基于PEST分析的高校档案社会化服务发展研究
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摘要：随着国家信息化战略的实施，特别是服务型社会的建设和发展，高校档案服务领域正向学校以外更广泛、更深入的方向发展。高校档案社会化服务已不是档案研究领域的新话题，但服务实践中，高校档案社会化服务还处于探索阶段。本文采用PEST分析法，通过分析高校档案所处的社会宏观环境，来探索社会化服务路径，为高校档案开展社会化服务提供参考。
关键词：高校档案;PEST分析;社会化服务;实践
中图分类号：G 647文献标识码：A
高校档案以服务学校教育事业为主，但随着高等教育事业的改革和社会化服务意识的增强，社会各领域表现出对高校档案的强烈需求，高校档案服务领域从校内延伸到校外，逐渐实现高校档案的社会价值。社会化服务已成为服务型社会背景下高校档案服务的一个重要发展方向。[1]本文对高校档案社会化服务进行PEST分析，找出当前高校档案社会化服务存在的问题，探索其发展对策。
1 概念解析
1.1 高校档案社会化服务
高校档案社会化服务，是指高校档案机构为满足社会各领域利用高校档案资源的多元化需求，充分挖掘隐藏的、静态的档案资源，整合成显性的、动态的档案知识，借助各种服务平台，向社会各领域提供的一种新型档案服务。[2]简单来说，社会化服务是高校面向整个社会提供的档案服务，是高校档案实现其社会使用价值的具体途径，也是高校档案服务创新发展的必由之路，这是由档案的社会属性决定的，是高校档案管理内在的、本质的要求。高校档案社会化服务的开展为用户了解高校校史和档案文化打开了一扇窗，目前社会化服务范围主要有提供中介和用人单位的认证服务、社会个人的查证和咨询服务、毕业生就业服务、科研成果推广应用服务等。
1.2 PEST分析法
PEST是一种对宏观环境的分析方法。[3]它是一种现代的综合分析方法，P代表政治环境（方针政策、Political），E代表经济基础结构（ Economic），S代社会文化环境（ Social），T代表技术环境（ Technological）。政治环境是指一个国家或地区的政治制度，政策和法律法规。经济环境是指一个国家或地区的经济形势和政策。经济环境分析包括经济体制、宏观经济政策、经济发展水平、社会经济结构等因素。社会文化环境是指一个国家或地区的社会性质、人口状况、人们价值观、教育程度、风俗习惯等。技术环境是指科学技术对企业的影响以及技术与其他环境因素之间的相互作用及其成果。
2 高校档案社会化服务的PEST分析
第一，在政策支持（P）上，国家公共文化服务体系方面的相关政策的出台，推进高校档案服务向社会化转型，如“十一五规划建议”“十一五文化发展规划纲要”“十八大报告提出的改进政府提供公共服务方式”，以及“第十三个五年规划建议”等都有效推进公共文化服务的创新发展，作为教育文化单位，高校也应紧随公共文化发展步伐，积极开展社会化服务，而作为高校宝贵资源库的高校档案馆，理应抓住发展机会，大力开展社会化服务。
随着我国对档案管理方面的规范越来越严格，档案基本载体也向多元化发展。高校教育模式的不断革新，高校纷纷开始着手开发档案社会化服务，高校档案的社会化需求日益增长，社会化服务的开展，为社会上档案审查或学历认证等方面给予有利的支持和帮助。我国一直在主张科教兴国的战略发展，一直稳步推进档案信息化建设发展。社会需求驱动档案服务政策法规的完善，继而推动高校档案服务社会化。
第二，从经济环境（E）来看，随着我国经济的快速发展，温饱需求得到满足之后，社会公众表现出对知识、文化、信息等强烈需求，此时，档案文化的社会价值凸显出来，加之档案利用需求日益增加，这些都为高校档案社会化服务创造了发展机遇。
第三，从社会环境（S）来看，社会需求的驱动，我国社会信息需求呈现出个性化、多元化、便捷性、快速实现等特点。高校档案资源丰富，档案的利用领域越来越广泛。第一类是毕业生档案补充，近年来全国组织部门对相关干部人事档案进行专项审核，高校毕业生为完善档案记录，纷纷回到母校查阅档案信息，例如在校学习成绩单、学籍登记卡、入学登记表以及录取手册等重要档案信息;第二类是退休教职工工作资历和教龄职称认证、毕业生学历认证等;第三类是科研参考，高校档案馆保存着丰富的教学科研成果，可供校内外研究者进行科研查考。
第四，从技术环境（T）来看，一是大数据和信息化技术的发展，促进了高校档案信息化建设，高校档案资源不再是静态、封闭的，载体形式不再局限于纸质、声像和视频光盘等，数字化的档案资源进行再加工、压缩、存储，使档案资源脱离了原始载体，以文字、图像、音视频等多样化形式呈现出来，为提升档案利用率做好了数字化资源准备。信息化时代，高校加大对档案信息化建设的资金投入，完善了档案信息化建设的基础设施，为高校档案的社会化服务提供了技术支持。二是移动互联网与移动终端技术的发展，使档案服务冲破了时空和地域限制，尤其是微博、微信、移动APP的迅速普及，使用户足不出户便可快速获取所需档案信息，极大促进了社会公众与高校档案服务的互动。另外，微博、微信、APP等拓展了高校档案传播渠道，使高校档案知识和档案文化被更多的公众所了解，也刺激了社会公众的档案利用欲望，推动了高校档案社会化服务的发展。
3 高校档案社会化服务存在的问题
高校档案社会化服务的PEST分析结果显示，社会因素为高校档案社会化服务做好了环境准备，但从目前高校档案社会化服务实践来看，高校档案社会化服务存在以下问题。
第一，档案门类不全，资源不够丰富。高校档案资源的丰富程度直接影响对社会需求的满足程度。[4]目前，对社会需求来说，高校档案收集所依据的实体分类法和工作规范制定的归档范围不齐全，一是科研成果收集不全面，如缺乏科研项目、科研获奖、专利等当面的简介，科研参考价值比较低;二是学生档案材料归档不全，缺少社会实践书、學生工作聘任书、从业资格证书等，不能为毕业生提供相关证明材料。高校档案应充分调研社会公众需求，积极拓展档案收集门类，优化高校档案资源，保质保量地做好社会化服务工作。 第二，社会化服务意识较弱。部分高校档案工作仍然处于保守、封闭状态，只关注档案基础工作，如档案收集、整理、保存等。缺少工作创新，不注重档案资源开发、创新利用工作等，高校档案的社会化服务职能和意识比较薄弱。高校档案服务观念还停留在高校档案工作仅仅是为高校内部师生提供档案服务的阶段。以上各种因素造成了高校档案社会化服务层次与水平的不够先进，并且限制了高校同社会的交互，阻碍了高校档案社会化服务发展。
第三，社会化服务一直处于被动状态，由于高校档案工作人员的社会化服务意识淡薄，不愿意借助移动互联网技术，开拓档案社会化服务渠道。大部分高校处于坐、等、靠的传统档案服务状态，只解决来馆查档、电话查档、来函查档等需求，互联网服务模式较少。部分高校虽引入了网站、微博、微信等服务模式，但服务反馈不及时，仍然影响社会化服务效率和服务质量。另外，档案本身的保密特性，以及档案信息管理系统被限制在校园内部网，无法满足社会用户的便捷查档需求，只能通过线上预约、线下解决的方式满足社会公众需求，阻碍了社会化服务的主动性。
4 基于PEST分析的高校档案社会化服务发展对策
4.1 丰富档案资源，形成特色档案馆藏
丰富档案资源是高校档案社会化服务的前提，[5]特色档案也可以增加高校档案的用户粘性。优化档案资源，增补档案收集门类，扩大归档范围，并根据自身资源特点，形成独具特色的资源库，加快推进档案信息化建设，实现档案服务的网络化、可移动化，提升高校知名度以便促进社会化服务。
4.2 创新服务方式，增强社会服务意识
封闭的服务理念是制约档案服务社会化的根本原因。在信息化时代，人们利用信息的需求大部分都是通过网络。如果学校工作人员只能向本单位查询档案，需要向其他部门查询，必须经部门领导批准。社会服务也仅限于学生成绩查询和学历鉴定。在信息化发展的新形势下，档案服务创新的步伐必然放慢。高校档案机构应转变服务观念，由故步自封向主动服务发展。
4.3 遵守档案法律法规
法律法规是保证档案服务良好秩序的最好方式。在档案社会化服务过程中，要严格依据《档案法》《高等学校档案管理办法》的规定，在履行查档利用服务义务的过程中，要简化利用程序，提供便捷服务，但也要严格审查用户身份，防止学生隐私泄露，保证档案资源的安全性，提供有原则的服务，保证高校档案社会化服务的健康持久。
4.4 注重用户反馈
为确保社会化服务的质量和满意度，最重要的手段是开通用户反馈渠道，基于用户对服务效果、效率、态度及满意度评价，不断改进服务方式，设置责任追究制度，减少人为失误和纠纷，提高档案社会化服务质量，推动高校档案社会化服务良性循环发展。
参考文献：
[1]那伟栋，基于社会需求的高校档案社会化服务研究[J].黑龙江档案，2018 （02） ： 65.
[2]张予宏，高校档案信息服务社会化之我见[J].郑州大学学报（哲学社会科学版），2007 （02）：80-81.
[3]田雪華，高校档案馆社会化服务的PEST分析及策略实现[J].兰台世界，2019 （01）：88- 90.
[4]王萍，王志才，张卫东.档案馆社会化服务的若干问题研究[J].档案学研究，2006 （6）：3-7.
[5]朱庆华.高校档案馆社会化服务存在的问题及对策分析[J].山西档案，2014 （05）：46-47.
注：本文系安徽财经大学教育事业发展研究一般项目（2019Y B 009）研究成果之一。
作者简介：轩双霞（1988-），女，汉，籍贯：河南周口，学历：硕士，职称：助理馆员，研究方向：档案信息管理与服务评价。
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