如何做好新形势下社会保险档案管理工作
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【摘要】社会保险档案是社保管理工作中较为关键的一部分，因为档案中不僅记录着投保人的个人情况与义务，还记录着投保人的职责，所以对于社会来讲，社会保险管理工作具有较为重要的意义。本文结合目前形势对社会保险档案管理工作进行分析和讨论，为相关的人员提供建议和意见。
【关键词】新形势;社会保险档案;管理工作
社会保险档案管理工作是建设社会主义和谐社会的一项重要内容，社会保险档案管理的意义不仅关系着广大劳动者的利益，更是与国家经济和社会利益有着紧密的联系。社会保险档案如果能被合理有效利用的话，能够切实维护广大劳动者的合法权益，实现社会的和谐。可见社会保险档案管理工作的重要性，尤其是对于人力资源和社会保障局来说。现在档案管理部门的当务之急就是做好社会保险档案管理，使其趋向科学化和规范化。
一、社会保险档案管理的现状分析
（一）社会保障档案管理形式存在分歧。就目前情况来看，社会保险的类型比较多样，有一定管理难度。目前的社会保障档案管理系统中存在很多分支，保险类型不同，所归属的部门就不同，这不仅在很大程度上增加了社会保障档案的难度，还造成了各部门之间信息交流的不通畅，以至于对投保人的利益造成损害。最后，由于缺乏统一的管理原则，以至于出现问题之后，找不到实际负责人，是不利于整个部门以及人力资源和社会保障局发展的。
（二）社会保障档案管理缺乏统一的原则。我国目前的社会保障管理工作并没有统一的标准和规范。各个地区在管理的过程中会按照自己地区的规定来进行管理，管理水平差异较为明显。对于投保人所需的各种材料并没有明确的规定，这就大大降低了社会保障档案管理的效率，工作质量也受到了很大的影响。
（三）社会保障档案管理手段比较落后。我国近些年不断推进社保制度的改革，社保制度逐渐完善，但是在一些社保部门的管理手段还是比较落后。计算机的使用能够在很大程度上提高管理效率，但是很多社保部门计算机的利用率并不高，没有发挥出软件、硬件以及人员三者的作用，以至于管理效率很难被提高，管理手段也处于一种落后的状态。
（四）工作人员以及领导的不重视。部分人力资源和社会保障局的工作人员对于档案管理工作认识不够充分，没有意识到档案管理工作的重要性，只是将档案管理工作当成是一种简单的资料整理工作，并未真正理解档案管理工作的实际价值。除此之外，很多工作人员在档案材料的收集、分类、整理、归纳等工作上有很多的缺陷，缺乏科学完整的档案知识。
二、加强社会保险档案管理工作的措施分析
上文是对社会保险档案管理中存在问题的分析，要想提高社会保险档案管理效率和水平，就必须加大重视力度。
（一）提高投保人的档案管理意识。社会保险档案是社会保障体系的重要组成部分，但是很多投保人并没有意识到档案的重要性。因此要想管理好现在的社保档案，就必须提高投保人的档案管理意识，提高投保人对档案的重视程度，只有这样才能使得投保人积极配合工作，这就在很大程度上提高档案管理部门的档案管理效率。当出现问题之后，只要做好核对工作，是不至于出现很大工作漏洞的。再者，提高投保人对档案的重视意识之前要先提高相关档案工作人员的意识，因此部门领导必须重视对工作人员的职业技能培训，不断提高工作人员的综合素质，并且完善相应的激励机制，提高工作人员的工作积极性，明确档案管理的职责，完善基础设施，更换使用时间较长，存在严重老化问题的设施，并且定期检验档案管理的情况，及时发现问题并且及时解决，真正发挥出档案的使用价值，促进社会的进步与发展。
（二）建立完善的管理规章制度。要想做好社会保险档案管理工作，需要一套完整的规章制度。在管理的过程中，可以借助法律的强制力进行管理，保障每位投保人的合法权益。同时，还可以规范工作流程，对相关的工作人员进行培训，以提高档案管理工作的效率。做好已提交档案的管理工作，集中管理同一投保人的档案，避免出现档案丢失或者是篡改档案事件的发生，将相关部门的保证责任落实到位。各部门之间也要加强交流，提升档案管理任务的完成质量，保证档案工作的有序进行。
（三）充分利用科技手段进行管理，简化管理流程。现今的社会是科技发达的社会，互联网以及计算机的普及为时代的发展作出了很大的贡献。同样，将计算机技术应用到社会保险档案管理工作中具有较为积极的意义。一方面，使用计算机进行管理，在很大程度上提高了档案管理的效率和水平;另一方面，能保证数据的准确率，这是工作方面的意义。对于工作人员来说，计算机的使用在很大程度上减轻了相关工作人员的工作压力。另外，计算机的使用在很大程度上降低了查找信息的难度，以前传统的档案管理使用的是纸质材料，材料的保存和查找都是大问题。社保部门使用计算机不仅能够将纸质档案转化成电子档案实现长时间的保存，还在一定程度上避免了档案免受自然环境的影响，同时还简化了档案的调取。除此之外，在使用计算机管理的过程中，需要考虑的主要问题是安全问题，相关部门要加大对安全问题的重视程度，防治病毒和黑客盗取档案材料信息，并且需要安排专业检查人员定期检查和维护计算机，以构成一个安全、稳定的档案管理信息数据库系统。
（四）加强对社保档案管理人员的职业培训工作。档案管理人员的素质直接关系着档案管理工作的质量，因此要想在新形势下做好社会保险档案管理工作，应做到如下几点：首先，必须重视对于档案管理人员的素质培养工作，在进行培训时，要着重提高工作人员的专业水平，为档案管理工作奠定良好的基础。其次，要着重培养工作人员使用计算机的能力，合理利用计算机，为档案管理趋于科学化、程序化奠定良好的基础。随着时代的进步与发展，社会对于人才的要求越来越高，部分档案管理人员的综合素质低下，已经不符合当今时代的发展需求。作为新时代的档案管理人员，必须要具备多元化的知识以及较强的专业能力，以满足工作岗位的需求。总的来说，档案管理工作水平的高低会对档案管理水平的整体水平产生重要的影响，为此提高档案管理人员的综合素质，应从以下几方面着手：首先，定期开展培训活动，培训内容包括专业知识与相关的法律法规，为群众解答与社会保险相关的问题，不断提高档案管理工作人员的综合素质和服务水平。其次，计算机已经成为现如今管理部门中必不可少的工具，所以档案管理人员必须认真研究计算机课程，提高档案管理的计算机操作能力，利用先进的计算机技术，进而提高档案管理工作的效率。
三、结语
综上所述，只有做好社会保险档案管理工作，才能营造一个稳定和谐的社会。通过完善相关的管理制度能够促进工作流程的进一步规范。相关档案管理部门必须借助科学技术的作用，健全社会保障档案的管理体制，进而促进社保制度的改革和更新。文章通过分析现在形势下社会保险档案的管理现状，进一步分析了加强社会保险档案管理的措施，为相关的工作人员提供了参考意见和建议。
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