提升高校党政办公室工作能力的要素

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　　【摘要】新形势下，高校党政办公室工作人员需要做到“不推诿、不拖延、不抱怨”，“坚持规范化、坚持精细化、坚持高效化”，以此为要素，提升党政办公室的工作能力，切实履行好参谋助手、综合协调、督促检查、服务保障等职能，为教育教学主业保驾护航，为学校的发展做出更大贡献。
　　【关键词】高校党政办公室;能力提升;要素
　　党政办公室是高校的综合管理部门，是服务部门，是窗口单位。新形势下，高校党政办公室工作人员需要做到“三不”“三坚持”，即“不推诿、不拖延、不抱怨”，“坚持规范化、坚持精细化、坚持高效化”，以此作为提升党政办公室工作能力的要素，切实发挥好党政办公室参谋助手、综合协调、督促检查、服务保障等职能。
　　一、做到“三不”，积极担当作为
　　高校党政办公室工作人员要始终以全心全意为人民服务为宗旨，敢于担当，积极作为，在工作中做到“不推诿、不拖延、不抱怨”。
　　（一）敢于担当不推诿。高校党政办公室是学校的综合部门，是保证学校各项工作正常运转的枢纽和桥梁。实际工作中，经常会有一些牵涉到多个部门的综合性工作，需要明确其中相关度较高的部门为牵头责任单位，但是，难免会出现有多个部门相关度高无法明确区分，或者相关部门因为种种原因不愿或不能牵头负责的情况。对于这些综合性的重点、难点工作，学校领导最后往往会要求党政办公室牵头负责落实。这时，党政办公室要始终以学校发展大局为重，做到勇于担当，不畏难、不推诿，坚决服从学校党委、行政安排，积极落实各项工作任务。1.要积极承担重点工作。比如，服务脱贫攻坚工作，很多高校都是由组织人事处牵头负责，但是也有一些高校考虑到这是属于服务三大攻坚战的重要战略任务，于是将服务脱贫攻坚工作办公室设在了党政办公室这一综合管理部门。党政办公室应该立即认真落实上级组织有关要求，制定工作方案，组织走访慰问帮扶，按时上报服务脱贫攻坚工作材料等，积极推进该项工作。2.要敢于承接难点工作。比如，湖南省机关事务管理局和省教育厅要求，2018年上半年开展办公用房清理工作，下半年开展公务用车制度改革工作。这两项工作都是要求严格、工作量大，而且既然是改革，必然会牵涉到部分人的利益，因此，可以说都是要“得罪人”的工作，没有哪个部门愿意主动承担牵头职责。这时，党政办公室要根据学校安排，敢于担当，主动牵头负责。任务下达后，党政办公室要树立“把难事当成好事来办”的思想，立即对照上级文件要求，认真制定工作方案，积极协调相关部门，不厌其烦、耐心细致地进行解释说明，将清理出的场地用做党员活动室、教师教研室、会議室、资料室，使得办公用房更好用、更方便，使得公务用车的费用大大降低，按要求完成办公用房清理工作和公务用车制度改革工作，这样，必将赢得领导和全校教职工的理解和称赞。
　　（二）积极作为不拖延。党政办公室是协助学校党政领导决策和处理各种日常事务的办事机构，一般需要完成文秘、会务、接待、档案、合同审核管理、督查督办、信访事项处理等繁琐的日常工作。党政办公室工作人员应该积极作为，不懈怠、不拖延，力争在第一时间完成各项工作任务。1.要按时做好会务工作。对于每一周的会议安排，必须及时收集整理，在前一周的星期五下班之前进行发布，以便于大家及时了解下周会议安排，提前做好准备，安排好工作。对于学校召开的校长办公会、党委会等重要会议，党政办公室必须在会后第一时间开始整理会议纪要，在相关领导审核完毕后进行发布，以确保会议形成的决议及时传达到相关部门和人员，便于会议精神的落实。2.要及时做好文秘工作。党政办公室每天都会接收到多件上级公文，有些还是需要立即处理的加急文件，这时，党政办公室的工作人员必须发扬“争分夺秒”“雷厉风行”的工作作风，在收到文件后的第一时间向相关领导请示汇报，得到领导批示后立即进行传达、协调、督办、归档。3.要准时做好接访工作。对于来电来访事项，党政办公室工作人员更是要高度重视，立行立办，在合规合法的情况下第一时间进行回复和处理，在规定的时限内给来访对象一个满意的答复，坚决杜绝“门难进、脸难看、事难办”的现象，自觉维护党政办公室的“窗口”形象。
　　（三）敬业奉献不抱怨。党政办公室的工作特点是事务繁杂、工作辛苦、难见成绩。党政办公室牵头负责的很多综合性工作，往往是意义重大、责任重大，程序繁杂、劳心费力，需要党政办公室积极协调相关部门和人员，调配各项资源，加班加点，认真细致地完成，而且往往即使出色完成工作，也难以算作个人的成绩。因此，这就需要党政办公室工作人员做到不计较、不泄气，坚持埋头苦干，并且从不抱怨。1.要适应“加班”。加班成为党政办公室工作人员的工作“常态”。为了保证每次校长办公会、党委会纪要能够第一时间发布，党政办公室的文秘工作人员经常需要在会议召开完的当天加班到深夜，以确保在会后第二天能够给相关领导审批，及时发布。有时为了修改完善相关工作的方案、相关大会的文字材料，党政办公室的工作人员时常需要在办公室加班冥思苦想、坚持奋战，确保有关材料不过夜。2.要坚持“值班”。“值班”也是党政办公室工作人员的“常态”。每到节假日，党政办公室就要安排人员值班。尤其是暑假期间，因为正值征兵工作开展，前来学校盖章的学生特别多，而且往往因为各地征兵时间不一致，使得需要来校盖章的学生不定时。经常会有这样的情况：值完一天的班回到家后，突然接到从外地赶过来的学生的电话说要盖章，所以值班人员马上又要重返学校帮其盖章。这样的事情，需要党政办公室的工作人员默默坚持。
　　二、做到“三坚持”，促进提质增效
　　党的十九大报告指出，要“加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展”。对于高校来说，要实现一流发展，离不开一流的管理和效率。党政办公室必须紧紧围绕学校中心工作，积极创新工作方式，提高工作效率，提升工作质量，坚持“规范化、精细化、高效化”，推动办公室工作上新台阶。
　　（一）坚持规范化。对于高校党政办公室来说，要实现管理的高效性，必须要有规范的管理措施，明确工作流程，要做到文秘工作文句精炼、格式规范，会务工作组会有序、传达及时，确保各项工作有序、规范、顺利开展。1.要规范公文格式。高校党政办公室应该及时转发党政机关公文格式国家标准，要求各部门、各二级学院进一步规范公文格式。同时，必须加强对各二级学院综合办公室主任和各部门文秘干事的专业培训，高校党政办公室应积极邀请校内外公文写作处理方面的专家作公文写作与处理专题讲座，以进一步提升全校公文写作水平与规范化处理能力。2.要规范会议管理。对于高校来说，校长办公会、党委会是重要的常规性会议，为了提高会议效率，党政办公室应该积极规范会议议题申报流程，要求议题申报部门在会前召开党政联席会议或者处务会议进行充分论证研究，然后积极与相关部门沟通协调，向主管领导请示汇报，形成比较成熟的议题方案后再向党政办公室申报议题，同时，要附有规范的附加材料。这样，党政办公室就能在会前将所有议题材料给每位校领导传阅，有利于领导提前熟悉商议，有利于提高会议效率，有利于会议纪要的精准，也有利于会议决议的落实。3.要规范合同管理。高校的党政办公室一般都是学校合同的最终审核和存档管理部门，肩负着对合同的规范性、合法性进行审核和对合同的按时履行进行督办的职责，可谓责任重大。要积极规范合同审批流程，坚持每个合同都由法律顾问审核，尤其是经济合同。要定期对合同履行情况进行清查和督办，确保每个合同的审批规范化、履行规范化。 　　（二）堅持精细化。高校党政办公室必须坚持精细化管理，这样既有利于充分调动工作人员的创造性和积极性，又有利于提高办公室工作的效率。1.要使会务工作精细化。会议是事务处理的重要方式，高校面对的会务工作涉及面广，如何高效有序地组织筹备好会务工作，显得尤为重要，需要精益求精。比如，对于一些临时决定召开的重大会议，时间紧，任务重，会前要针对各种可能出现的状况，制定多套会议方案。要通过多种方式发布会议通知，确保到会人数。要根据参会人数在会场明确指示座位区域，确保会场秩序。此外，要采用各种技巧解决一些细节问题。比如，对于一些在大会场召开的重大会议，一般会在前排安排领导嘉宾坐席，为了使座位上的座签摆放整齐，可以采用拉长线定位的方式，确保整排座签在同一条直线上。为了防止座签移动，可以在每个座签下粘贴双面胶，将座签粘牢在座位上，等等。2.要使接待工作精细化。一些重大庆典活动，比如高校的校庆活动，往往需要邀约和接待领导、嘉宾，这样的任务一般会由党政办公室来承担。党政办公室的工作人员至少要在校庆活动日半个月前向领导、嘉宾发出邀请，在领导、嘉宾确定出席活动后，要安排工作人员进行一对一对接和接待，由一对一对接人员在活动日前一天再次与领导、嘉宾联系，确定其到校时间、方式。使得受邀参会的领导和嘉宾到校后有人热情迎接、引导，以此充分展现学校的良好面貌。3.要使服务工作精细化。党政办公室是面向学校师生的重要服务部门，党政办公室的工作人员要牢固树立服务意识，提供精细化服务。比如，经常会有不太清楚办事程序的学生和老师前来党政办公室咨询各类事务的办理流程，这时，党政办公室的工作人员不能只答复一句简单的“请你去找某某部门”，而是应该详细地告知其主办部门在哪里、主办人员是谁，必要时还需提前协调联系相关部门，使前来咨询的师生不需再为同一件事跑第二次。
　　（三）坚持高效化。高校党政办公室工作人员必须围绕学校不同发展时期的重点，注重提高业务水平，做到贯彻上级指示迅速、及时、准确、全面，实现工作高效率开展。1.要充分利用信息化。高校党政办公室要积极探索“互联网+办公室”模式，实现办文、办会、办事全流程电子化、实时化、可查阅、可追溯，实现信息处理的计算机化、信息存储的有序化、信息检索的自动化，不断提高工作效率。比如，要积极完善升级优化办公系统各项功能，及时通过办公系统处理上级来文、发布通知公告、传阅会议纪要等等。此外，要适应大家习惯于使用手机的现状，积极引进完善通过手机处理、查阅公文、通知的功能，便于领导和教职员工随时随地处理各项事务，提升工作效率。2.要简化办事流程。高校党政办公室要积极思考，在合理合规的前提下，简化办事流程，缩减办事环节，删减签字程序，让领导从繁多的签字审批事项中抽身出来，让教职员工从繁忙的“跑腿求人”中解放出来。比如会议室的申请使用，在没有冲突的情况下，申请部门只需一个电话申请预约就行，不要工作人员填写申请表，也不需去找任何领导签字审批。3.要加强督查督办。高校党政办公室要充分发挥督查督办职能，推进工作落实，提升工作效率。对于一些重要工作，要及时分解任务，明确责任部门，限定完成时限。在此基础上，党政办公室需要及时制定项目推进时间表、督查督办流程图，按时间节点进行督办、催办和问责，全程推动重点工作高效落实。
　　三、结语
　　高校党政办公室责任重大、意义非凡，在高校的综合管理中发挥着至关重要的作用。党政办公室的工作人员需要牢固树立服务意识、责任意识、效率意识，坚持“不推诿、不拖延、不抱怨”的原则，坚持“规范化、精细化、高效化”的目标，以“三不”“三坚持”为要素，积极提升工作能力，认真履行管理服务职责，为教育教学主业保驾护航，为学校的发展作出更大贡献。
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