如何做好城建档案管理工作

作者:未知

  【摘要】城建档案作为对城市建设最原始的记录,为城市今后的维护发展提供有力的数据支撑。本文对我国城建档案发展的现状进行阐述,并对今后的发展提出几点可行性的意见。
  【关键词】城建档案;现状;发展;策略
  所谓城建档案是指在城市建设中所保留的建设图纸、规划方案、数据图表、声音图像等材料。它在维护城市设施建设,提高城市管理水平,促进社会经济发展等方面的作用不容小觑,城建档案也从原来传统意义上的做法逐渐向信息化迈进,那么如何进一步发挥它的经济效益和社会效益,更好地为社会服务,我们还需不断运用新的技术手段不断探索。本文就城建档案目前存在的问题逐一分析,并提出几点个人的看法。
  一、城建档案管理工作的现状
  (一)城建档案本身内容复杂,涉及面广,接收工作不到位。城市建设来自于各行各业方方面面的参与,有政治、经济、文化等,内容相互关联。城市建设是一个动态发展的体系,这就要求工作人员在平常的工作中要有敏锐的观察力,及时把档案接收进馆,这个是我们城建档案工作中的一个薄弱环节,很多档案的接收都相對滞后,满足不了城市发展的实际需要。
  (二)制度不完善,机构不明确。目前市级以上城建档案馆基本实现全覆盖,但县级城建档案馆基本为零,很多单位没有设立城建档案室,没有成立相应的领导组,职责分化不明确,即使个别单位有,但办公条件简陋,档案所需的各种设备较少,也没有制定相应的规章制度,导致城建档案止步不前,工作的效率低,质量低,工作的开展受到很多制约。
  (三)工作人员缺乏,且在岗人员素质欠缺。首先,城建档案工作是一项任务繁重的工作,业务指导、档案保管利用以及对外服务都需要足够的人手。其次,我国很多城市普遍存在着缺乏档案专业人才的现象,人员流动性较大,极其不稳定,现有的档案管理工作人员文化水平和专业素质都普遍较低,他们在进行相应的管理工作时不能够按照专业管理要求来进行,严重影响了城建档案管理工作的有效开展。我国城建档案管理工作起步较晚,而且受传统建设思想的影响,对城建档案管理的认识不足,档案管理工作很不到位,从而影响了城建档案数据的完整性。
  (四)工作方法单一、落后。当今社会是信息高速发展的社会,各行各业的工作都引入信息技术化手段,城建档案管理虽然也引进了计算机等设备,但发展结果却不尽人意。很多单位还停留在以传统手工操作为主的保管、编目、利用等方式上,档案分类的科学不够,存储不合理,管理仍是围绕纸质实体档案进行的,信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上,目前的城建档案只停留在卷宗数据化处理上,初步建立档案目录数据库,这种以有限的人力实施大规模城市建设档案资源的收集、整理、保存、利用显然不能满足信息技术飞速发展的时代。
  二、如何使城建档案管理工作与时俱进
  (一)加大档案的接收力度,加强档案馆的资源建设。一是城建部门主动出击,与各相关单位、施工单位等协调沟通,把档案接收制定成长效机制。二是城建档案管理的初衷是为了更好地为城市现代化建设发展服务,为城市的经济发展服务,这就要求档案工作人员转变以前“坐等”档案上门的观念,变被动为主动,时刻保持敏锐的嗅觉,关注城市发展的进程,及时把涉及城市建设方面的档案接收进馆。
  (二)完善法律法规,健全规章制度,责任分明。完善城建档案法律法规,健全相关规章制度是促进城建档案管理的重要前提,能保证档案信息资源的安全。为确保档案收集工作顺利开展,应做到如下几点:一是建立统一的城建档案管理标准体系,工作人员严格按标准办事。二是完善责任制度,明确分工,使档案人员各司其职,把每项工作都落到实处。三是构建健全的档案信息安全体系,从而确保档案信息资源的安全。四是要明确城建档案管理人员的责任意识,提高他们的职业道德素质,完善内部管理制度,建立考核奖惩制度,从而激发工作人员的积极性与主动性,并且按照相关的法律法规来加强城建档案的执法队伍,提高执法的能力,增强全社会的法制观念及档案意识。
  (三)提高城建档案人员的综合素质。档案事业面临着知识经济时代的挑战,必须拥有掌握现代化科学技术的人才。城建档案是一项专业性很强的工作,需要有很高的专业素养来支撑。首先,城建档案部门要经常性根据工作人员的实际情况来开展各种专业性的培训班,不断加大培训力度,提高档案管理工作人员的业务素质。其次,随着科学技术的快速发展,先进的现代化技术和手段不断引入到城建档案管理工作当中,从而对工作人员提出了越来越高的要求,对于新时期的城建档案工作人员来说,除了有过硬的业务技术以外,还要熟练掌握计算机、数字管理技术、网络技术、缩微技术等,努力建设一支既懂业务又懂现代化技术的队伍。
  (四)加强信息化建设。目前城建档案管理方法落后,很多地方还停留在传统的手工操作层面,随着大数据时代的到来,城建档案必将由纸质档案向电子档案过渡,这是将来发展的趋势。首先,加强档案的信息数据库建设,将传统的纸质档案转变成数字档案,这样既解决了纸质档案存储难的问题,又为档案信息资源的共享做好了铺垫,而且也极大提高了档案的查询速度和利用率。其次,加强信息网络的建设,从而扩大城建档案的服务功能,优化档案资源整合,早日实现城建档案的档案编目、统计、检索、利用一体化。
  三、结语
  综上所述,城建档案工作在城市建设中发挥着极其重要的作用,关系着城市未来的发展状态,城建档案工作必须坚持与时俱进,树立现代理念,加强法制建设和管理体制建设,改进管理手段,提高人员素质,充分发挥现代信息技术在城建档案数字化发展中的作用,努力适应新形势发展的需求,进而促进我国城市化水平的进一步提高。
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