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档案管理现代化的实现途径浅析

作者:未知

  摘要:社会保障体系是社会主义市场经济体制的重要支柱,健全完善的社保体系不仅有利于市场经济的稳步健康发展,同时也能保障社会的和谐稳定。因此,要加强对社保档案的管理,做到规范化管理、现代化管理,本文针对档案管理中国的问题并提出了推进其实现现代化的措施。
  关键词:社保档案 档案管理 实现途径
  一、概述
  近年来,人们越来越重视社保的建设,我国在社会保障体系等方面也在不断完善,社保人数的增加也给档案管理带来了一定困难,因此需要对档案进行管理,特别是要实现信息化管理,以更好的提升服务质量,提高工作效率,所以下文就社保档案管理现代化的实现途径进行了重点分析。
  二、社保档案管理的特点
  档案管理可以统计其中的数据资料,并根据档案内容制定更适合我国社会的社保体系。因此,要做好该工作,社保档案管理具备很强的复杂性、系统性,其中牵扯到多方资料,所以要有专人来管理,对全国范围内的数据来进行统计,这一工作量极大,因此,需要更好的使用先进技术以快速处理各项信息,同时提升工作效率。社保档案管理具有实时更新的显著特征,因此,需要相关人员对数据资料实现实时更新,所以就需要对档案内容不断录入和改进,所以要实现现代化管理。
  三、当前社保档案管理过程中存在的问题
  首先,发展速度慢且发展不均衡。这与我国国情有关,由于我国东西部经济发展不平衡,所以在信息管理上也存在差距,有的落后地区计算机也较为老旧,更别说应用计算机管理系统实现档案管理。而有的地区则已经实现了管理软件的应用,提高了工作效率。而社保信息化目标早已提出,但是全国各地实现档案信息化管理有很大的差异性。有的已经使用,而有的则未实现现代化管理。
  其次,缺乏完善的档案信息管理系统。各地区在执行档案管理信息化政策时,未能实现统一规范化管理,另外其开展进度也不一样,各地区在使用档案管理系统时,未能使用统一系统,所以导致各地信息管理系统不能实现资源共享,不利于实现全国档案信息共享,也给档案管理工作带来了一定的困难,另外各地多开发的信息管理软件都不一致,主要是为了方便当地社保部门处理数据等做出的信息系统,因此,缺乏统一化、规范化的管理,档案处理系统内部结构、应用范围等都不同,这给后期全国档案管理造成了一定的困难。
  最后,对社会保险档案管理和数据库重视不够。各地对于社保档案管理缺乏重视,认为它无关紧要,在录入数据信息时,也是使用的人力资源,由工作人员去手动录入,这不仅浪费工作效率,同时也浪费了人流成本,另外对档案管理系统也不够重视,系统在应用一段时间之后就需要对其进行维护升级,从而提高工作效率,但是相关机构未能重视系统升级,也容易导致系统出现各种各样的问题,因此也不利于工作的开展。
  四、实现社保档案管理现代化的途径
  (一)加大宣传力度,转变管理理念。相关部门只有转变观念,认识到档案管理现代化的意义才能更好的促使其展开行动,实现档案管理信息化。同时也要对管理层和相关人员展开宣传,促使其应用数字化管理系统,以提升工作效率,所以管理层要深刻转变思想,意识到档案管理现代化的重要性,同时在部门内部推进档案管理系统的应用,以使全部门重视档案管理系统的应用。
  (二)建设现代化专业人才队伍。要对部门人员展开定期培训,以使其熟练使用各种软件工具,以更好的提升工作效率,同时要提高工作人员素质,不断提升其档案管理能力和水平,也可以建立奖励机制,以促使员工更加尽职尽责,同时调动工作积极性,改善工作气氛。同时也要吸引优秀人才加入档案管理队伍,以更好的处理各种问题。
  (三)进一步推动档案管理的制度化、规范化。要加强管理需要建立规范化的制度,这有利于更好的开展工作。要结合当地社保部门情况制定合理的制度,如使用档案管理软件,定期对电脑杀毒,以确保系统安全,每个工作人员轮流进行档案整理和录入,同时对信息不全的档案进行标记,以进行统一归类和整理,在查找过程中也更方便查询,同时还要对工作人员进行考核和业绩评定,建立各项考核制度和激励制度,以促使其更好的开展工作。档案管理制度一定要结合当地情况进行具体划分和规范,以促使其更规范化的开展各项工作。
  (四)做好编研与开发工作,实现深层次发展。要结合我国社会现状编研出一套高质量的社会保险档案资料,以更好的对我国全国范围内的档案管理工作进行改进,并提供合理指导,以推动我国档案管理工作统一进行。但是在编制过程中要注意一些问题:使其内容更加规范化,更符合我国社会形势,同时要结合我国社保体系进行规范化编制,以使其管理方式更加灵活。
  (五)加强信息化手段的应用与开发。由于我国近年来参保人数的增加,所以在档案管理方面亟待改进,必须采取新的管理手段和方式,以更好的展开档案管理工作。相关部门要积极引进新技术,使用档案管理系统,来实现信息化处理,同时要对信息处理系统定期维护更新升级,实现全国统一化档案信息管理系统,这更利于实现全国范围内的信息管理和調用,缩小了查找时间,提升了效率,更利于及时对档案进行管理和升级,同时也能快速实现档案信息更新,更方便查询和检索。还应该及时进行系统更新和安全检查,以提升系统安全性。
  总结:实现社保档案管理现代化是一个长期过程,要从多方面进行提升,包括全国统一的档案信息管理系统的建设、人才的培养、规范的制度等方面,从这几方面进行合理安排和构建,更有助于推动我国社保档案管理现代化建设,社保部门也要积极改进档案管理中存在的问题,以更好的实现信息化管理,同时能通过全国档案管理系统实现扩区域查询,更为简便,提升了办公效率,因此,要不断推进其现代化建设。
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