,但硬件和软件的资金投入较大,使得数字化档案的建设缺少必要的支撑。即便进行了数字化建设工作,许多高校也只是将纸质档案转成图片存在服务器上,缺乏相应的软件支撑,对于档案中所包含的丰富信息依旧不能够加以利用。硬件和软件的缺位,使得档案数字化建设以及在“互联网+”背景下的发展初衷是相违背的。
  (三)档案管理人员自身技能不足。在高校档案管理部门,专业的档案管理、信息情报学及计算机专业的人员较少,专业素养和技能都存在很大的不足,不能够从容应对“互联网+”背景下档案管理工作的需要,使得内部改革的动力严重不足。
  二、“互联网+”背景下高校档案管理的应用前景
  在“互联网+”发展趋势下,档案的管理工作从单纯的纸质档案管理、信息的传递,逐步转变角色参与到管理活动中来,同时将档案信息做到实时更新和使用。当信息建设完备的时候,可以通过局域网建设,实现B/S端的节约浏览,不仅节省了人力成本,纸质档案在电子信息化以后可以集中码放,节省大量存储空间,同时能够实现信息的保管、利用以及权限的全面管理,拓宽档案服务的广度,更有利于信息利用和信息隐私安全之间的平衡。
   三、“互联网+”背景下高校档案管理工作方式的突破策略
  (一)建立档案信息管理标准化体系。根据本校长期的发展规划,在档案管理信息化建设的前期阶段,就参照国家《电子文档归档与管理规范》及相关规范性文件,将档案信息进行标准的、规范的编号,并制定一系列的工作流程,以便为后续的档案管理发展做出预留空间,满足日后发展的需要。
  (二)建立利于信息利用的结构化信息程序。电子信息化的档案内容,能够编辑成结构化语言程序的尽量做到结构化,以便后续的信息检索和数据提取使用。因为,结构化的计算机语言程序,才是计算机能够充分识别和利用的信息,具有实用价值;不能够编辑成结构化语言程序的档案信息内容,应能够做到全文历遍检索,或是关键字作为提示主体内容的建设模式。
  (三)提要业务人员水平。档案管理工作人员的业务能力,直接关系到整个高校档案管理工作的开展深度和广度,只有不断提高业务人员的专业水平,吸收专业对口的人员,特别是图书馆学专业、信息情报学专业和信息管理等专业的毕业生,优化科室人员的组成结构,才能够切实有效地提高档案管理工作的质量,突破传统的工作局限,紧跟互联网时代发展的步伐。
  (四)做好信息安全的防护。信息安全的防护工作主要有两个方面:首先,在建设信息化档案管理系统的时候,要选择安全可靠的存储服务器,能够高效保证7天×24小时不间断工作,同时在数据备份方面应力求做到准确,甚至能够实时备份,防止数据的丢失。其次,数据的安全还包括了使用方面的安全,管理人员应根据不同人群,做好数据分层分级的权限分配,电子化借阅的档案应在图片上标明时间和用途水印,方便查宗溯源,防止信息的泄露。
  四、结束语
  综上所述,在“互联网+”时代潮流下,高校的档案管理工作是巨大的挑战,也是前所未有的机遇。充分认识时代发展的潮流,利用互联网技术整合现有工作,做出新的探索,应从软件及硬件以及人员的综合技术提升等方面入手,方能切实有效地将“死”的档案信息利用起来,为高校师生和高校管理建设作出应有的贡献。
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