基于“互联网+”的事业单位档案管理分析

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　　摘要：随着我国事业单位体制机制改革的深入推进，事业单位的工作理念和制度措施都进行了一定的调整和改变，除了更加强化社会服务和政府协调职能外，还更加重视其内部管理各项工作的有序开展。通过创新内部管理方式能够使事业单位不断朝着运行高效、科学规范的方向发展，随着信息化时代的到来，事业单位的内部管理工作迎来了新的契机。档案管理工作作为内部管理的重要组成部分，其工作内容具有一定的复杂性，以时代理念为切入点，探索“互联网+档案管理”的新模式。可以有效提升档案管理的水平和效率。文章就主要围绕“互联网+”背景下事业单位的档案管理相关工作展开探讨分析。
　　关键词：“互联网+” 事业单位 档案管理工作
　　随着世界范围内信息技术的不断发展，以互联网为代表的新一代信息科技正在悄然改变着我们的生产和生活方式，越来越多的社会行业和企业运用“互联网+”的模式进行管理与运行，借助互联网背景下数据互联互通的优势与高度的信息资源共享提升决策水平。但是在我国事业单位中，尤其是一些基层事业单位，对先進信息技术和互联网的运用还不是很普及，这也就导致了当前许多事业单位的实际组织运行效率不高，严重制约了事业单位社会服务职能的有效开展。在这样的背景下，事业单位就需要进行内部管理方式的创新，尤其是在档案管理工作中，利用互联网的优势，实现各类将档案信息的及时收集和整理，为事业单位人员调动、科学决策提供准确、真实的依据。
　　一、事业单位创建“互联网+”档案管理模式的重要性
　　（一）提升档案管理工作效率
　　事业单位探索创建“互联网+”的档案管理模式，最直接的作用就体现在能够极大地提升事业单位档案管理工作的效率。事业单位档案管理的主要内容包括人事档案管理、事业单位文件资料归档管理、历史档案管理、活动档案管理等，不难看出事业的档案管理工作会涉及到事业单位日常管理的方方面面，随着事业机构设置和人员配置的细化，所产生的需要归档整理的信息数据越来越多，如果仍然采用传统的主要依赖于人工的档案管理方式，将无法满足新时期档案管理工作的需要。而通过实行“互联网+”的档案管理模式，可以借助信息平台实现高效、动态的档案信息收集，使得事业单位档案管理工作效率大大提升。
　　（二）有利于事业单位的高效运行
　　事业单位创建“互联网+”的档案管理模式主要作用还体现在有利于事业单位的科学、高效运行。事业单位在进行一项决策、实现奖惩、人员调整和优化配置等工作时，都需要在档案管理部门进行资料的调取和查询，以过往的原始信息数据为依据，来进行相应的管理内容的调整。在这个过程中，档案调取查询的及时性和有效性就直接决定了管理工作的效率，如果采用过去传统的人工查询方式，按照档案调取的流程进行，从登记到查询将会浪费很多时间，而基于“互联网+”的管理模式，就可以通过关键词索引来直接获取关键的档案信息，省去了很多中间环节，也就实现了事业单位的高效运行。
　　（三）有利于事业单位信息化管理体系建设
　　我国事业单位承担着重要的社会公益服务职能，一些行政事业单位还发挥着一定的行政管理职能，随着事业单位改革的深入推进，对事业单位内部管理各项工作提出了更高的要求，为进一步提升事业单位的办事效率，事业单位的内部管理工作更多的依赖于以计算机为基础的信息管理系统，使事业单位的信息化建设水平逐渐得到提高。档案管理的信息化建设是事业单位信息化管理体系建设的重要组成部分，通过建立高效的档案管理信息平台，可以将档案管理部门与事业单位其他部门之间得到更加紧密的配合，有利于获取更加全面的档案信息资料，也就保证了各类档案信息的及时性和准确性，同时这也是事业单位探索信息化管理模式的重要表现。
　　二、“互联网+事业单位档案管理”的特点
　　（一）高效性
　　事业单位“互联网+档案管理”的工作模式最大的特点就在于其高效性。最突出的表现是在进行归档工作时，工作人员可以直接利用互联网平台对各类档案信息进行分类，对不同密级、不同内容和不同保存期限的档案资料都建立相应的档案信息数据库，直接通过标签分类将事业单位的档案资料进行区分。在此基础上还可以利用互联网极大的存储空间，不断的进行档案信息数据的补充，从而改变了过去以档案资料室进行存储为主的档案管理方式，节约了事业单位档案室管理成本的投入。档案管理人员也可以直接实现在计算机上进行档案资料的查询和调取，避免了繁琐的调阅手续，从而体现了“互联网+档案管理”的高效性。
　　（二）全面性
　　“互联网+档案管理”的模式还具有全面性的特点。主要就表现在通过建立档案资料信息化管理平台，可以极大地提升事业单位各个部门之间的配合程度。以往的档案信息管理工作，主要是依靠人工传递的方法，事业单位其他部门产生了相关的档案信息数据，需要人工整理成一定的初始资料，再交由档案管理部门进行审核、登记、分类、保存，这种管理方法存在着一定的滞后性。档案信息资料在经过一系列繁琐的程序后才能进行调整和变动，在这个过程中难免会存在一定的疏漏，再加上档案管理部门接收来自各个部门的初始资料，处理起来就需要一定的时间，而通过可以利用互联网的优势，各部门可以直接利用计算机网络对相关的档案资料文档进行在线编辑和传送，档案管理部门接收信息的渠道得到了拓宽，也就保证了事业单位档案信息数据的全面性。
　　（三）数字化
　　当前档案信息的呈现方式发生了一定的改变，以往的档案资料主要是以纸质表格、图片等方式进行保存和管理，由于纸质档案很容易被破坏，因此在整理和保存上也要格外的小心，还要投入更多的人力和物力对档案室进行除尘除湿、定期巡检等工作。通过利用互联网可以极大的改善这一弊端，将事业单位的各类档案信息数据直接通过计算机转化成数字档案，以文档的形式呈现出来，并且通过云存储和备份管理，可以确保这些档案信息资料永不丢失。同时利用互联网的多元化功能，可以接触先进的扫描仪等设备，对事业单位涉及到的一些年份久远的档案资料进行扫描备份，并且按照一定的时间顺序进行保存和整理，用数字化的方式强化了对历史档案的管理，凸显了事业单位档案管理工作水平。 　　三、当前事业单位档案管理工作中存在的问题
　　（一）事业单位档案管理工作信息化程度不高
　　当前事业单位档案管理工作中还存在着一定的不足，首先就表现在事业单位的档案管理工作信息化程度不高。造成这种问题的主要原因在于一是对档案管理工作信息化建设的认识不足，尤其体现在一些基层事业单位上，由于缺乏对信息化建设的认识，无论是在硬件设备还是软件支持上都存在一定的欠缺，许多事业单位仍然沿用传统的人工档案管理的方法，不能实现对档案信息数据的联网管理。二是虽然有一部分事业单位探索尝试信息化的档案管理工作模式，但是在实际工作中表现出利用率不高的问题，档案管理人员不能按照信息化操作流程进行档案数据的及时录入和补充，也就导致了档案信息的缺失，从而降低了档案管理工作的质量。
　　（二）缺乏支持业务的互联平台
　　事业单位档案管理工作在具体实行过程中，还存在着缺乏相应的互联网平台作为支持的问题。首先就表现在事业单位档案管理工作中所应用的互联网信息系统还没有实现统一，由于各地区、各层级之间的事业单位发展状况不相一致，信息化建设水平也参差不齐，受到地区差异的影响，每个地区事业单位所使用的信息化管理系统都是独立的，而一旦涉及到需要跨地域进行档案调取的情况，这就使得各地区的互联网络之间存在一定的权限，严重降低了档案管理工作效率。其实就表现在事业单位利用互联网探索档案管理信息化建设的过程中存在着片面性认知，单纯的认为“互联网+档案管理”就是利用计算机进行档案资料的收集和整理，忽视了对其他相关的现代化档案管理设备的引进，对于后续的配套设施跟不上，也就延缓了事业单位“互联网+档案管理”工作改革的进程。
　　（三）缺少专业的档案管理人员
　　目前许多事业单位在进行档案管理工作时，还存在着缺少专业的档案管理人员的问题。事业单位的档案管理工作在以往普遍被认为是一份闲职，只需要做一些基础的统计工作，按流程进行档案室整理即可，但是随着互联网时代的到来，技术的提升对事业单位档案管理工作也提出了更加专业的要求，无论是在信息收集还是信息处理上都要求档案管理人员必须具备较高的信息化素养和档案管理能力，这就要求事业单位必须要更加重视档案管理工作的岗位设置和人员配置，多引进一些优秀的年轻人才，为事业单位“互联网+档案管理”工作模式的发展贡献一份力量。
　　四、互联网背景下事业单位档案管理工作的优化措施
　　（一）事业单位要不断改进档案管理工作方式
　　互联网背景下要求事业单位档案管理工作必须要做出一定的改革和创新，要建立完善“互联网+档案管理”的工作模式，首先就是要改进原有的档案管理工作方式。从领导层面来讲，事业单位的管理者必须要认清当前的发展形势，认识到信息化建设是事业单位改革的大势所趋，从档案管理工作入手，建立健全档案信息化管理体制机制，制定互联网模式下档案管理工作的标准和规范，从而保证按管理工作的科学有效进行。从执行层面来讲，事业单位可以采取一定的监督措施，通过有效的激励和考核手段，保障各项信息化举措的有效落实，真正实现对档案资料的信息化管理。
　　（二）加大资金投入创建档案管理信息平台
　　事业单位要进一步优化档案管理工作方式方法，就必须要加大专项资金投入，创建更加完善的档案综合管理信息平台，从而为“互联网+档案管理”的工作模式提供平台和技术支持。首先，国家相关部门要尽快设计统一的事业单位档案管理信息系统，并逐步推广到全国事业单位，实现全国性的联网档案管理各项操作，从而打破地域限制，实现档案资料的高效获取和调动。其次，档案管理机构必须要认识到互联网模式下虽然实现了档案信息数据的共享，但是同时也存在着一些不安全因素，一旦网站或系统遭人攻击，很容易导致档案信息数据的丢失，这就要求事业单位还必须要建立想要的安全保护系统，通过加密等的技术手段来实现档案信息资料高效处理和安全管理的统一。最后，事业单位还要利用档案管理信息平台强化其服务职能，对于一些可公开的档案信息资料，要通过互联网站及时的进行公示，并且设置档案查询入口，这样可以使人们足不出户就可以实现对档案信息的获取。
　　（三）引进和培养具备综合素质的管理人员
　　事業单位要进一步提高档案管理工作质量，加快建设“互联网+档案管理”工作的进程，还必须要依赖于更加专业的档案管理人员，充分发挥人才优势，从而提高事业单位档案管理工作效率。首先，事业单位在职的档案管理人员必须要更加适应时代的发展，通过学习和培训等途径掌握最基本的信息技能和互联网技术，可以实现对互联网档案管理平台的熟练操作。其次，事业单位必须要更加重视档案管理人员的补充，可以构建相应的“互联网+”管理团队，对档案管理工作中涉及到信息技术的相关问题进行及时的指导和解决，从而提升档案管理部门的整体信息化水平，为事业单位信息化管理体系的建设做出示范。
　　结语：在“互联网+”背景下，事业单位档案管理工作要实现高效性、全面性和数字化改革，就必须要实现了档案管理工作的信息化建设，创建相应的互联网信息管理平台，不断地提升档案管理人员的综合素质，从而实现档案工作的专业化和规范化管理。
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